Net als bij persoonlijke relaties vereisen langdurige en wederzijds voordelige contractuele relaties soms een zekere mate van compromis, geduld en empathie. De beste resultaten worden behaald wanneer uw leveranciers zich als gelijkwaardige partners voelen in plaats van als ondergeschikten, maar als klant is het cruciaal dat u de controle behoudt. Hoe kunt u er dus voor zorgen dat een effectieve relatie tot stand komt?
VolgensIACCM(De Internationale Vereniging voor Contract- en Commercieel Management) Contractmanagement is een discipline die commercieel management ondersteunt door de voorbereiding, onderhandeling, implementatie en het toezicht op juridisch bindende prestatieverplichtingen en risicoposities, zowel uitgaand (naar de markt) als inkomend (vanuit de markt). Uiteindelijk omvat contractmanagement het gehele contractproces, van de activiteiten voorafgaand aan de aanbesteding tot de contractafsluiting. Effectief contractmanagement kan leiden tot lagere operationele kosten, een hogere tevredenheid bij de opdrachtgever en een efficiëntere dienstverlening aan de belastingbetaler.
Het proces
Het doel van contractbeheer is ervoor te zorgen dat uw leveranciers de afspraken nakomen en, meer in het algemeen, om maximale waarde uit uw uitgaven te halen door continu te zoeken naar verdere besparingen en toegevoegde waarde. Dit moet een doorlopende inspanning zijn gedurende de gehele contractlevenscyclus, met consistente monitoring en rapportage van Key Performance Indicators (KPI's), evenals regelmatige evaluaties, coördinatie en onderhandelingen met leveranciers.
Dit vereist veel administratie met behulp van tools om de zichtbaarheid te vergroten en het proces te optimaliseren. Dit kan echter al snel overweldigend worden wanneer je honderden of duizenden contracten beheert. Organisaties met een groot leveranciersbestand en meerdere gelijktijdige contracten moeten alert zijn, omdat ze leveranciers- en contractenlijsten moeten bijhouden en de planning en KPI's moeten monitoren en rapporteren om een optimale prijs-kwaliteitverhouding te bereiken.
Door vooraf extra werk te verzetten, kunnen risico's aanzienlijk worden verminderd en op de lange termijn tijd en geld worden bespaard – doordat de kans op een nieuwe aanbesteding kleiner wordt. Goed opgestelde contracten, met duidelijke specificaties en een heldere omschrijving van de werkzaamheden, minimaliseren bijvoorbeeld het aantal kostbare juridische geschillen en vertragingen in de dienstverlening tussen een overheidsinstantie en aannemers. Ze besparen overheidsinstanties ook geld wanneer de reikwijdte en voorwaarden van een contract duidelijk zijn gedefinieerd, inclusief het vaststellen van basiswaarden voor kosten en hoeveelheden. Goede communicatie tussen de centrale inkoopafdeling en de klantinstanties vóór, tijdens en na de gunning en ondertekening van het contract is cruciaal voor het succes ervan.
Het is ook belangrijk om te bedenken dat de mate van volwassenheid op dit gebied kan variëren, met name wat betreft de integratie van contracten met Procure-to-Pay (P2P) processenWanneer organisaties op dit gebied problemen ondervinden, kunnen inkopers goedgekeurde contracten niet gemakkelijk inzien. Echter, wanneer P2P-integratie is gerealiseerd, kunnen inkopers gebruikmaken van vooraf overeengekomen afspraken die door de inkoopafdeling zijn opgesteld om kosten te besparen.
De relatie
Het waarborgen van operationele efficiëntie en het benutten van kansen om meer waarde te creëren, vereist een consistent proces van overleg en onderhandeling met uw leveranciers. Dit is met name belangrijk bij het beoordelen van contractrisico's en het monitoren ervan nadat het contract is toegekend. Het opbouwen van een persoonlijke band met uw contactpersoon/personen is essentieel: wederzijds respect is cruciaal voor het creëren en onderhouden van sterke en lonende relaties.
Als een aannemer op de een of andere manier niet aan uw verwachtingen of verplichtingen heeft voldaan, moet u uiteraard constructieve feedback geven. U moet echter voorkomen dat moeilijke gesprekken de bredere relatie ondermijnen. Falen is meestal een teamprestatie en spanningen tussen individuen zijn voor geen van beide partijen gunstig. Door procedures te hebben voor het oplossen van contractgeschillen en claims, voorkomt u wrijving tussen collega's en leveranciers.