Gestion et administration efficaces des contrats
Comme pour les relations personnelles, les relations contractuelles durables et mutuellement avantageuses exigent parfois des compromis, de la patience et de l'empathie. On obtient les meilleurs résultats lorsque vos fournisseurs sont perçus comme des partenaires à part entière et non comme des subordonnés. Toutefois, en tant que client, il est essentiel que vous gardiez le contrôle. Comment garantir l'efficacité de cette relation ?
SelonIACCM(Association internationale pour la gestion des contrats et des relations commerciales) La gestion des contrats est une discipline qui soutient la gestion commerciale par la préparation, la négociation, la mise en œuvre et le suivi des engagements de performance juridiquement contraignants et des positions de risque, tant à l'exportation (vers le marché) qu'à l'acquisition (en provenance du marché). En définitive, la gestion des contrats couvre l'intégralité du processus de contractualisation, des activités préalables à la sollicitation jusqu'à la clôture du contrat. Une gestion efficace des contrats peut entraîner une réduction des coûts opérationnels, une satisfaction accrue des organismes utilisateurs et une meilleure efficacité dans la prestation de services aux contribuables.
Le processus
L'objectif de la gestion contractuelle est de garantir le respect des engagements de vos fournisseurs et, plus largement, d'optimiser vos dépenses en recherchant constamment des économies et une valeur ajoutée. Cet effort doit être continu tout au long du cycle de vie du contrat et implique un suivi et un reporting réguliers des indicateurs clés de performance (KPI), ainsi que des revues, une coordination et des négociations régulières avec les fournisseurs.
Pour y parvenir, il est indispensable de gérer efficacement les processus grâce à des outils permettant d'accroître la visibilité et d'optimiser les processus. Cette tâche peut rapidement devenir ardue lorsqu'on gère des centaines, voire des milliers de contrats. La mise à jour des répertoires de fournisseurs et de contrats, ainsi que le suivi et le reporting des échéances et des indicateurs clés de performance (KPI), sont des impératifs pour les organisations disposant d'un large portefeuille de fournisseurs et de nombreux contrats simultanés, qui doivent impérativement être vigilantes afin d'obtenir un véritable retour sur investissement.
Un travail préparatoire approfondi permet de réduire considérablement les risques et de réaliser des économies de temps et d'argent à long terme, en limitant notamment la possibilité de devoir relancer un appel d'offres. Par exemple, des contrats bien rédigés, avec des spécifications et un périmètre d'intervention clairs, minimisent le nombre de litiges coûteux et de retards de service qu'une agence peut rencontrer avec les prestataires. Ils permettent également aux organismes publics de réaliser des économies lorsque le périmètre et les conditions d'un contrat sont clairement définis, notamment en établissant des références en matière de coûts et de quantités. Une communication efficace entre le service central des achats et les organismes clients, avant, pendant et après l'attribution et la signature du contrat, est essentielle à la réussite de ce dernier.
Il est également important de considérer que l'intégration des contrats avec Processus d'approvisionnement et de paiement (P2P)Lorsque les organisations rencontrent des difficultés dans ce domaine, les acheteurs peinent à consulter les contrats approuvés. En revanche, une fois l'intégration P2P réalisée, les acheteurs pourront s'appuyer sur les accords pré-négociés mis en place par le service des achats pour réaliser des économies.
La relation
Pour garantir l'efficacité opérationnelle et saisir les opportunités de création de valeur, il est essentiel d'entretenir un dialogue et des négociations constants avec vos fournisseurs. Ceci est particulièrement important lors de l'évaluation des risques contractuels et du suivi après l'attribution du contrat. Développer une relation de confiance avec vos interlocuteurs est primordial : le respect mutuel est indispensable pour bâtir et maintenir des relations solides et fructueuses.
Si un prestataire a manqué à ses attentes ou à ses obligations, il est essentiel de lui faire part de vos commentaires constructifs. Toutefois, il faut éviter que des échanges difficiles ne nuisent à la qualité de la relation. Un échec est généralement le fruit d'un travail d'équipe, et les tensions individuelles ne sont bénéfiques à aucune des parties. Mettre en place des procédures de résolution des litiges et réclamations contractuels permet d'apaiser les tensions entre collègues et fournisseurs.