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Drei Wege, wie Lieferanten- und Vertragsmanagement Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe heben können
Drei Wege, wie Lieferanten- und Vertragsmanagement Ihre Beschaffungsstrategie auf die nächste Stufe heben können
Von Lewis Joshi, Business Development Executive, Proactis
Es waren interessante Monate, in denen ich mit vielen Organisationen darüber gesprochen habe, wie sie sich an Veränderungen anpassen und ihre Beschaffungsfunktion auf die nächste Stufe heben können – es war großartig, die Entschlossenheit und Zielstrebigkeit zu sehen. Beschaffungsfachleute sich weiterzuentwickeln, Probleme zu lösen und ihren Organisationen einen höheren Mehrwert zu bieten.
Egal ob Sie in der Immobilienbranche, im Gebäudemanagement, im Einzelhandel, im Pflegebereich oder im gemeinnützigen Sektor tätig sind, wir haben drei Wege identifiziert, wie Lieferanten- und Vertragsmanagement zur Stärkung Ihrer Organisation beitragen kann.
Erhöhte Beweglichkeit
Wenn sich unser Umfeld über Nacht ändert oder ein neuer Geschäftsbedarf entsteht, muss die Beschaffung in der Lage sein, schnell zu reagieren, um Risiken zu neutralisieren und das Unternehmen zu unterstützen, indem sie weiterhin einen hohen Mehrwert über die Lieferkette liefert – die Lieferung von PSA war ein sehr konkretes Beispiel dafür.
Ein übersichtlicheres und besser strukturiertes Lieferantenverzeichnis beschleunigt die Entscheidungsfindung, da Sie alle Lieferanten sowie deren Waren, Dienstleistungen, Standorte, Zertifizierungen, Spezialgebiete und Kontaktdaten an einem Ort einsehen können – ein entscheidender Vorteil, wenn Sie kurzfristig auf Ihre Lieferanten zurückgreifen müssen. Die Möglichkeit, lieferantenweite Mitteilungen und individuell anpassbare elektronische Fragebögen mit automatisierten Auswertungen zu versenden, ermöglicht zudem eine schnelle Risikobewertung und Beurteilung der Lieferfähigkeit der Lieferanten.
Wenn Verträge in Papierform vorliegen und in Büroschubladen aufbewahrt oder verstreut in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter gespeichert werden, wird der Zugriff bei einer Änderung des Arbeitsmodells – wie zuletzt beim Übergang zum Homeoffice – noch schwieriger. Ein zentrales, digitales Archiv bietet daher maximale Flexibilität unabhängig vom Standort der Mitarbeiter.
Die natürliche Integration mit einer Finanz-/ERP-Lösung wie Infor Sun, Unit4, MRI (unter anderem) stärkt die Agilität bis in die tieferen Ebenen der Organisation, da Lieferantendaten konsolidiert, Anfragen zu Lieferantenrechnungen schneller beantwortet und PO-Flips für eine effizientere Verarbeitung ermöglicht werden.
Konsolidierte und rationalisierte Daten, kombiniert mit Transparenz, ermöglichen es dem Einkauf, sich reibungslos an Veränderungen anzupassen. Dies alles wirkt sich auch positiv auf die Lieferantenerfahrung und die Beziehungen aus.
Mehr Zeit für strategische Beschaffung
Zeit an vorderster Front zu verbringen, um interne Funktionen bei ihren Beschaffungsbedürfnissen zu unterstützen; vertraglich vereinbarte Ausgaben voranzutreiben und über zugelassene Lieferanten einzukaufen; einen höheren Wert aus Verträgen auszuhandeln und eine stärkere Lieferantenbewertung durchzuführen, wird mit steigender Effizienz immer realistischer.
Einer der Bereiche, in denen Proactis-KundenJLLBesonders begeistert war ich von einer starken Strategie zur Einbindung der Lieferanten. Diese können sich selbstständig registrieren, ihre Profile und Kataloge aktualisieren und einen optimierten Angebotsprozess nutzen. Da alle Verträge zentral verwaltet werden, sind wichtige Details jederzeit zugänglich und die Teams werden benachrichtigt, sobald Handlungsbedarf besteht. Zudem werden alle Einkaufsaktivitäten automatisch erfasst, sodass die Analyse der Lieferantenleistung und der Zusagen der Käufer deutlich vereinfacht wird.
Unterm Strich bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand für Ihr Einkaufsteam!
Kontinuierliche Verbesserung
Die vollständige Transparenz aller Vertragsdetails ermöglicht es Ihnen, Vertragsverlängerungen vorausschauend zu planen. In Verbindung mit engeren Lieferantenbeziehungen und mehr Zeit für proaktives Handeln können Sie so Jahr für Jahr einen höheren Mehrwert aushandeln. Die Vertragstransparenz und ein zentrales, übersichtliches Lieferantenverzeichnis bieten die Möglichkeit zur kontinuierlichen Konsolidierung der laufenden Ausgaben. Zusammen mit der Transparenz der Lieferantenleistung im Hinblick auf die Vertragsverpflichtungen eröffnet dies die Chance auf eine stetige Wertschöpfung.
Integrierte Source-to-Contract- und ERP-SystemeSie bieten konsistente Einblicke in Einkauf und Finanzen sowie ein optimiertes Lieferantenerlebnis entlang des gesamten Source-to-Pay-Prozesses und ermöglichen so die Wertschöpfung und -steigerung sowie die Risikominderung in der Lieferkette. Interessant ist dies bei Unternehmen wie JLL, die unzusammenhängende Systeme als Haupthindernis für ihre Geschäftsentwicklung und den fehlenden Nachweis ihrer Marktführerschaft gegenüber ihren Kunden nannten.
Das ist also meine Einschätzung – der Einkauf wird erwachsen und hat die Chance, unter Beweis zu stellen, wie wertvoll er bei der Unterstützung von Veränderungen und dem Wachstum seiner Organisation ist.
Es waren interessante Monate, in denen ich mit vielen Organisationen darüber gesprochen habe, wie sie sich an Veränderungen anpassen und ihre Beschaffungsfunktion auf die nächste Stufe heben können – es war großartig, die Entschlossenheit und Zielstrebigkeit zu sehen. Beschaffungsfachleute sich weiterzuentwickeln, Probleme zu lösen und ihren Organisationen einen höheren Mehrwert zu bieten.
Egal ob Sie in der Immobilienbranche, im Gebäudemanagement, im Einzelhandel, im Pflegebereich oder im gemeinnützigen Sektor tätig sind, wir haben drei Wege identifiziert, wie Lieferanten- und Vertragsmanagement zur Stärkung Ihrer Organisation beitragen kann.
Erhöhte Beweglichkeit
Wenn sich unser Umfeld über Nacht ändert oder ein neuer Geschäftsbedarf entsteht, muss die Beschaffung in der Lage sein, schnell zu reagieren, um Risiken zu neutralisieren und das Unternehmen zu unterstützen, indem sie weiterhin einen hohen Mehrwert über die Lieferkette liefert – die Lieferung von PSA war ein sehr konkretes Beispiel dafür.
Ein übersichtlicheres und besser strukturiertes Lieferantenverzeichnis beschleunigt die Entscheidungsfindung, da Sie alle Lieferanten sowie deren Waren, Dienstleistungen, Standorte, Zertifizierungen, Spezialgebiete und Kontaktdaten an einem Ort einsehen können – ein entscheidender Vorteil, wenn Sie kurzfristig auf Ihre Lieferanten zurückgreifen müssen. Die Möglichkeit, lieferantenweite Mitteilungen und individuell anpassbare elektronische Fragebögen mit automatisierten Auswertungen zu versenden, ermöglicht zudem eine schnelle Risikobewertung und Beurteilung der Lieferfähigkeit der Lieferanten.
Wenn Verträge in Papierform vorliegen und in Büroschubladen aufbewahrt oder verstreut in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter gespeichert werden, wird der Zugriff bei einer Änderung des Arbeitsmodells – wie zuletzt beim Übergang zum Homeoffice – noch schwieriger. Ein zentrales, digitales Archiv bietet daher maximale Flexibilität unabhängig vom Standort der Mitarbeiter.
Die natürliche Integration mit einer Finanz-/ERP-Lösung wie Infor Sun, Unit4, MRI (unter anderem) stärkt die Agilität bis in die tieferen Ebenen der Organisation, da Lieferantendaten konsolidiert, Anfragen zu Lieferantenrechnungen schneller beantwortet und PO-Flips für eine effizientere Verarbeitung ermöglicht werden.
Konsolidierte und rationalisierte Daten, kombiniert mit Transparenz, ermöglichen es dem Einkauf, sich reibungslos an Veränderungen anzupassen. Dies alles wirkt sich auch positiv auf die Lieferantenerfahrung und die Beziehungen aus.
Mehr Zeit für strategische Beschaffung
Zeit an vorderster Front zu verbringen, um interne Funktionen bei ihren Beschaffungsbedürfnissen zu unterstützen; vertraglich vereinbarte Ausgaben voranzutreiben und über zugelassene Lieferanten einzukaufen; einen höheren Wert aus Verträgen auszuhandeln und eine stärkere Lieferantenbewertung durchzuführen, wird mit steigender Effizienz immer realistischer.
Einer der Bereiche, in denen Proactis-KundenJLLBesonders begeistert war ich von einer starken Strategie zur Einbindung der Lieferanten. Diese können sich selbstständig registrieren, ihre Profile und Kataloge aktualisieren und einen optimierten Angebotsprozess nutzen. Da alle Verträge zentral verwaltet werden, sind wichtige Details jederzeit zugänglich und die Teams werden benachrichtigt, sobald Handlungsbedarf besteht. Zudem werden alle Einkaufsaktivitäten automatisch erfasst, sodass die Analyse der Lieferantenleistung und der Zusagen der Käufer deutlich vereinfacht wird.
Unterm Strich bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand für Ihr Einkaufsteam!
Kontinuierliche Verbesserung
Die vollständige Transparenz aller Vertragsdetails ermöglicht es Ihnen, Vertragsverlängerungen vorausschauend zu planen. In Verbindung mit engeren Lieferantenbeziehungen und mehr Zeit für proaktives Handeln können Sie so Jahr für Jahr einen höheren Mehrwert aushandeln. Die Vertragstransparenz und ein zentrales, übersichtliches Lieferantenverzeichnis bieten die Möglichkeit zur kontinuierlichen Konsolidierung der laufenden Ausgaben. Zusammen mit der Transparenz der Lieferantenleistung im Hinblick auf die Vertragsverpflichtungen eröffnet dies die Chance auf eine stetige Wertschöpfung.
Integrierte Source-to-Contract- und ERP-SystemeSie bieten konsistente Einblicke in Einkauf und Finanzen sowie ein optimiertes Lieferantenerlebnis entlang des gesamten Source-to-Pay-Prozesses und ermöglichen so die Wertschöpfung und -steigerung sowie die Risikominderung in der Lieferkette. Interessant ist dies bei Unternehmen wie JLL, die unzusammenhängende Systeme als Haupthindernis für ihre Geschäftsentwicklung und den fehlenden Nachweis ihrer Marktführerschaft gegenüber ihren Kunden nannten.
Das ist also meine Einschätzung – der Einkauf wird erwachsen und hat die Chance, unter Beweis zu stellen, wie wertvoll er bei der Unterstützung von Veränderungen und dem Wachstum seiner Organisation ist.