Door Lewis Joshi, Business Development Executive, Proactis
Het zijn interessante maanden geweest waarin ik met veel organisaties heb gesproken over hoe ze zich kunnen aanpassen aan veranderingen en hun inkoopfunctie naar een hoger niveau kunnen tillen. Het was geweldig om de vastberadenheid en het doorzettingsvermogen te zien van... Inkoopprofessionals om te evolueren, problemen op te lossen en meer waarde te creëren voor hun organisaties.
Of u nu actief bent in de vastgoedsector, facilitair management, detailhandel, zorg of non-profitsector, wij hebben drie manieren geïdentificeerd waarop leveranciers- en contractmanagement uw organisatie kunnen versterken.
Verhoogde wendbaarheid
Wanneer onze omgeving van de ene op de andere dag verandert, of er een nieuwe bedrijfsbehoefte ontstaat, moet de inkoopafdeling snel kunnen handelen om risico's te neutraliseren en de organisatie te ondersteunen door via de toeleveringsketen hoogwaardige resultaten te blijven leveren – de levering van persoonlijke beschermingsmiddelen was hiervan een zeer concreet voorbeeld.
Een overzichtelijker en beter georganiseerd leveranciersbestand kan snelle besluitvorming ondersteunen, omdat u elke leverancier en hun goederen, diensten, locaties, certificeringen, specialismen en contactgegevens op één plek kunt bekijken. Dit is essentieel wanneer u op korte termijn een beroep moet doen op uw leveranciers. De mogelijkheid om leveranciersbrede communicatie te versturen en aanpasbare elektronische vragenlijsten met geautomatiseerde antwoordsamenvattingen te gebruiken, maakt een snelle beoordeling van risico's en leveringscapaciteiten van leveranciers mogelijk.
Wanneer contracten op papier staan en in lades op kantoor worden bewaard, of verspreid over de inboxen van medewerkers, wordt de toegang ertoe nog lastiger bij een verandering in het bedrijfsmodel – zoals recentelijk het geval was met de overstap naar thuiswerken. Een geconsolideerde, digitale opslagplaats biedt daarom ultieme flexibiliteit, ongeacht de locatie van de medewerkers.
Natuurlijke integratie met een financiële/ERP-oplossing zoals Infor Sun, Unit4, MRI (en vele andere) versterkt de flexibiliteit tot diep in de organisatie, doordat leveranciersgegevens worden geconsolideerd, vragen over leveranciersfacturen sneller worden beantwoord en inkooporderomzettingen mogelijk worden gemaakt voor een efficiëntere verwerking.
Geconsolideerde en gestroomlijnde data, gecombineerd met inzicht, stelt inkoop in staat om mee te bewegen met veranderingen zonder dat er problemen ontstaan. Dit alles komt ook de leverancierservaring en -relaties ten goede.
Meer tijd voor strategische inkoop
Tijd besteden aan het ondersteunen van interne afdelingen bij hun inkoopbehoeften, het stimuleren van contractuele uitgaven en aankopen via goedgekeurde leveranciers, het onderhandelen over een hogere waarde uit contracten en een betere leveranciersevaluatie wordt meer haalbaar wanneer de efficiëntie wordt verhoogd.
Een van de gebieden waarop Proactis-klanten zich richtenJLLWat mij het meest enthousiast maakte, was een sterke strategie voor de betrokkenheid van leveranciers, waarbij leveranciers zelfstandig aan de slag kunnen, hun profielen en catalogi up-to-date kunnen houden en een gestroomlijnd offertetraject kunnen volgen. Doordat alle contracten op één plek worden bewaard, zijn belangrijke details toegankelijk en worden teams gealarmeerd wanneer actie nodig is. Bovendien wordt alle inkoopactiviteit automatisch verzameld, waardoor de analyse van leveranciersprestaties en kopersverplichtingen relatief eenvoudig is.
Al met al betekent dit minder administratie voor uw inkoopteam!
Continue verbetering
Inzicht in alle contractdetails betekent dat u contractverlengingen beter kunt bijhouden en, in combinatie met sterkere leveranciersrelaties en meer tijd voor proactief handelen, kunt u jaar na jaar betere deals sluiten. Contractinzicht en een gestroomlijnd leveranciersbestand bieden de mogelijkheid om de uitgaven aan het einde van contracten continu te consolideren. In combinatie met inzicht in de prestaties van leveranciers ten opzichte van contractuele verplichtingen, creëert dit de mogelijkheid om steeds meer waarde te genereren.
Geïntegreerde Source-to-Contract- en ERP-systemenHet biedt consistente inzichten voor zowel inkoop als financiën, plus een betere leverancierservaring gedurende het gehele inkoop-tot-betalingsproces, waardoor er meer mogelijkheden ontstaan om waarde te genereren en te vergroten en risico's in de toeleveringsketen te verminderen. Het is interessant om te zien dat bedrijven zoals JLL, die onsamenhangende systemen aanwezen als een belangrijke belemmering voor het verbeteren van hun bedrijfsvoering, juist bewijs leveren aan hun klanten dat ze de markt voorblijven.
Mijn conclusie is dus dat inkoop volwassen wordt en een uitgelezen kans heeft om te laten zien hoe waardevol het is in het ondersteunen van verandering en het bevorderen van de groei van de organisatie.
Het zijn interessante maanden geweest waarin ik met veel organisaties heb gesproken over hoe ze zich kunnen aanpassen aan veranderingen en hun inkoopfunctie naar een hoger niveau kunnen tillen. Het was geweldig om de vastberadenheid en het doorzettingsvermogen te zien van... Inkoopprofessionals om te evolueren, problemen op te lossen en meer waarde te creëren voor hun organisaties.
Of u nu actief bent in de vastgoedsector, facilitair management, detailhandel, zorg of non-profitsector, wij hebben drie manieren geïdentificeerd waarop leveranciers- en contractmanagement uw organisatie kunnen versterken.
Verhoogde wendbaarheid
Wanneer onze omgeving van de ene op de andere dag verandert, of er een nieuwe bedrijfsbehoefte ontstaat, moet de inkoopafdeling snel kunnen handelen om risico's te neutraliseren en de organisatie te ondersteunen door via de toeleveringsketen hoogwaardige resultaten te blijven leveren – de levering van persoonlijke beschermingsmiddelen was hiervan een zeer concreet voorbeeld.
Een overzichtelijker en beter georganiseerd leveranciersbestand kan snelle besluitvorming ondersteunen, omdat u elke leverancier en hun goederen, diensten, locaties, certificeringen, specialismen en contactgegevens op één plek kunt bekijken. Dit is essentieel wanneer u op korte termijn een beroep moet doen op uw leveranciers. De mogelijkheid om leveranciersbrede communicatie te versturen en aanpasbare elektronische vragenlijsten met geautomatiseerde antwoordsamenvattingen te gebruiken, maakt een snelle beoordeling van risico's en leveringscapaciteiten van leveranciers mogelijk.
Wanneer contracten op papier staan en in lades op kantoor worden bewaard, of verspreid over de inboxen van medewerkers, wordt de toegang ertoe nog lastiger bij een verandering in het bedrijfsmodel – zoals recentelijk het geval was met de overstap naar thuiswerken. Een geconsolideerde, digitale opslagplaats biedt daarom ultieme flexibiliteit, ongeacht de locatie van de medewerkers.
Natuurlijke integratie met een financiële/ERP-oplossing zoals Infor Sun, Unit4, MRI (en vele andere) versterkt de flexibiliteit tot diep in de organisatie, doordat leveranciersgegevens worden geconsolideerd, vragen over leveranciersfacturen sneller worden beantwoord en inkooporderomzettingen mogelijk worden gemaakt voor een efficiëntere verwerking.
Geconsolideerde en gestroomlijnde data, gecombineerd met inzicht, stelt inkoop in staat om mee te bewegen met veranderingen zonder dat er problemen ontstaan. Dit alles komt ook de leverancierservaring en -relaties ten goede.
Meer tijd voor strategische inkoop
Tijd besteden aan het ondersteunen van interne afdelingen bij hun inkoopbehoeften, het stimuleren van contractuele uitgaven en aankopen via goedgekeurde leveranciers, het onderhandelen over een hogere waarde uit contracten en een betere leveranciersevaluatie wordt meer haalbaar wanneer de efficiëntie wordt verhoogd.
Een van de gebieden waarop Proactis-klanten zich richtenJLLWat mij het meest enthousiast maakte, was een sterke strategie voor de betrokkenheid van leveranciers, waarbij leveranciers zelfstandig aan de slag kunnen, hun profielen en catalogi up-to-date kunnen houden en een gestroomlijnd offertetraject kunnen volgen. Doordat alle contracten op één plek worden bewaard, zijn belangrijke details toegankelijk en worden teams gealarmeerd wanneer actie nodig is. Bovendien wordt alle inkoopactiviteit automatisch verzameld, waardoor de analyse van leveranciersprestaties en kopersverplichtingen relatief eenvoudig is.
Al met al betekent dit minder administratie voor uw inkoopteam!
Continue verbetering
Inzicht in alle contractdetails betekent dat u contractverlengingen beter kunt bijhouden en, in combinatie met sterkere leveranciersrelaties en meer tijd voor proactief handelen, kunt u jaar na jaar betere deals sluiten. Contractinzicht en een gestroomlijnd leveranciersbestand bieden de mogelijkheid om de uitgaven aan het einde van contracten continu te consolideren. In combinatie met inzicht in de prestaties van leveranciers ten opzichte van contractuele verplichtingen, creëert dit de mogelijkheid om steeds meer waarde te genereren.
Geïntegreerde Source-to-Contract- en ERP-systemenHet biedt consistente inzichten voor zowel inkoop als financiën, plus een betere leverancierservaring gedurende het gehele inkoop-tot-betalingsproces, waardoor er meer mogelijkheden ontstaan om waarde te genereren en te vergroten en risico's in de toeleveringsketen te verminderen. Het is interessant om te zien dat bedrijven zoals JLL, die onsamenhangende systemen aanwezen als een belangrijke belemmering voor het verbeteren van hun bedrijfsvoering, juist bewijs leveren aan hun klanten dat ze de markt voorblijven.
Mijn conclusie is dus dat inkoop volwassen wordt en een uitgelezen kans heeft om te laten zien hoe waardevol het is in het ondersteunen van verandering en het bevorderen van de groei van de organisatie.