Drei Wege, wie Kommunen Zahlungsbetrug bekämpfen können
Von Ilija Ugrinic, Commercial Solutions Director bei Proactis
Betrug und Fehler im öffentlichen Sektor verursachen dem Vereinigten Königreich schätzungsweise Kosten von mindestens 33 Milliarden Pfund pro Jahr (1), und die stagnierende Wirtschaft führt zu einem Anstieg betrügerischer Aktivitäten im Vereinigten Königreich (2). Dies, in Verbindung mit steigenden Kosten für Energie, Arbeitskräfte und Waren, stellt die Finanzabteilungen der Kommunen vor große Herausforderungen.
Hier sind drei Schritte, die die lokalen Behörden unternehmen können, um diese Herausforderung zu bewältigen:
1) Strenge Finanzkontrolle durch Prüfung der Source-to-Pay-Zyklen (S2P) aufrechterhalten
Dies ist der effektivste Weg, Betrug zu bekämpfen, da Betrüger Schwachstellen im S2P-Zyklus zu ihrem Vorteil ausnutzen können. Da jedoch jedes Unternehmen mit individuellen Herausforderungen konfrontiert ist, die für seine Geschäftstätigkeit spezifisch sind, gibt es keine Universallösung.
Die Covid-19-Pandemie hat eine Phase intensiver Veränderungen mit sich gebracht, und die Geschwindigkeit, mit der diese Veränderungen umgesetzt wurden, hat möglicherweise Schwachstellen hinterlassen. Es ist jetzt an der Zeit, innezuhalten und S2P-Systeme ganzheitlich zu betrachten. Eine interne Prüfung der Organisationsstrukturen kann Schwachstellen aufdecken, und die Digitalisierung bietet vielfältige Lösungen, um Betrug zu verhindern und Einsparpotenziale zu erkennen.
2) Finanzielle Aufräumarbeiten durchführen, um das Risiko von Mandatsbetrug zu reduzieren.
Unzureichende Finanzkontrollen und mangelnde Aufsicht über Finanzprozesse wie Rechnungsstellung und Zahlungsfreigabe erhöhen das Risiko von Mandatsbetrug. Einfache Maßnahmen, wie die Aktualisierung der Kontaktdaten von Lieferanten und die klare Zuweisung einer Rolle an Rechnungsfreigabeberechtigte bei der Ermittlung der Rechnungsherkunft und der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten in Finanztransaktionen oder Beschaffungsprozessen, können zur Risikominderung beitragen.
Klare Richtlinien hinsichtlich der Auswahl von Lieferanten, der Erstellung von Bestellungen und sogar der akzeptierten Rechnungsarten können ebenfalls hilfreich sein.
3) Automatisierung zur Verbesserung von Audits und zur Reduzierung des Risikos menschlicher Fehler
Die Digitalisierung des S2P-Zyklus kann dazu beitragen, dass Beschaffungsprozesse vollständig dokumentiert und gesetzeskonform sind. Dadurch wird Transparenz geschaffen, die es erleichtert, Finanztransaktionen und Beschaffungsaktivitäten genauer auf Anzeichen von Betrug zu überwachen.
Die Digitalisierung manueller Systeme ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen. Dadurch können lokale Behörden effizient sicherstellen, dass Transaktionen vollständig dokumentiert und den sich ständig ändernden, komplexen Vorschriften entsprechend eingehalten werden. Durch die Automatisierung von Finanzprozessen wie Rechnungsstellung und Zahlungsfreigaben sinkt der Bedarf an manuellen Eingriffen, was zu einem effizienteren und sichereren Prozess führt. Dies reduziert zudem das Risiko menschlicher Fehler und potenziellen Betrugs auf interner Ebene.
Eine verbesserte Lieferantenprüfung mithilfe einer zentralen Lieferantendatenbank gewährleistet die Legitimität der Auftragnehmer. Digitale Systeme ermöglichen zudem Datenanalyse und -überwachung in Echtzeit per Knopfdruck. Dies ist besonders hilfreich, um ungewöhnliche Muster oder betrügerische Aktivitäten bei mehreren Transaktionen oder über einen längeren Zeitraum hinweg zu erkennen.
Betrug und Fehler im öffentlichen Sektor verursachen dem Vereinigten Königreich schätzungsweise Kosten von mindestens 33 Milliarden Pfund pro Jahr (1), und die stagnierende Wirtschaft führt zu einem Anstieg betrügerischer Aktivitäten im Vereinigten Königreich (2). Dies, in Verbindung mit steigenden Kosten für Energie, Arbeitskräfte und Waren, stellt die Finanzabteilungen der Kommunen vor große Herausforderungen.
Hier sind drei Schritte, die die lokalen Behörden unternehmen können, um diese Herausforderung zu bewältigen:
1) Strenge Finanzkontrolle durch Prüfung der Source-to-Pay-Zyklen (S2P) aufrechterhalten
Dies ist der effektivste Weg, Betrug zu bekämpfen, da Betrüger Schwachstellen im S2P-Zyklus zu ihrem Vorteil ausnutzen können. Da jedoch jedes Unternehmen mit individuellen Herausforderungen konfrontiert ist, die für seine Geschäftstätigkeit spezifisch sind, gibt es keine Universallösung.
Die Covid-19-Pandemie hat eine Phase intensiver Veränderungen mit sich gebracht, und die Geschwindigkeit, mit der diese Veränderungen umgesetzt wurden, hat möglicherweise Schwachstellen hinterlassen. Es ist jetzt an der Zeit, innezuhalten und S2P-Systeme ganzheitlich zu betrachten. Eine interne Prüfung der Organisationsstrukturen kann Schwachstellen aufdecken, und die Digitalisierung bietet vielfältige Lösungen, um Betrug zu verhindern und Einsparpotenziale zu erkennen.
2) Finanzielle Aufräumarbeiten durchführen, um das Risiko von Mandatsbetrug zu reduzieren.
Unzureichende Finanzkontrollen und mangelnde Aufsicht über Finanzprozesse wie Rechnungsstellung und Zahlungsfreigabe erhöhen das Risiko von Mandatsbetrug. Einfache Maßnahmen, wie die Aktualisierung der Kontaktdaten von Lieferanten und die klare Zuweisung einer Rolle an Rechnungsfreigabeberechtigte bei der Ermittlung der Rechnungsherkunft und der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten in Finanztransaktionen oder Beschaffungsprozessen, können zur Risikominderung beitragen.
Klare Richtlinien hinsichtlich der Auswahl von Lieferanten, der Erstellung von Bestellungen und sogar der akzeptierten Rechnungsarten können ebenfalls hilfreich sein.
3) Automatisierung zur Verbesserung von Audits und zur Reduzierung des Risikos menschlicher Fehler
Die Digitalisierung des S2P-Zyklus kann dazu beitragen, dass Beschaffungsprozesse vollständig dokumentiert und gesetzeskonform sind. Dadurch wird Transparenz geschaffen, die es erleichtert, Finanztransaktionen und Beschaffungsaktivitäten genauer auf Anzeichen von Betrug zu überwachen.
Die Digitalisierung manueller Systeme ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen. Dadurch können lokale Behörden effizient sicherstellen, dass Transaktionen vollständig dokumentiert und den sich ständig ändernden, komplexen Vorschriften entsprechend eingehalten werden. Durch die Automatisierung von Finanzprozessen wie Rechnungsstellung und Zahlungsfreigaben sinkt der Bedarf an manuellen Eingriffen, was zu einem effizienteren und sichereren Prozess führt. Dies reduziert zudem das Risiko menschlicher Fehler und potenziellen Betrugs auf interner Ebene.
Eine verbesserte Lieferantenprüfung mithilfe einer zentralen Lieferantendatenbank gewährleistet die Legitimität der Auftragnehmer. Digitale Systeme ermöglichen zudem Datenanalyse und -überwachung in Echtzeit per Knopfdruck. Dies ist besonders hilfreich, um ungewöhnliche Muster oder betrügerische Aktivitäten bei mehreren Transaktionen oder über einen längeren Zeitraum hinweg zu erkennen.
Abschließend…
Die Einführung neuer digitaler S2P-Verfahren mag zunächst komplex erscheinen, doch modulare Finanzlösungen bieten die Flexibilität, Systeme zu implementieren, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten und skalierbar sind. Ein modularer Ansatz ermöglicht schnelle Ergebnisse und fördert Agilität – ein wichtiger Faktor für Kommunen, die häufig mit sich ändernden Gesetzen konfrontiert sind. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie wir Sie unterstützen können.
(1) https://www.gov.uk/government/publications/public-sector-fraud-authority-mandate/public-sector-fraud-authority-mandate-html
(2) https://www.cifas.org.uk/newsroom/fraudscape-9mth-2022