Door Ilija Ugrinic, directeur commerciële oplossingen bij Proactis
De verliezen als gevolg van fraude en fouten in de publieke sector worden in het Verenigd Koninkrijk geschat op minstens 33 miljard pond per jaar (1), en een stagnerende economie betekent dat de mate van frauduleuze activiteiten waarmee het VK te maken krijgt, toeneemt (2). Dit, in combinatie met de stijgende kosten van nutsvoorzieningen, arbeid en goederen, creëert een perfecte storm waarmee de financiële teams van lokale overheden te kampen hebben.
Hieronder volgen drie stappen die lokale overheden kunnen nemen om deze uitdaging aan te gaan:
1) Handhaaf strikte controle over de financiën door de Source-to-Pay (S2P)-cycli te controleren.
Dit is de meest effectieve manier om fraude aan te pakken, aangezien kwaadwillenden zwakke punten in de S2P-cyclus kunnen uitbuiten. Omdat elke organisatie echter te maken heeft met specifieke uitdagingen die uniek zijn voor hun bedrijfsvoering, bestaat er geen pasklare oplossing.
De Covid-19-pandemie bracht een intense periode van verandering teweeg, en de snelheid waarmee deze veranderingen werden doorgevoerd, heeft mogelijk enkele zwakke schakels in de keten achtergelaten. Het is nu tijd om een stap terug te doen en de S2P-systemen holistisch te bekijken. Een interne audit van de organisatiestructuren kan zwakke punten aan het licht brengen, en digitalisering biedt diverse oplossingen om frauduleuze activiteiten te voorkomen en besparingsmogelijkheden te ontdekken.
2) Voer een goede financiële huishouding uit om het risico op mandaatfraude te verminderen.
Onvoldoende financiële controle en een gebrek aan toezicht op financiële processen, zoals facturering en betalingsgoedkeuring, vergroten het risico op mandaatfraude. Eenvoudige maatregelen, zoals het controleren of de contactgegevens van leveranciers actueel zijn en het duidelijk toewijzen van een rol aan degenen die facturen goedkeuren, met name wat betreft het achterhalen van de herkomst van facturen en het opsporen van onregelmatigheden in financiële transacties of inkoopprocessen, kunnen dit risico helpen beperken.
Duidelijke richtlijnen over welke leveranciers ingeschakeld mogen worden, het opstellen van inkooporders en zelfs de soorten facturen die geaccepteerd worden, zullen ook helpen.
3) Automatiseer om de controle te verbeteren en het risico op menselijke fouten te verminderen.
Digitalisering van de S2P-cyclus kan ervoor zorgen dat inkoopprocessen volledig gedocumenteerd en conform de regelgeving zijn, waardoor transparantie ontstaat die het gemakkelijker maakt om financiële transacties en inkoopactiviteiten nauwlettender te volgen en fraude op te sporen.
Door handmatige systemen te digitaliseren, ontstaat een duidelijk controletraject voor alle transacties. Lokale overheden kunnen er zo efficiënt voor zorgen dat transacties volledig gedocumenteerd zijn en voldoen aan de steeds veranderende, complexe regelgeving. Door de automatisering van financiële processen, zoals facturering en betalingsgoedkeuringen, is er minder behoefte aan handmatige tussenkomst, wat leidt tot een gestroomlijnder en veiliger proces. Dit kan ook het risico op menselijke fouten en fraude binnen de organisatie verminderen.
Verbeterde leverancierscontrole, via een gecentraliseerde database met leveranciersinformatie, zorgt ervoor dat aannemers legitiem zijn. Digitale systemen bieden bovendien realtime data-analyse en monitoring met één druk op de knop. Dit kan met name nuttig zijn bij het identificeren van ongebruikelijke patronen of frauduleuze activiteiten bij meerdere transacties of over een langere periode.
De verliezen als gevolg van fraude en fouten in de publieke sector worden in het Verenigd Koninkrijk geschat op minstens 33 miljard pond per jaar (1), en een stagnerende economie betekent dat de mate van frauduleuze activiteiten waarmee het VK te maken krijgt, toeneemt (2). Dit, in combinatie met de stijgende kosten van nutsvoorzieningen, arbeid en goederen, creëert een perfecte storm waarmee de financiële teams van lokale overheden te kampen hebben.
Hieronder volgen drie stappen die lokale overheden kunnen nemen om deze uitdaging aan te gaan:
1) Handhaaf strikte controle over de financiën door de Source-to-Pay (S2P)-cycli te controleren.
Dit is de meest effectieve manier om fraude aan te pakken, aangezien kwaadwillenden zwakke punten in de S2P-cyclus kunnen uitbuiten. Omdat elke organisatie echter te maken heeft met specifieke uitdagingen die uniek zijn voor hun bedrijfsvoering, bestaat er geen pasklare oplossing.
De Covid-19-pandemie bracht een intense periode van verandering teweeg, en de snelheid waarmee deze veranderingen werden doorgevoerd, heeft mogelijk enkele zwakke schakels in de keten achtergelaten. Het is nu tijd om een stap terug te doen en de S2P-systemen holistisch te bekijken. Een interne audit van de organisatiestructuren kan zwakke punten aan het licht brengen, en digitalisering biedt diverse oplossingen om frauduleuze activiteiten te voorkomen en besparingsmogelijkheden te ontdekken.
2) Voer een goede financiële huishouding uit om het risico op mandaatfraude te verminderen.
Onvoldoende financiële controle en een gebrek aan toezicht op financiële processen, zoals facturering en betalingsgoedkeuring, vergroten het risico op mandaatfraude. Eenvoudige maatregelen, zoals het controleren of de contactgegevens van leveranciers actueel zijn en het duidelijk toewijzen van een rol aan degenen die facturen goedkeuren, met name wat betreft het achterhalen van de herkomst van facturen en het opsporen van onregelmatigheden in financiële transacties of inkoopprocessen, kunnen dit risico helpen beperken.
Duidelijke richtlijnen over welke leveranciers ingeschakeld mogen worden, het opstellen van inkooporders en zelfs de soorten facturen die geaccepteerd worden, zullen ook helpen.
3) Automatiseer om de controle te verbeteren en het risico op menselijke fouten te verminderen.
Digitalisering van de S2P-cyclus kan ervoor zorgen dat inkoopprocessen volledig gedocumenteerd en conform de regelgeving zijn, waardoor transparantie ontstaat die het gemakkelijker maakt om financiële transacties en inkoopactiviteiten nauwlettender te volgen en fraude op te sporen.
Door handmatige systemen te digitaliseren, ontstaat een duidelijk controletraject voor alle transacties. Lokale overheden kunnen er zo efficiënt voor zorgen dat transacties volledig gedocumenteerd zijn en voldoen aan de steeds veranderende, complexe regelgeving. Door de automatisering van financiële processen, zoals facturering en betalingsgoedkeuringen, is er minder behoefte aan handmatige tussenkomst, wat leidt tot een gestroomlijnder en veiliger proces. Dit kan ook het risico op menselijke fouten en fraude binnen de organisatie verminderen.
Verbeterde leverancierscontrole, via een gecentraliseerde database met leveranciersinformatie, zorgt ervoor dat aannemers legitiem zijn. Digitale systemen bieden bovendien realtime data-analyse en monitoring met één druk op de knop. Dit kan met name nuttig zijn bij het identificeren van ongebruikelijke patronen of frauduleuze activiteiten bij meerdere transacties of over een langere periode.
Kortom…
Hoewel het introduceren van nieuwe digitale S2P-procedures in eerste instantie een ontmoedigende taak lijkt, bieden modulaire financiële oplossingen de flexibiliteit om systemen te implementeren die zijn ontworpen om aan specifieke behoeften te voldoen en die naar behoefte kunnen worden opgeschaald of afgeschaald. Een modulaire aanpak kan snel resultaten opleveren en zorgt voor wendbaarheid – een belangrijke overweging voor lokale overheden die vaak te maken hebben met voortdurend veranderende wetgeving. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, neem dan contact met ons op om te bespreken hoe wij u kunnen helpen.
(1) https://www.gov.uk/government/publications/public-sector-fraud-authority-mandate/public-sector-fraud-authority-mandate-html
(2) https://www.cifas.org.uk/newsroom/fraudscape-9mth-2022