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Trois façons pour les autorités locales de lutter contre la fraude aux paiements
Trois façons pour les autorités locales de lutter contre la fraude aux paiements
Par Ilija Ugrinic, directeur des solutions commerciales chez Proactis
On estime que les pertes dues à la fraude et aux erreurs dans le secteur public coûtent au Royaume-Uni au moins 33 milliards de livres sterling par an (1), et la stagnation de l'économie entraîne une augmentation des activités frauduleuses auxquelles le Royaume-Uni est confronté (2). Ce phénomène, combiné à la hausse du coût des services publics, de la main-d'œuvre et des biens, crée une situation extrêmement difficile à gérer pour les services financiers des collectivités locales.
Voici trois mesures que les autorités locales peuvent prendre pour relever ce défi :
1) Maintenir un contrôle rigoureux des finances en auditant les cycles Source-to-Pay (S2P).
Il s'agit du moyen le plus clair de lutter contre la fraude, car les opérateurs malveillants peuvent exploiter les failles du cycle S2P à leur avantage. Cependant, chaque organisation étant confrontée à des défis spécifiques liés à son fonctionnement, il n'existe pas de solution universelle.
La pandémie de Covid-19 a engendré une période de transformation profonde, et la rapidité de sa mise en œuvre a pu créer des failles dans la chaîne. Il est temps de prendre du recul et d'adopter une vision globale des systèmes S2P. Un audit interne des structures organisationnelles peut révéler ces faiblesses, et la digitalisation offre diverses solutions pour prévenir les activités frauduleuses et identifier les opportunités d'économies.
2) Effectuer une gestion financière rigoureuse afin de réduire le risque de fraude liée aux mandats
Des contrôles financiers insuffisants et un manque de supervision des processus financiers, tels que la facturation et l'approbation des paiements, accroissent le risque de fraude aux mandats. Des mesures simples, comme la mise à jour des coordonnées des fournisseurs et la définition claire du rôle des approbateurs de factures dans l'identification de leur origine et la détection des irrégularités dans les transactions financières ou les processus d'approvisionnement, peuvent contribuer à atténuer ce risque.
Des politiques claires concernant les fournisseurs pouvant être référencés, l'émission des bons de commande et même les types de factures acceptées seront également utiles.
3) Automatiser pour améliorer l'audit et réduire le risque d'erreur humaine
La numérisation du cycle S2P peut contribuer à garantir que les processus d'approvisionnement soient entièrement documentés et conformes, créant ainsi une transparence qui facilite le suivi plus précis des transactions financières et des activités d'approvisionnement afin de détecter les signes de fraude.
La numérisation des systèmes manuels offre une traçabilité complète de toutes les transactions, permettant ainsi aux collectivités locales de garantir efficacement leur documentation exhaustive et leur conformité à une réglementation complexe et en constante évolution. L'automatisation des processus financiers, tels que la facturation et l'approbation des paiements, réduit le besoin d'interventions manuelles, pour un processus plus fluide et sécurisé. Elle contribue également à diminuer les risques d'erreurs humaines et de fraudes internes.
Un contrôle renforcé des fournisseurs, grâce à une base de données centralisée, garantira la légitimité des prestataires. Les systèmes numériques permettent également une analyse et une surveillance des données en temps réel, d'un simple clic. Ceci s'avère particulièrement utile pour identifier les anomalies ou les activités frauduleuses sur plusieurs transactions ou sur une période prolongée.
On estime que les pertes dues à la fraude et aux erreurs dans le secteur public coûtent au Royaume-Uni au moins 33 milliards de livres sterling par an (1), et la stagnation de l'économie entraîne une augmentation des activités frauduleuses auxquelles le Royaume-Uni est confronté (2). Ce phénomène, combiné à la hausse du coût des services publics, de la main-d'œuvre et des biens, crée une situation extrêmement difficile à gérer pour les services financiers des collectivités locales.
Voici trois mesures que les autorités locales peuvent prendre pour relever ce défi :
1) Maintenir un contrôle rigoureux des finances en auditant les cycles Source-to-Pay (S2P).
Il s'agit du moyen le plus clair de lutter contre la fraude, car les opérateurs malveillants peuvent exploiter les failles du cycle S2P à leur avantage. Cependant, chaque organisation étant confrontée à des défis spécifiques liés à son fonctionnement, il n'existe pas de solution universelle.
La pandémie de Covid-19 a engendré une période de transformation profonde, et la rapidité de sa mise en œuvre a pu créer des failles dans la chaîne. Il est temps de prendre du recul et d'adopter une vision globale des systèmes S2P. Un audit interne des structures organisationnelles peut révéler ces faiblesses, et la digitalisation offre diverses solutions pour prévenir les activités frauduleuses et identifier les opportunités d'économies.
2) Effectuer une gestion financière rigoureuse afin de réduire le risque de fraude liée aux mandats
Des contrôles financiers insuffisants et un manque de supervision des processus financiers, tels que la facturation et l'approbation des paiements, accroissent le risque de fraude aux mandats. Des mesures simples, comme la mise à jour des coordonnées des fournisseurs et la définition claire du rôle des approbateurs de factures dans l'identification de leur origine et la détection des irrégularités dans les transactions financières ou les processus d'approvisionnement, peuvent contribuer à atténuer ce risque.
Des politiques claires concernant les fournisseurs pouvant être référencés, l'émission des bons de commande et même les types de factures acceptées seront également utiles.
3) Automatiser pour améliorer l'audit et réduire le risque d'erreur humaine
La numérisation du cycle S2P peut contribuer à garantir que les processus d'approvisionnement soient entièrement documentés et conformes, créant ainsi une transparence qui facilite le suivi plus précis des transactions financières et des activités d'approvisionnement afin de détecter les signes de fraude.
La numérisation des systèmes manuels offre une traçabilité complète de toutes les transactions, permettant ainsi aux collectivités locales de garantir efficacement leur documentation exhaustive et leur conformité à une réglementation complexe et en constante évolution. L'automatisation des processus financiers, tels que la facturation et l'approbation des paiements, réduit le besoin d'interventions manuelles, pour un processus plus fluide et sécurisé. Elle contribue également à diminuer les risques d'erreurs humaines et de fraudes internes.
Un contrôle renforcé des fournisseurs, grâce à une base de données centralisée, garantira la légitimité des prestataires. Les systèmes numériques permettent également une analyse et une surveillance des données en temps réel, d'un simple clic. Ceci s'avère particulièrement utile pour identifier les anomalies ou les activités frauduleuses sur plusieurs transactions ou sur une période prolongée.
En conclusion…
Bien que la mise en place de nouvelles procédures numériques S2P puisse paraître complexe au premier abord, les solutions financières modulaires offrent la flexibilité nécessaire pour déployer des systèmes adaptés à des besoins spécifiques et modulables. Cette approche modulaire permet d'obtenir des résultats rapides et favorise l'agilité, un atout essentiel pour les collectivités locales confrontées à une législation en constante évolution. Si vous ne savez pas par où commencer, n'hésitez pas à nous contacter pour discuter de la manière dont nous pouvons vous accompagner.
(1) https://www.gov.uk/government/publications/public-sector-fraud-authority-mandate/public-sector-fraud-authority-mandate-html
(2) https://www.cifas.org.uk/newsroom/fraudscape-9mth-2022