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Der Londoner Bezirk Bexley unternimmt mit Proactis den nächsten Schritt zur Zukunftssicherung seiner durchgängigen Beschaffungsstrategie.
Der Londoner Bezirk Bexley unternimmt mit Proactis den nächsten Schritt zur Zukunftssicherung seiner durchgängigen Beschaffungsstrategie.
Proactis, das weltweit tätige Unternehmen für Ausgabenmanagement, hat bekannt gegeben, dass der Londoner Bezirk Bexley seine Proactis-Lösung um das Vertragsmanagement erweitert hat, um organisationsweite Effizienzsteigerungen im Vertragsbereich zu erzielen.
„Wir verfolgen bei unserer Beschaffungsstrategie einen langfristigen Ansatz, um nicht nur die Effizienz im Hier und Jetzt zu steigern, sondern auch unser Betriebsmodell zukunftssicher zu gestalten. Technologie ist dabei ein zentraler Baustein, daher haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der mit uns wachsen kann“, erklärte Caroline Allen, Supplier Relationship Manager/Purchasing Manager im London Borough of Bexley.
„Nachdem wir das Beschaffungstool von Proactis bereits implementiert hatten, führten wir eine eingehende Überprüfung unserer Vertragsmanagementprozesse durch. Das Ergebnis war, dass wir die Effizienz und Konsistenz unseres aktuellen Vertragsmanagements verbessern mussten.“
Es fehlte an Transparenz hinsichtlich der 233 Verträge, die von den 90 Vertragsmanagern der Behörde verwaltet werden.
„Wir brauchten etwas, das uns nicht nur Transparenz, Verantwortlichkeit und Flexibilität bei der Verwaltung unserer Verträge bietet, sondern das sich auch in unsere bestehenden Systeme integrieren und mit unseren Anforderungen weiterentwickeln kann“, fuhr Caroline fort.
Die Ziele der Umsetzung Proactis Vertragsmanagement Ziel war es, die Transparenz von Lieferantenverträgen und Vertragsdetails zu erhöhen, über Vertragsdaten und -ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, Risiken zu reduzieren und das Bewusstsein und die Nutzung von Verträgen innerhalb der Behörde zu maximieren.
Mithilfe dieser Lösung hat die Behörde ein zentrales elektronisches Archiv für alle Arten von Lieferantenverträgen eingerichtet, um die organisationsweite Speicherung und Verwaltung von Verträgen für alle Vertragsmanager zu standardisieren. Alle Vertragsdaten sind nun für den jeweiligen Vertragsmanager während des gesamten Vertragslebenszyklus sowie für die Verwaltung innerhalb der Behörde einsehbar, und es wird ein Prüfprotokoll erstellt.
„Als Behörde stehen wir vor der Herausforderung, uns selbst zu finanzieren. Eine Vertragsmanagementlösung ist daher ein sehr effektives Mittel, um den Zeit- und Arbeitsaufwand in diesem Prozess zu minimieren. Proactis hat uns maßgeblich dabei unterstützt, alle benötigten Daten zu erfassen und im System transparent darzustellen“, so Caroline abschließend. „Die Lösung ist flexibel und passt sich unseren Bedürfnissen an.“
„Wir verfolgen bei unserer Beschaffungsstrategie einen langfristigen Ansatz, um nicht nur die Effizienz im Hier und Jetzt zu steigern, sondern auch unser Betriebsmodell zukunftssicher zu gestalten. Technologie ist dabei ein zentraler Baustein, daher haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der mit uns wachsen kann“, erklärte Caroline Allen, Supplier Relationship Manager/Purchasing Manager im London Borough of Bexley.
„Nachdem wir das Beschaffungstool von Proactis bereits implementiert hatten, führten wir eine eingehende Überprüfung unserer Vertragsmanagementprozesse durch. Das Ergebnis war, dass wir die Effizienz und Konsistenz unseres aktuellen Vertragsmanagements verbessern mussten.“
Es fehlte an Transparenz hinsichtlich der 233 Verträge, die von den 90 Vertragsmanagern der Behörde verwaltet werden.
„Wir brauchten etwas, das uns nicht nur Transparenz, Verantwortlichkeit und Flexibilität bei der Verwaltung unserer Verträge bietet, sondern das sich auch in unsere bestehenden Systeme integrieren und mit unseren Anforderungen weiterentwickeln kann“, fuhr Caroline fort.
Die Ziele der Umsetzung Proactis Vertragsmanagement Ziel war es, die Transparenz von Lieferantenverträgen und Vertragsdetails zu erhöhen, über Vertragsdaten und -ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, Risiken zu reduzieren und das Bewusstsein und die Nutzung von Verträgen innerhalb der Behörde zu maximieren.
Mithilfe dieser Lösung hat die Behörde ein zentrales elektronisches Archiv für alle Arten von Lieferantenverträgen eingerichtet, um die organisationsweite Speicherung und Verwaltung von Verträgen für alle Vertragsmanager zu standardisieren. Alle Vertragsdaten sind nun für den jeweiligen Vertragsmanager während des gesamten Vertragslebenszyklus sowie für die Verwaltung innerhalb der Behörde einsehbar, und es wird ein Prüfprotokoll erstellt.
„Als Behörde stehen wir vor der Herausforderung, uns selbst zu finanzieren. Eine Vertragsmanagementlösung ist daher ein sehr effektives Mittel, um den Zeit- und Arbeitsaufwand in diesem Prozess zu minimieren. Proactis hat uns maßgeblich dabei unterstützt, alle benötigten Daten zu erfassen und im System transparent darzustellen“, so Caroline abschließend. „Die Lösung ist flexibel und passt sich unseren Bedürfnissen an.“