Proactis, het wereldwijde bedrijf voor spendmanagement, heeft aangekondigd dat de Londense gemeente Bexley haar Proactis-oplossing heeft uitgebreid met contractmanagement om de contractefficiëntie binnen de hele organisatie te verbeteren.
“We hanteren een langetermijnvisie op onze complete inkoopstrategie om niet alleen de efficiëntie van vandaag te verbeteren, maar ook om ons bedrijfsmodel toekomstbestendig te maken. Technologie zien we als een essentiële bouwsteen hiervoor, dus hebben we gekozen voor een leverancier die met ons mee kan groeien”, aldus Caroline Allen, Supplier Relationship Manager / Purchasing Manager bij de gemeente Bexley in Londen.
"Nadat we de inkooptool van Proactis al hadden geïmplementeerd, hebben we een grondige evaluatie van onze contractbeheerprocessen uitgevoerd. De conclusie was dat we de efficiëntie en consistentie van ons huidige contractbeheer moesten verbeteren."
Er was een gebrek aan inzicht in de 233 contracten die beheerd worden door de 90 contractmanagers binnen de organisatie.
"We hadden iets nodig dat ons niet alleen inzicht, verantwoording en flexibiliteit bood om onze contracten te beheren, maar dat ook kon worden geïntegreerd met onze bestaande systemen en kon meegroeien met onze behoeften," vervolgde Caroline.
De doelstellingen van de implementatie Proactis Contract Management De doelstellingen waren om de transparantie van leverancierscontracten en contractdetails te vergroten, contractdata en -gebeurtenissen bij te houden, risico's te verminderen en de bekendheid met en het gebruik van contracten binnen de organisatie te maximaliseren.
Met deze oplossing heeft de Autoriteit een centrale elektronische opslagplaats voor alle soorten leverancierscontracten opgezet, om de opslag en het beheer van contracten voor alle contractmanagers binnen de gehele organisatie te standaardiseren. Alle contractgegevens zijn nu gedurende de gehele contractbeheercyclus, en ook binnen de gehele Autoriteit, inzichtelijk voor de betreffende contractmanager. Bovendien wordt er een auditspoor gecreëerd.
“Als overheidsinstantie staan we voor de uitdaging om zelfvoorzienend te worden, dus een contractbeheersysteem is een uitstekend middel om de tijd en moeite die dat proces met zich meebrengt te minimaliseren. Proactis is voor ons een belangrijke drijfveer geweest om ervoor te zorgen dat we alle benodigde gegevens vastleggen en deze transparant in het systeem presenteren”, concludeerde Caroline. “De oplossing is flexibel genoeg om met onze behoeften mee te groeien.”
“We hanteren een langetermijnvisie op onze complete inkoopstrategie om niet alleen de efficiëntie van vandaag te verbeteren, maar ook om ons bedrijfsmodel toekomstbestendig te maken. Technologie zien we als een essentiële bouwsteen hiervoor, dus hebben we gekozen voor een leverancier die met ons mee kan groeien”, aldus Caroline Allen, Supplier Relationship Manager / Purchasing Manager bij de gemeente Bexley in Londen.
"Nadat we de inkooptool van Proactis al hadden geïmplementeerd, hebben we een grondige evaluatie van onze contractbeheerprocessen uitgevoerd. De conclusie was dat we de efficiëntie en consistentie van ons huidige contractbeheer moesten verbeteren."
Er was een gebrek aan inzicht in de 233 contracten die beheerd worden door de 90 contractmanagers binnen de organisatie.
"We hadden iets nodig dat ons niet alleen inzicht, verantwoording en flexibiliteit bood om onze contracten te beheren, maar dat ook kon worden geïntegreerd met onze bestaande systemen en kon meegroeien met onze behoeften," vervolgde Caroline.
De doelstellingen van de implementatie Proactis Contract Management De doelstellingen waren om de transparantie van leverancierscontracten en contractdetails te vergroten, contractdata en -gebeurtenissen bij te houden, risico's te verminderen en de bekendheid met en het gebruik van contracten binnen de organisatie te maximaliseren.
Met deze oplossing heeft de Autoriteit een centrale elektronische opslagplaats voor alle soorten leverancierscontracten opgezet, om de opslag en het beheer van contracten voor alle contractmanagers binnen de gehele organisatie te standaardiseren. Alle contractgegevens zijn nu gedurende de gehele contractbeheercyclus, en ook binnen de gehele Autoriteit, inzichtelijk voor de betreffende contractmanager. Bovendien wordt er een auditspoor gecreëerd.
“Als overheidsinstantie staan we voor de uitdaging om zelfvoorzienend te worden, dus een contractbeheersysteem is een uitstekend middel om de tijd en moeite die dat proces met zich meebrengt te minimaliseren. Proactis is voor ons een belangrijke drijfveer geweest om ervoor te zorgen dat we alle benodigde gegevens vastleggen en deze transparant in het systeem presenteren”, concludeerde Caroline. “De oplossing is flexibel genoeg om met onze behoeften mee te groeien.”