Datengestütztes Ausgabenmanagement – der Schlüssel zu guter Geschäftsplanung und Entscheidungsfindung
Mit der Weiterentwicklung der Märkte wird effektives Informationsmanagement immer wichtiger, um die Ausgaben zu kontrollieren und ein gesundes Geschäftsergebnis zu erzielen. Viele Unternehmen setzen daher auf datengestütztes Ausgabenmanagement, also strategischen Einkauf, Kostenreduzierung und ein auf detaillierten Daten basierendes Lieferkettenmanagement.
Um Ihren Return on Investment (ROI) zu maximieren, höchste Effizienz zu erreichen und langfristigen Wert für Ihr Unternehmen zu schaffen, benötigt Ihr Team Zugriff auf umfassende Daten. Wenn Sie beispielsweise einen klaren Überblick über Ihre E-Procurement- und Einkaufsaktivitäten erhalten – von Transaktionen bis hin zu zusammenfassenden Analysen –, gewinnen Sie nahezu in Echtzeit vollständige Transparenz über Ihre Ausgaben und können so fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.
In Kombination mit Ihrem ERP-System und/oder anderen Softwarepaketen bietet Ihnen dieser Ansatz beispiellose Möglichkeiten, zuvor fragmentierte und isolierte Informationen einzusehen, zu analysieren und darüber zu berichten. Die nahtlose Integration mit einer Finanz-/ERP-Lösung stärkt die Source-to-Pay-Prozesse und verankert sie tiefer in Ihrem Unternehmen, da Lieferantendaten konsolidiert, Anfragen zu Lieferantenrechnungen schneller beantwortet und PO-Flips für eine effizientere Verarbeitung ermöglicht werden. All diese Aktivitäten liefern eine Fülle aussagekräftiger Daten, die in Kombination wertvolle Erkenntnisse liefern.
Man ist nur so gut wie seine Daten. Daher ist es unerlässlich, dass Einkauf und Finanzen Daten einheitlich kategorisieren. Der Zugriff auf umfassende Informationen über vergangene, gegenwärtige und zukünftige Einkäufe ist beispielsweise entscheidend. Einkaufsleiter müssen datengestützte Entscheidungen in der Lieferkette treffen – mit besserer Transparenz und Einblicken in die Geschäftspartner des Unternehmens. Ein verbesserter Datenzugriff ermöglicht eine bessere Strategie, um Prognosen zu erstellen, zu planen und somit Modelle zu entwickeln. Obwohl zahlreiche Informationen – etwa zu Ausgaben, Transaktionen, Beschaffungszyklen, Lieferzeiten usw. – vorhanden sind, sind diese Daten oft nicht integriert. Unternehmen benötigen einen Überblick über alle Geschäftsbereiche – und genau dafür ist der Einkauf bestens geeignet.
Im aktuellen Umfeld werden jedoch sofort verwertbare Daten benötigt, anstatt auf deren Aufnahme in einen Bericht warten zu müssen. Hier kann Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz kommen. Sie kann die Beschaffungs- oder Einkaufssituation analysieren und die wahrscheinlichsten Ergebnisse prognostizieren, was zu Zeitersparnis, besserer Einhaltung von Vorschriften und geringeren Risiken führt.
Veraltete Management-Tools bieten nicht die Breite und Tiefe moderner Ausgabenmanagement-Plattformen. Daher gehen Einkaufsleiter und Führungskräfte weltweit über die reine Kostenreduzierung hinaus und transformieren den Einkauf zu einem strategischen Instrument für nachhaltigen Mehrwert. Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, CEO von FSN und Leiter des Modern Finance Forum auf LinkedIn, erklärt beispielsweise: „Einkaufsdaten (Mengen, Lieferungen, Bezugsquellen und Alternativen) müssen im Einklang mit den Umsatzprognosen geplant werden, mitunter über sehr lange Zeiträume, je nach Branche. Engpässe und Verzögerungen können die Rentabilität und strategische Entscheidungen erheblich beeinträchtigen. Integrierte Geschäftsplanung (IBP), also die Verknüpfung von operativen Daten aus beispielsweise Einkaufs- und Vertriebssystemen mit Finanzplänen, ist zunehmend entscheidend, um die Zuverlässigkeit kurzfristiger Prognosen und langfristiger Planungsszenarien zu beurteilen.“
Dies ist oft schwierig zu erreichen, da Projektteams im Bereich Ausgabenmanagement häufig auf eine Reihe großer Datenbarrieren stoßen, die überwunden werden müssen, darunter:
- Unterschiedliche Daten: Ausgabendaten befinden sich typischerweise in mehreren Systemen, die möglicherweise nicht miteinander verbunden sind, von Kreditorenbuchhaltungstabellen und Finanzmanagementsystemen bis hin zu ERP-Systemen, betrieblichen Einkaufssystemen und Firmenkreditkarten.
- Ungenauigkeit: Ausgabendaten sind oft inkonsistent aufgrund von Fehlern, Duplikaten, Lücken in den Aufzeichnungen oder einer großen Menge an Daten, die als „Sonstige“ klassifiziert sind. Sie können auch veraltet sein oder mehrere widersprüchliche Versionen der Wahrheit enthalten.
- Uneinheitliche Produktinformationen: Namen und Codes für Lieferanten, Produkte und Dienstleistungen werden möglicherweise falsch erfasst, was die Unklarheit erhöht und die Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten einschränkt.
- Eingeschränkte Analyse: Die Analyse aktueller Ausgabenmuster anhand mehrerer Dimensionen stellt eine Herausforderung dar, da allgemeine Business-Intelligence-Tools nicht weiterhelfen können.
Die besten Lösungen für Ausgabenmanagement bewältigen diese und weitere Herausforderungen. Moderne Tools gewährleisten, dass Sie stets die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten und einen umfassenden Überblick über die finanzielle und operative Performance Ihres Unternehmens haben. Sie aggregieren, bereinigen, validieren, kategorisieren und analysieren sämtliche Daten aus Ihren Transaktionssystemen. Durch die Anreicherung von Lieferantendaten können zudem Branchencodes hinzugefügt werden, sodass Produkte und Dienstleistungen unter den richtigen Kategorien erscheinen. So erhalten Sie ein klares Bild Ihrer Ausgaben. Erkennene Muster zeigen Ihnen, wo Sie Ihre Beschaffungspipeline optimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen können.
In einer datengetriebenen Geschäftswelt lassen sich komplexe Aufgaben durch Automatisierung schnell und effektiv bewältigen.