La gestion des dépenses basée sur les données : la clé d'une bonne planification et prise de décision en entreprise
Face à l'évolution des marchés, une gestion efficace de l'information devient rapidement indispensable pour maîtriser les dépenses et assurer une rentabilité optimale. Pour de nombreuses organisations, cela se traduit par une gestion des dépenses axée sur les données, c'est-à-dire des achats stratégiques, une réduction des coûts et une gestion de la chaîne d'approvisionnement éclairées par des données approfondies.
Pour optimiser votre retour sur investissement (ROI), atteindre une efficacité maximale et créer de la valeur à long terme pour votre organisation, votre équipe doit avoir accès à des données complètes. Par exemple, une vision claire des activités d'approvisionnement électronique et d'achat , des transactions aux analyses de synthèse, vous permet d'obtenir une visibilité totale sur les dépenses en temps quasi réel et de prendre ainsi des décisions éclairées.
Associée à votre progiciel de gestion intégré (ERP) et/ou à d'autres logiciels, cette approche vous offre une capacité inégalée de visualiser, d'analyser et de générer des rapports sur des informations auparavant fragmentées et cloisonnées. L'intégration fluide avec une solution financière/ERP renforce les processus d'approvisionnement et les intègre plus profondément dans votre organisation : les données fournisseurs sont consolidées, les litiges relatifs aux factures fournisseurs sont résolus plus rapidement et la conversion des bons de commande est facilitée pour un traitement plus efficace. Toutes ces actions génèrent une multitude de données précieuses qui, une fois combinées, offrent des perspectives uniques.
La qualité de vos données est primordiale ; il est donc essentiel que les services Achats et Finance les catégorisent de la même manière. Par exemple, l' accès à des informations complètes sur les achats passés, présents et futurs est crucial. Les responsables Achats doivent prendre des décisions relatives à la chaîne d'approvisionnement fondées sur les données, en bénéficiant d'une meilleure visibilité et d'une compréhension accrue des fournisseurs de l'entreprise. Un meilleur accès aux données permettra d'élaborer une stratégie plus efficace pour anticiper, planifier et modéliser. Bien que les informations soient nombreuses (dépenses, transactions, cycles d'approvisionnement, délais, etc.), elles sont souvent désintégrées. Les organisations ont besoin d'une vision globale de l'ensemble de leurs activités, un rôle que les Achats sont idéalement placés pour jouer.
Dans le contexte actuel, il est indispensable de disposer immédiatement de données exploitables, sans attendre leur inclusion dans un rapport. C'est là que l'intelligence artificielle (IA) entre en jeu. Elle peut analyser la situation d'approvisionnement ou d'achat et anticiper les résultats les plus probables, permettant ainsi un gain de temps, une meilleure conformité et une réduction des risques.
Les outils de gestion obsolètes ne possèdent pas l'envergure et la profondeur des plateformes de gestion des dépenses de nouvelle génération. C'est pourquoi, partout dans le monde, les responsables des achats et les dirigeants d'entreprises s'orientent vers une approche plus stratégique, dépassant la simple réduction des coûts, et transforment les achats en un outil essentiel à la création de valeur réelle et durable. Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, PDG de FSN et animateur du Modern Finance Forum sur LinkedIn, a par exemple déclaré : « Les données relatives aux achats (quantités, livraisons, sources et produits de substitution) doivent être planifiées en fonction des prévisions de ventes, parfois sur de très longues périodes selon le secteur d'activité. Les pénuries et les retards peuvent avoir un impact considérable sur la rentabilité et la prise de décisions stratégiques. De plus en plus, la planification intégrée des activités (PIA), c'est-à-dire la fusion des données opérationnelles issues, par exemple, des systèmes d'achats et de commandes clients avec les plans financiers, est cruciale pour évaluer la fiabilité des prévisions à court terme et des scénarios de planification à long terme. »
Il est souvent difficile d'y parvenir, car les équipes de projet de gestion des dépenses se heurtent fréquemment à une série d'obstacles majeurs liés aux données qu'il convient de surmonter, notamment :
- Données disparates : les données de dépenses se trouvent généralement dans plusieurs systèmes qui peuvent ne pas être connectés, allant des feuilles de calcul des comptes fournisseurs et des systèmes de gestion financière aux outils ERP, aux systèmes d’achat d’entreprise et aux cartes d’achat.
- Imprécision : Les données relatives aux dépenses sont souvent incohérentes en raison d’erreurs, de doublons, de lacunes dans les enregistrements ou d’une grande quantité de données classées comme « autres ». Elles peuvent également être anciennes ou présenter plusieurs versions contradictoires de la vérité.
- Informations produits incohérentes : les noms et codes des fournisseurs, produits et services peuvent être enregistrés incorrectement, ce qui contribue à la confusion et limite le pouvoir de négociation avec les fournisseurs.
- Analyse limitée : analyser les tendances de dépenses actuelles selon de multiples dimensions représente un défi, car les outils de veille stratégique généralistes ne peuvent pas y contribuer.
Mais les meilleures solutions de gestion des dépenses permettent de surmonter ces difficultés et bien d'autres. Les outils modernes vous garantissent un accès permanent à l'information pertinente, au bon moment, avec une visibilité complète sur les performances financières et opérationnelles de votre organisation. Ils peuvent agréger, nettoyer, valider, catégoriser et analyser chaque donnée issue de vos systèmes transactionnels. L'enrichissement des données fournisseurs permet également d'ajouter des codes sectoriels, afin que les produits et services apparaissent sous les rubriques appropriées. Vous obtenez ainsi une vision limpide de vos dépenses. Les tendances identifiées vous indiqueront comment optimiser vos approvisionnements et garantir la conformité.
Dans un monde des affaires axé sur les données, les tâches complexes peuvent être gérées rapidement et efficacement grâce à l'automatisation.