Das sich wandelnde Gesicht der Beschaffung

Der Einkauf entfernt sich rasant von einer ehemals persönlichkeitszentrierten Funktion, bei der leitende Einkaufsfachleute viel Arbeit selbst erledigten, vieles manuell erledigten und sich dabei hauptsächlich auf das Wissen stützten, das sie sich über Jahre im Beruf angeeignet hatten.

Doch in den letzten Jahren hat sich viel verändert. Heute konzentrieren sich leitende Einkaufsverantwortliche viel stärker darauf, standardisierte Prozesse zu etablieren, die gute Einkaufspraktiken ermöglichen und durchsetzen, und auf den Einsatz von Technologie-Tools, die die Mitarbeiter in ihrem Team und im gesamten Unternehmen durch diese Prozesse führen.

Die Faktoren, die diesen Wandel verursachen, sind vielfältig und umfassen unter anderem:

• Aufgrund mangelnder Beschaffungskapazitäten ist es unerlässlich, dass das Team von routinemäßigen Verwaltungsarbeiten entlastet und mit den nötigen Mitteln ausgestattet wird, um in wichtigen wertschöpfenden Funktionen wie dem strategischen Einkauf nicht nur die wichtigsten Kategorien, sondern auch weniger prominente oder risikoreichere Kategorien mit weniger Ressourcen zu erreichen.
• Führungskräfte der obersten Ebene wünschen sich eine „pünktliche Beschaffung“, d. h. eine schnellere Erfüllung des Bedarfs des Unternehmens in allen Kategorien, und zwar auf eine Weise, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und den Unternehmensrichtlinien entspricht.
• Jüngere, technikaffine Mitarbeiter im Beschaffungswesen erwarten Zugang zu den technologischen Werkzeugen und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und das brauchen sie auch, denn ihnen fehlt schlichtweg das nötige Fachwissen und die Erfahrung, um diese Aufgaben selbstständig zu bewältigen.
• Die hohe Personalfluktuation im Einkauf und im gesamten Unternehmen verschärft all diese Probleme – Prozessgeschwindigkeit, Compliance, Kapazität und Fachkräftemangel. Verlässt ein erfahrener, zukunftsorientierter Mitarbeiter den Einkauf, kann dies laufende Prozesse stören oder sogar die Geschäftskontinuität gefährden. Führungskräfte im Einkauf müssen neue Teammitglieder schnell und zuverlässig einarbeiten können, damit diese ihre Aufgaben korrekt erfüllen. Das Unternehmen muss neue Mitarbeiter unmittelbar nach ihrem Eintritt in den Einkaufsprozess integrieren.

Die Bewältigung dieser Probleme ist nur mit gut konzipierten technologischen Hilfsmitteln möglich, die die Anwender schnell, effizient und einheitlich durch das richtige Verfahren führen.

Reifere Organisationen erkennen, dass sie, um den Anforderungen an Geschwindigkeit und Kapazität gerecht zu werden, alle Mitarbeitenden – nicht nur das Einkaufsteam – zu effektiven Beschaffungsprozessen befähigen müssen. Dies erfordert neben durchdachten Richtlinien und Verfahren auch geeignete technologische Rahmenbedingungen. Zu den Instrumenten, die Organisationen einsetzen, um dies zu realisieren, gehören unter anderem:

• Mehr Anbieterinhalte im P2P-System ermöglichen es Nutzern, Katalogartikel von qualifizierten Anbietern schnell und selbstständig zu finden und zu kaufen.
• Im P2P-System sind Prozesse für die schnelle Angebotserstellung integriert, die es den Abteilungen ermöglichen, Angebote von vorqualifizierten Lieferanten für Routineleistungen anzufordern und zu vergleichen.
• Vordefinierte, schrittweise Beschaffungsprozesse und RFX-Vorlagen ermöglichen es den operativen Abteilungen, auch strategischere Einkäufe in bestimmten Kategorien weitgehend selbst durchzuführen – standardisiert, transparent und unter effektiver Einbindung des Einkaufs an den richtigen Stellen.

Zukunftsorientierte Einkaufsleiter konzentrieren sich eindeutig darauf, einen standardisierten, kollaborativen und effizienteren Ansatz für den gesamten Beschaffungsprozess zu ermöglichen – innerhalb des Einkaufsteams, im gesamten Unternehmen und über ein breiteres Spektrum an Kategorien hinweg. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, verzeichnen einen stetigen Anstieg des kontrollierten Ausgabenanteils und der damit verbundenen Vorteile.

Der Beschaffungsprozess: Erklärt – Das Geheimnis für einen effektiven, agilen und automatisierten Einkauf