L'évolution du secteur des achats

La fonction achats s'éloigne rapidement de ce qui était autrefois une fonction centrée sur la personnalité, où les professionnels des achats les plus expérimentés effectuaient eux-mêmes une grande partie du travail, une grande partie manuellement, et une grande partie en utilisant principalement les connaissances accumulées au fil des années dans la profession.

Mais beaucoup de choses ont changé ces dernières années. Aujourd'hui, le responsable des achats s'attache davantage à mettre en place des processus standardisés qui permettent et garantissent de bonnes pratiques d'achat, et à déployer des outils technologiques pour accompagner les membres de son équipe et de l'ensemble de l'organisation dans ces processus.

Les pressions à l'origine de ce changement sont nombreuses, notamment :

• Le manque de capacités d'approvisionnement rend impératif de libérer l'équipe des tâches administratives de routine et de lui donner les outils nécessaires pour « faire plus avec moins » dans des fonctions essentielles à valeur ajoutée comme l'approvisionnement stratégique, au-delà des quelques catégories principales, pour inclure des catégories moins visibles ou à risque plus élevé.
• Les dirigeants de haut niveau souhaitent un « approvisionnement dans les délais », c'est-à-dire une satisfaction plus rapide des besoins de l'organisation pour toutes les catégories de produits, tout en les obtenant au meilleur prix et conformément aux politiques de l'entreprise.
• Les jeunes professionnels férus de technologie qui intègrent le secteur des achats s'attendent à avoir accès aux outils et aux informations technologiques nécessaires à leur travail. Et ils en ont besoin, car ils n'ont tout simplement pas encore acquis le niveau de compétences (c'est-à-dire l'expérience et les connaissances) requis pour se débrouiller seuls.
• Le roulement du personnel dans les achats et au sein de l'ensemble de l'entreprise exacerbe tous ces problèmes : rapidité des processus, conformité, capacité et talents. Le départ d'un collaborateur expérimenté et performant au sein du service des achats peut perturber les processus en cours, voire menacer la continuité des activités. Les responsables des achats doivent pouvoir intégrer rapidement les nouveaux membres de l'équipe, avec la certitude qu'ils rempliront correctement leurs fonctions. L'organisation doit intégrer les nouveaux employés au processus d'achat dès leur arrivée.

Il n'est possible de résoudre ces problèmes qu'avec des outils technologiques bien conçus qui guident les utilisateurs tout au long de la procédure appropriée de manière rapide, efficace et cohérente.

Les organisations plus matures reconnaissent que, pour répondre à ces impératifs de rapidité et de capacité, elles doivent permettre à tous les collaborateurs, et non plus seulement à l'équipe Achats, de réaliser des achats efficaces. Cela nécessite des cadres technologiques adaptés, ainsi que des politiques et des procédures bien conçues. Parmi les outils mis en place par les organisations pour y parvenir, on peut citer :

• Un plus grand nombre de fournisseurs sont disponibles au sein du système P2P, permettant ainsi aux utilisateurs de trouver et d'acheter rapidement et en toute autonomie des articles issus de catalogues de fournisseurs qualifiés.
• Le système P2P intègre des processus de « devis rapide » qui permettent aux services de demander et de comparer des devis de fournisseurs préqualifiés pour des services courants.
• Processus d'approvisionnement étape par étape préétabli et modèles RFX permettant aux services opérationnels de réaliser en grande partie eux-mêmes des achats encore plus stratégiques dans certaines catégories, de manière standardisée et transparente, impliquant efficacement le service des achats aux points clés.

Les responsables des achats visionnaires s'attachent à mettre en place une approche plus standardisée, collaborative et efficace de l'ensemble du processus d'achat de biens et de services – au sein de l'équipe Achats, dans toute l'organisation et pour un plus large éventail de catégories. Ceux qui adoptent cette approche constatent une augmentation constante du pourcentage des dépenses gérées et des avantages qui en découlent.

Le processus d'approvisionnement et de paiement : explications – Le secret d'un processus d'achat efficace, agile et automatisé