Het veranderende gezicht van inkoop

Inkoop evolueert snel van een functie die vroeger sterk draaide om de persoonlijkheid van de medewerker, waarbij senior inkoopprofessionals veel van het werk zelf deden, veel handmatig uitvoerden en vooral gebruik maakten van de kennis die ze in de loop der jaren in het vak hadden opgebouwd.

Maar er is de afgelopen jaren veel veranderd. Tegenwoordig richt de senior inkoopmanager zich veel meer op het opzetten van gestandaardiseerde processen die goede inkooppraktijken mogelijk maken en afdwingen, en op het inzetten van technologische hulpmiddelen die mensen in hun team en in de hele organisatie door die processen heen leiden.

De factoren die deze verandering veroorzaken zijn talrijk, waaronder:

• Door een tekort aan inkoopcapaciteit is het van essentieel belang dat het team wordt ontlast van routinematig administratief werk en de middelen krijgt om 'meer te doen met minder' in cruciale, waardetoevoegende functies zoals strategische inkoop, niet alleen voor de belangrijkste categorieën, maar ook voor minder prominente of risicovollere categorieën.
• Directieleden willen 'tijdige inkoop', wat betekent dat de behoeften van de organisatie voor alle categorieën sneller worden vervuld, tegen de beste prijs en in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.
• Jongere, technisch onderlegde medewerkers die de inkoopsector betreden, verwachten toegang tot de technologische hulpmiddelen en informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. En die hebben ze ook nodig, omdat ze simpelweg nog niet het vereiste talent (dat wil zeggen ervaring en kennis) hebben opgebouwd om het zelfstandig te kunnen doen.
• Het personeelsverloop binnen de inkoopafdeling en de rest van het personeelsbestand verergert al deze problemen – processnelheid, naleving van regels, capaciteit en talent. Wanneer een ervaren, vooruitstrevende inkoopmedewerker vertrekt, kan dit de huidige processen verstoren of zelfs de bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen. Leiders in de inkoop moeten nieuwe teamleden snel en met vertrouwen kunnen inzetten, zodat zij hun taken naar behoren kunnen uitvoeren. De organisatie moet nieuwe medewerkers zo snel mogelijk na hun indiensttreding in het inkoopproces integreren.

Het aanpakken van deze problemen is alleen mogelijk met goed ontworpen technologische hulpmiddelen die mensen snel, efficiënt en consistent door de juiste procedure leiden.

Meer volwassen organisaties erkennen dat ze, om aan deze 'behoefte aan snelheid' en capaciteitsproblemen te voldoen, mensen in de hele organisatie in staat moeten stellen effectief in te kopen – niet alleen het inkoopteam. Dit vereist wederom technologische frameworks in combinatie met goed doordachte beleidslijnen en procedures. Enkele van de tools die organisaties inzetten om dit te realiseren, zijn:

• Het P2P-systeem biedt een grotere beschikbaarheid van leverancierscontent, waardoor mensen snel zelf catalogusartikelen van gekwalificeerde leveranciers kunnen vinden en kopen.
• Het P2P-systeem beschikt over 'snelle offerte'-processen waarmee afdelingen offertes van vooraf geselecteerde leveranciers voor routinematige diensten kunnen aanvragen en vergelijken.
• Een vooraf vastgesteld stapsgewijs inkoopproces en RFX-sjablonen stellen operationele afdelingen in staat om, zelfs in bepaalde categorieën, grotendeels zelfstandig strategische aankopen te doen op een gestandaardiseerde en transparante manier, waarbij de inkoopafdeling effectief op de juiste momenten wordt betrokken.

Vooruitstrevende inkoopmanagers richten zich duidelijk op het mogelijk maken van een meer gestandaardiseerde, collaboratieve en efficiënte aanpak van het gehele inkoopproces van goederen en diensten – binnen het inkoopteam, in de hele organisatie en voor een breder scala aan categorieën. Degenen die deze aanpak volgen, zien een gestage toename van het percentage beheerde uitgaven en de voordelen die daarmee gepaard gaan.

Het inkoop-tot-betalingsproces: uitgelegd - Het geheim van effectief, flexibel en geautomatiseerd inkopen