Le conseil du comté de Warwickshire améliore le contrôle de ses dépenses grâce à la capture de factures Proactis.
Le conseil du Warwickshire a automatisé sa comptabilité fournisseurs avec Proactis, permettant un traitement automatisé de bout en bout, un meilleur contrôle des dépenses et l'application du principe « Pas de bon de commande, pas de paiement ».
Secteur
Services publics
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Factures traitées
Plus de 60 000 par an
Employés
2 à temps plein et 3 à temps partiel
Client depuis
2024
Comment Proactis a aidé
« Notre collaboration avec Proactis et Unit4 a permis le traitement entièrement automatisé de nos factures. Nous avons désormais une visibilité complète sur le statut de chaque facture. »
Don Page, chef d'équipe des paiements, Conseil du comté de Warwickshire
Activation du traitement automatisé des factures grâce à l'automatisation complète des activités liées aux comptes fournisseurs
Visibilité complète du statut des factures à chaque étape du processus de paiement
Réduction du temps administratif et des efforts manuels liés au traitement des factures
Application renforcée de la politique « Pas de bon de commande, pas de paiement » du Conseil : les factures non conformes sont automatiquement renvoyées aux fournisseurs via le service de consultation.
Amélioration de la communication avec les fournisseurs, permettant une résolution plus rapide des demandes et des exceptions de facturation
Fourniture de données de reporting à la direction sur les performances de paiement, les retards de paiement et les informations de facturation manquantes
Simplifier l'intégration et la formation des fournisseurs grâce à un système intuitif et facile à adopter
Aperçu
Le Conseil du comté de Warwickshire offre une vaste gamme de services à plus d'un demi-million d'habitants. Suite à sa migration vers le cloud Unit4 début 2024, le Conseil a profité de cette occasion pour revoir son système de facturation et a choisi Proactis Invoice Capture afin d'automatiser et de rationaliser sa fonction de comptabilité fournisseurs. Il en résulte un traitement entièrement automatisé des factures, une visibilité complète des dépenses et une application plus stricte de sa politique « Pas de bon de commande, pas de paiement ».
Défi
Le conseil du comté de Warwickshire offre une vaste gamme de services à plus d'un demi-million d'habitants, allant de l'éducation et l'entretien des routes aux services sociaux et aux services d'incendie et de secours. Le conseil entretient une relation de longue date avec Unit4, qui remonte à 2011, et a migré son système ERP vers le cloud Unit4 début 2024.
La migration a nécessité un examen opportun des systèmes existants, axé sur le contrôle des dépenses et la gestion des factures. Il est rapidement apparu qu'il était possible de moderniser et d'améliorer les processus de traitement des factures, notamment en renforçant l'automatisation et en améliorant la visibilité des données de dépenses.
Le Conseil recherchait une solution qui réduirait le temps consacré à l'administration, soutiendrait sa politique « Pas de bon de commande, pas de paiement » et s'intégrerait parfaitement à son environnement Unit4, garantissant ainsi la transparence et le contrôle des commandes et de la facturation.
Solution
À l'issue d'un processus d'appel d'offres complet, la solution Proactis Invoice Capture a été choisie pour gérer l'intégralité du processus de facturation du Conseil. La mise en œuvre s'est déroulée sans accroc et a bénéficié d'un excellent accompagnement, avec une communication régulière avant et après le lancement.
Proactis propose une solution entièrement automatisée de numérisation de factures et d'importation de PDF avec capture intelligente des données. Les factures sont numérisées, vérifiées, rapprochées et directement intégrées à Unit4, la majeure partie de la validation étant déjà effectuée. Un service de résolution des problèmes en ligne permet à l'équipe de résoudre rapidement tout problème de non-conformité, comme des informations fournisseur manquantes ou incorrectes, offrant une visibilité claire sur les raisons du blocage d'une facture et sur la manière dont le problème est résolu.
Un volume important de données de gestion est désormais accessible depuis le système, notamment les détails des retards de paiement, des factures impayées et des factures reçues avec des informations incomplètes, ce qui permet d'améliorer le reporting des performances et la prise de décision au sein de l'équipe Finance.
« Globalement, Proactis nous a permis d'avoir une meilleure visibilité sur nos factures et nous a fourni l'automatisation que nous souhaitions. Le temps administratif nécessaire au traitement des factures et à la gestion des documents associés a été considérablement réduit. »
Phil McGaffin, directeur des finances du conseil du comté de Warwickshire