Warwickshire County Council verbetert de controle over uitgaven met Proactis Invoice Capture.
De gemeente Warwickshire heeft haar crediteurenadministratie geautomatiseerd met Proactis, wat zorgt voor een volledig geautomatiseerd proces, betere controle op de uitgaven en de handhaving van het principe 'Geen inkooporder, geen betaling'.
Sector
Openbare diensten
Systeemintegratie
Eenheid 4 Bedrijfswereld
Verwerkte facturen
60.000+ per jaar
Medewerkers
2 voltijd- en 3 deeltijdbanen
Klant sinds
2024
Hoe Proactis hielp
“Dankzij onze samenwerking met Proactis en Unit4 kunnen we onze facturen volledig geautomatiseerd verwerken. We hebben nu een compleet overzicht van de status van elke factuur.”
Don Page, teamleider betalingen, Warwickshire County Council
Dankzij de volledige automatisering van de crediteurenadministratie is een volledig geautomatiseerd factuurverwerkingsproces mogelijk gemaakt.
Biedt volledig inzicht in de factuurstatus in elke fase van het betalingsproces.
Minder administratieve tijd en handmatige inspanning bij de verwerking van facturen.
De handhaving van het 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid van de gemeente is aangescherpt. Niet-conforme facturen worden automatisch via de klachtenafdeling teruggestuurd naar de leveranciers.
Verbeterde communicatie met leveranciers, waardoor vragen en factuurafwijkingen sneller kunnen worden opgelost.
Leverde managementrapportagegegevens aan over betalingsprestaties, achterstallige betalingen en ontbrekende factuurgegevens.
Gestroomlijnde onboarding en training van leveranciers via een intuïtief, eenvoudig te implementeren systeem.
Overzicht
De gemeenteraad van Warwickshire biedt een breed scala aan diensten aan meer dan een half miljoen inwoners in Warwickshire. Na de migratie naar de Unit4 Cloud begin 2024 greep de raad de gelegenheid aan om de factuurverwerking te herzien en koos voor Proactis Invoice Capture om de crediteurenadministratie te automatiseren en te stroomlijnen. Het resultaat is een volledig geautomatiseerde factuurverwerking, volledig inzicht in de uitgaven en een strengere handhaving van het bestaande 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid van de raad.
Uitdaging
De gemeenteraad van Warwickshire biedt een breed scala aan diensten aan meer dan een half miljoen inwoners, van onderwijs en wegen tot sociale zorg en brandweer. De raad heeft een langdurige relatie met Unit4, die teruggaat tot 2011, en heeft begin 2024 zijn ERP-systeem gemigreerd naar de Unit4 Cloud.
De migratie gaf aanleiding tot een tijdige evaluatie van de bestaande systemen, met de nadruk op uitgavenbeheer en factuurverwerking. Al snel bleek dat er mogelijkheden waren om de processen rondom factuurverwerking te vernieuwen en te verbeteren, waaronder meer automatisering en een beter inzicht in uitgavengegevens.
De gemeente zocht een oplossing die de administratieve tijd zou verkorten, het 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid zou ondersteunen en naadloos zou integreren met de Unit4-omgeving, waardoor transparantie en controle over bestellingen en facturering gewaarborgd zouden zijn.
Oplossing
Na een volledige aanbestedingsprocedure werd Proactis Invoice Capture geselecteerd om het gehele facturatieproces van de gemeente te beheren. De implementatie verliep soepel en werd goed ondersteund, met regelmatige communicatie voor en na de ingebruikname.
Proactis biedt een volledig geautomatiseerde oplossing voor het scannen van facturen en het importeren van PDF's met intelligente gegevensverwerking. Facturen worden gescand, gecontroleerd, vergeleken en direct in Unit4 geplaatst – waarbij het grootste deel van de validatie al is voltooid. Een webgebaseerde helpdesk voor het oplossen van vragen stelt het team in staat om snel eventuele afwijkingen op te lossen, zoals ontbrekende of onjuiste leveranciersinformatie. Dit biedt duidelijk inzicht in de reden waarom een factuur wordt tegengehouden en hoe het probleem wordt opgelost.
Het systeem biedt nu ook toegang tot een grote hoeveelheid managementgegevens, waaronder details over te late betalingen, onbetaalde facturen en facturen met onvolledige informatie. Dit ondersteunt betere prestatierapportering en besluitvorming binnen het financiële team.
"Over het algemeen heeft Proactis ons meer inzicht gegeven in onze facturen en de gewenste automatisering geboden. De administratieve tijd die nodig is voor het verwerken van facturen en de bijbehorende papierwinkel is aanzienlijk verminderd."
Phil McGaffin, financieel directeur van Warwickshire County Council.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.