VolkerRail erlangt mit Proactis die Kontrolle über die indirekten Beschaffungskosten.
VolkerRail automatisierte die indirekte Beschaffung mit Proactis, erzielte Einsparungen von 5 %, reduzierte den Verwaltungsaufwand um vier Vollzeitstellen und stärkte den strategischen Beschaffungsfokus.
Sektor
Bauwesen & Infrastruktur
Mitarbeiter
Ca. 1.200
Elterngruppe
VolkerWessels (16.000 Mitarbeiter, 120 Betriebsgesellschaften)
Geschätzte Einsparungen bei indirekten Ausgaben
5 %+
Kunde seit
2014
Wie Proactis geholfen hat
„Durch die Einrichtung eines strukturierten Prozesses haben wir unsere direkten Ausgaben, Lieferanten und die indirekten Kosten des Einkaufs- und Bestellprozesses in den Griff bekommen.“
Lucas ten Brinke, Einkaufsleiter, VolkerRail und VolkerWessels
Durch verbesserte Kontrolle, konsolidierten Einkauf und bessere Lieferantenverhandlungen wurde eine geschätzte Einsparung von 5 % bei den gesamten indirekten Ausgaben erzielt.
Unkontrollierte Einkäufe wurden durch obligatorische Genehmigungsprozesse, die an die Organisationsrichtlinien angepasst sind, unterbunden.
Gewährleistete Echtzeit-Transparenz über Budgetstatus und verfügbare Ausgaben sowohl für das Einkaufsteam als auch für die einzelnen Mitarbeiter.
Ermöglichte es dem Einkaufsteam, Ausgaben nach Produktkategorie und Lieferant per Knopfdruck zu erfassen.
Die Nutzung von Rabattvereinbarungen wurde sichtbar und messbar gemacht, um die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Einkäufe eigenständig auf die ausgehandelten Angebote auszurichten.
Die Beschaffungsfunktion wurde auf eine strategischere Ebene gehoben, wodurch Lieferantenverhandlungen über Wert, Innovation und Nachhaltigkeit ermöglicht wurden.
Wir lieferten übersichtliche und zuverlässige Dashboards, die eine kontinuierliche Prozessoptimierung und eine verbesserte Abstimmung zwischen Vertrag und Lieferant ermöglichen.
Überblick
VolkerRail ist Teil von VolkerWessels, einem internationalen Baukonzern mit 16.000 Mitarbeitern und 120 Tochtergesellschaften. Mit rund 1.200 Mitarbeitern und verantwortlich für die niederländische Eisenbahn-, Schleusen-, Brücken- und Flughafeninfrastruktur benötigte VolkerRail mehr Struktur, Transparenz und Kontrolle für seine indirekten (nicht produktbezogenen) Beschaffungen. Nach einem sorgfältigen Auswahlprozess wurde Proactis implementiert, um den Bestellprozess zu automatisieren und unternehmensweit einen Überblick über die Ausgaben zu gewinnen. Das Ergebnis: eine geschätzte Einsparung von 5 % bei den gesamten indirekten Ausgaben, eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands um vier Vollzeitstellen und ein auf strategische Bedeutung aufgewertetes Beschaffungsteam.
Herausforderung
VolkerRail gehört zur VolkerWessels-Gruppe, einem international tätigen, börsennotierten Baukonzern mit 16.000 Mitarbeitern in 120 lokalen Unternehmen in den Niederlanden, Großbritannien, Nordamerika und Deutschland. VolkerRail selbst beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter und ist für die niederländische Infrastruktur in den Bereichen Schienenverkehr, Schleusen, Brücken und Flughäfen verantwortlich.
Seit dem Börsengang 2017 ist der Bedarf an mehr Transparenz im Beschaffungswesen deutlich gestiegen – insbesondere um Synergien zwischen den operativen Gesellschaften zu schaffen. Als Lucas ten Brinke die Position des Einkaufsleiters übernahm, stellte er fest, dass die Ausgabentransparenz sich auf die nachträglich auf Rechnungen ausgewiesenen Beträge beschränkte. Es gab keinerlei Einblick in die Bestellanforderungen, Genehmigungen, Bestellungen oder Lieferphasen vor der Zahlung. Eigenständige Beschaffung war an der Tagesordnung, Budgets ließen sich nur schwer in Echtzeit überwachen, und der Verwaltungsaufwand war erheblich.
Ziel war es, den gesamten Bestellprozess bis hin zur Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, alle nicht produktbezogenen Einkäufe (NPR) über ein einziges System zu konsolidieren und die für strategische Beschaffungsentscheidungen im gesamten Unternehmen erforderliche Transparenz und Kontrollmöglichkeit der Ausgaben zu schaffen.
Lösung
Nach einem sorgfältigen Auswahlverfahren fiel die Wahl auf Proactis aufgrund seiner ausgereiften Technologie, der Kompatibilität mit den bestehenden ERP-Systemen von VolkerRail und der Erfüllung der spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Die Plattform ermöglicht es Mitarbeitern, Bestellungen online von jedem Gerät aus genehmigten Katalogen aufzugeben. Die Bestellungen werden automatisch an die ausgewählten Lieferanten weitergeleitet – so werden unnötige Schritte in der Beschaffungskette reduziert.
Ein automatisierter Genehmigungsprozess stellt die Genehmigung auf der jeweils korrekten Ebene gemäß den Unternehmensrichtlinien sicher und macht eigenmächtige Einkäufe überflüssig. Budgetstatus und verfügbares Budget sind in Echtzeit einsehbar und unterstützen sowohl das Einkaufsteam als auch die einzelnen Mitarbeitenden bei der Budgetkontrolle. Die Integration mit dem HR-System zur Genehmigungserteilung erhöhte zwar die Komplexität der Implementierung, wurde aber erfolgreich abgeschlossen. So konnte sichergestellt werden, dass die Genehmigungsstruktur mit den Personaldaten des Unternehmens übereinstimmt.
Übersichtliche Dashboards bieten dem Einkaufsteam detaillierte Einblicke in Ausgabenströme, Lieferantennutzung und die Inanspruchnahme von Rabattvereinbarungen – und geben dem Einkauf damit die Daten, die er benötigt, um Rahmenverträge auszuhandeln, Verträge zu verwalten und einen strategischen Mehrwert aus der Lieferkette zu generieren.
„Der größte Vorteil besteht darin, dass das System wertvolle Kontrollinformationen liefert, um detaillierte Einblicke in den Ausgabenfluss zu gewinnen. Wir können nun messen, ob wir unsere Prozesse und Verträge einhalten.“
Lucas ten Brinke, Einkaufsleiter, VolkerRail und VolkerWessels
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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