VolkerRail maîtrise ses coûts d'approvisionnement indirects grâce à Proactis
VolkerRail a automatisé ses achats indirects grâce à Proactis, réalisant ainsi 5 % d'économies, réduisant les tâches administratives de quatre ETP et renforçant l'orientation stratégique des achats.
Secteur
Construction et infrastructures
Employés
Environ 1 200
Groupe parent
VolkerWessels (16 000 collaborateurs, 120 sociétés opérationnelles)
Économies estimées sur les dépenses indirectes
5 % et plus
Client depuis
2014
Comment Proactis a aidé
« En mettant en place un processus structuré, nous avons pu maîtriser nos dépenses directes, nos fournisseurs et les coûts indirects du processus d'achat et de commande. »
Lucas ten Brinke, responsable des achats, VolkerRail et VolkerWessels
Réalisé une économie estimée à 5 % sur les dépenses indirectes totales grâce à un meilleur contrôle, à la consolidation des achats et à de meilleures négociations avec les fournisseurs.
Élimination des achats non autorisés grâce à des flux d'autorisation obligatoires conformes aux directives organisationnelles
Fourniture d'une visibilité en temps réel sur l'état du budget et les dépenses disponibles, tant pour l'équipe des achats que pour les employés individuels.
Permet à l'équipe des achats de générer des rapports sur les dépenses par catégorie de produits et par fournisseur en un seul clic.
Rendre visible et mesurable l'adoption des accords de réduction, encourageant ainsi les employés à orienter eux-mêmes leurs achats vers des offres négociées.
La fonction Achats a été rehaussée à un niveau plus stratégique, permettant ainsi de négocier avec les fournisseurs sur la valeur, l'innovation et la durabilité.
Fourniture de tableaux de bord clairs et fiables permettant une optimisation continue des processus et un meilleur alignement des contrats avec les fournisseurs
Aperçu
VolkerRail fait partie de VolkerWessels, un groupe international de construction comptant 16 000 employés et 120 filiales. Employant environ 1 200 personnes et responsable des infrastructures ferroviaires, éclusières, de ponts et aéroportuaires néerlandaises, VolkerRail souhaitait structurer, visualiser et contrôler ses achats indirects (hors produits). Après un processus de sélection rigoureux, la solution Proactis a été mise en œuvre pour automatiser le processus de commande et obtenir une vision globale des dépenses de l'entreprise. Résultat : une économie estimée à 5 % sur le total des dépenses indirectes, une réduction de la charge administrative équivalente à quatre ETP et une fonction Achats désormais pleinement stratégique.
Défi
VolkerRail fait partie du groupe VolkerWessels, un groupe international de construction coté en bourse qui emploie 16 000 personnes réparties dans 120 filiales aux Pays-Bas, au Royaume-Uni, en Amérique du Nord et en Allemagne. VolkerRail emploie environ 1 200 personnes et est responsable des infrastructures néerlandaises : voies ferrées, écluses, ponts et aéroports.
Depuis son introduction en bourse en 2017, le besoin d'une plus grande transparence des achats s'est considérablement accru, notamment pour favoriser les synergies entre les filiales. À son arrivée en tant que responsable des achats, Lucas ten Brinke a constaté que la visibilité des dépenses se limitait aux factures, une fois émises. Il n'avait aucune visibilité sur les différentes étapes de la commande (demande, approbation, bon de commande ou livraison) précédant le paiement. Les achats non autorisés étaient monnaie courante, le suivi des budgets en temps réel était complexe et les charges administratives importantes.
L’objectif était d’automatiser l’ensemble du processus de commande jusqu’au traitement des factures, de consolider tous les achats non liés aux produits (NPR) via un système unique et de créer les informations de visibilité et de contrôle des dépenses nécessaires pour orienter les décisions stratégiques d’approvisionnement dans toute l’entreprise.
Solution
À l'issue d'un processus de sélection rigoureux, Proactis a été retenu pour sa maturité, sa capacité à s'intégrer aux systèmes ERP existants de VolkerRail et son adéquation aux besoins spécifiques de l'entreprise. La plateforme permet aux employés de passer commande en ligne depuis n'importe quel appareil, à partir de catalogues approuvés. Les commandes sont automatiquement transmises aux fournisseurs sélectionnés, ce qui simplifie la chaîne d'approvisionnement.
Un flux d'autorisation automatisé garantit l'approbation au niveau requis, conformément aux directives de l'organisation, éliminant ainsi les achats non autorisés. L'état du budget et les dépenses disponibles sont visibles en temps réel, permettant à l'équipe Achats et aux employés de gérer efficacement leurs dépenses. L'intégration avec le système RH pour l'autorisation des approbations a complexifié la mise en œuvre, mais celle-ci a été réalisée avec succès, assurant ainsi la cohérence de la structure d'autorisation avec les données relatives aux effectifs de l'organisation.
Des tableaux de bord clairs offrent à l'équipe des achats une vision détaillée des flux de dépenses, de l'utilisation des fournisseurs et de l'adoption des accords de remise, fournissant ainsi aux achats les données nécessaires pour négocier des accords-cadres, gérer les contrats et générer de la valeur stratégique à partir de la chaîne d'approvisionnement.
« Le principal avantage réside dans le fait que le système fournit des informations de contrôle précieuses permettant d'obtenir une vision détaillée des flux de dépenses. Nous pouvons désormais vérifier notre conformité aux procédures et aux contrats. »
Lucas ten Brinke, responsable des achats, VolkerRail et VolkerWessels