VolkerRail krijgt controle over indirecte inkoopkosten met Proactis.
VolkerRail automatiseerde de indirecte inkoop met Proactis, wat resulteerde in een besparing van 5%, een vermindering van het aantal administratieve medewerkers met vier FTE's en een versterking van de strategische inkoopfocus.
Sector
Bouw en infrastructuur
Medewerkers
Ongeveer 1200
Oudergroep
VolkerWessels (16.000 medewerkers, 120 werkmaatschappijen)
Geschatte besparing op indirecte uitgaven
5%+
Klant sinds
2014
Hoe Proactis hielp
"Door een gestructureerd proces op te zetten, kregen we grip op onze directe uitgaven, leveranciers en de indirecte kosten van het inkoop- en bestelproces."
Lucas ten Brinke, Manager Inkoop, VolkerRail en VolkerWessels
Een geschatte besparing van 5% op de totale indirecte uitgaven gerealiseerd door verbeterde controle, geconsolideerde inkoop en betere onderhandelingen met leveranciers.
Ongeautoriseerde aankopen werden voorkomen door middel van verplichte autorisatieprocessen die waren afgestemd op de richtlijnen van de organisatie.
Bood realtime inzicht in de budgetstatus en beschikbare uitgaven voor zowel het inkoopteam als individuele medewerkers.
Hiermee kon het inkoopteam met één druk op de knop rapporten genereren over uitgaven per productcategorie en leverancier.
Het zichtbaar en meetbaar maken van de acceptatie van kortingsafspraken moedigde werknemers aan om zelf hun aankopen te richten op onderhandelde aanbiedingen.
De inkoopfunctie is naar een strategischer niveau getild, waardoor leveranciersonderhandelingen mogelijk zijn op basis van waarde, innovatie en duurzaamheid.
Leverde heldere, betrouwbare dashboards die continue procesoptimalisatie en een betere afstemming tussen contracten en leveranciers mogelijk maakten.
Overzicht
VolkerRail maakt deel uit van VolkerWessels, een internationale bouwgroep met 16.000 medewerkers en 120 werkmaatschappijen. VolkerRail, met circa 1.200 medewerkers en verantwoordelijk voor de Nederlandse spoor-, sluis-, brug- en luchthaveninfrastructuur, had behoefte aan structuur, transparantie en controle over de indirecte (niet-productgerelateerde) inkoop. Na een grondig selectieproces werd Proactis geïmplementeerd om het bestelproces te automatiseren en inzicht te bieden in de uitgaven van de gehele organisatie. Het resultaat: een geschatte besparing van 5% op de totale indirecte uitgaven, een vermindering van de administratieve werkzaamheden gelijk aan vier voltijdse equivalenten, en een inkoopteam dat is uitgegroeid tot een volwaardige strategische functie.
Uitdaging
VolkerRail maakt deel uit van de VolkerWessels-groep, een internationale en beursgenoteerde bouwgroep met 16.000 medewerkers, verdeeld over 120 vestigingen in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Noord-Amerika en Duitsland. VolkerRail zelf heeft circa 1.200 medewerkers en is verantwoordelijk voor de Nederlandse infrastructuur, waaronder spoorwegen, sluizen, bruggen en luchthavens.
Sinds de beursnotering in 2017 is de behoefte aan meer transparantie in het inkoopproces aanzienlijk toegenomen, met name om synergie te creëren tussen de verschillende werkmaatschappijen. Toen Lucas ten Brinke als inkoopmanager in dienst trad, ontdekte hij dat het inzicht in de uitgaven beperkt was tot wat er achteraf op de facturen verscheen. Er was geen inzicht in de fasen van orderaanvraag, goedkeuring, inkooporder of levering voorafgaand aan de betaling. Ongecontroleerde aankopen waren aan de orde van de dag, budgetten waren moeilijk in realtime te bewaken en de administratieve overhead was aanzienlijk.
Het doel was om het volledige bestelproces, inclusief factuurverwerking, te automatiseren, alle niet-productgerelateerde aankopen via één systeem te consolideren en de benodigde informatie over uitgaveninzicht en -controle te creëren om strategische inkoopbeslissingen binnen het hele bedrijf te kunnen nemen.
Oplossing
Na een grondig selectieproces werd Proactis gekozen vanwege de volwassenheid van het platform, de mogelijkheid om te koppelen met de bestaande ERP-systemen van VolkerRail en de aansluiting op de specifieke behoeften van de organisatie. Het platform stelt medewerkers in staat om online bestellingen te plaatsen vanaf elk apparaat, vanuit goedgekeurde catalogi. De bestellingen worden automatisch doorgestuurd naar geselecteerde leveranciers, waardoor onnodige stappen in de inkoopketen worden verminderd.
Een geautomatiseerd autorisatieproces zorgt ervoor dat goedkeuring op het juiste niveau plaatsvindt volgens de richtlijnen van de organisatie, waardoor ongecontroleerde aankopen tot het verleden behoren. De budgetstatus en beschikbare uitgaven zijn realtime inzichtelijk, wat zowel het inkoopteam als individuele medewerkers helpt om de uitgaven binnen het budget te beheren. De integratie met het HR-systeem voor goedkeuringsautorisatie maakte de implementatie complexer, maar is succesvol afgerond, waardoor de autorisatiestructuur aansluit op de personeelsgegevens van de organisatie.
Overzichtelijke dashboards bieden het inkoopteam gedetailleerd inzicht in uitgavenstromen, leveranciersgebruik en de toepassing van kortingsafspraken. Zo beschikt het inkoopteam over de gegevens die nodig zijn om raamovereenkomsten te onderhandelen, contracten te beheren en strategische waarde uit de toeleveringsketen te halen.
“Het grootste voordeel is dat het systeem waardevolle controle-informatie levert om gedetailleerd inzicht te krijgen in de uitgavenstroom. We kunnen nu meten of we voldoen aan de eisen van onze processen en contracten.”
Lucas ten Brinke, Manager Inkoop, VolkerRail en VolkerWessels
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.