Die Stadtverwaltung von Wolverhampton stellt auf „Keine Postanschrift, keine Zahlung“ mit Proactis um.
Der Stadtrat von Wolverhampton führte Proactis Invoice Capture ein, wodurch die Anzahl der Lieferanten von 25.000 auf 7.000 reduziert und die Rechnungsstellung mit einer „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie automatisiert wurde.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Bediente Einwohner
Mehr als 250.000
Mitarbeiter
Mehr als 4.500
Systemintegration
Unit4 Business World
Kunde seit
2015
Wie Proactis geholfen hat
„Die Kommunen haben in den letzten Jahren weniger Mittel zur Verfügung gehabt. Ich würde sagen, es besteht ein politischer und finanzieller Bedarf, unsere Arbeitsweise zu optimieren und zu verbessern. Nachdem wir mit Proactis ein Pilotprojekt zur Machbarkeitsstudie durchgeführt haben, konnte ich aufzeigen, was im Vergleich zu unserem vorherigen Zustand möglich ist.“
Darren Herries, Leiter der Finanzabteilung, Stadtrat von Wolverhampton
Die Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ wurde erfolgreich eingeführt, wodurch die Rechnungsqualität und die Einhaltung der Vorschriften in der gesamten Lieferkette verbessert wurden.
Die Lieferantenbasis wurde von über 25.000 auf unter 7.000 reduziert, wodurch die finanzielle Transparenz verbessert, die Verwaltungskosten gesenkt und das Risiko minimiert wurde.
Wir haben einen vollständig automatisierten, durchgängigen Rechnungsstellungsprozess eingeführt, der die papierbasierte manuelle Bearbeitung in allen 70 dezentralisierten Diensten ersetzt.
Die Echtzeit-Transparenz über den Bearbeitungsstatus von Rechnungen ermöglichte es dem Team, umgehend auf Zahlungsanfragen von Lieferanten zu reagieren.
Es wurde ermöglicht, Bestellungen elektronisch zu erstellen und zu versenden, mit automatischem Rechnungsabgleich beim Wareneingang.
Bereitstellung einer aussagekräftigen Ausgabenberichterstattung, die das Budgetmanagement und einen effizienteren Jahresabschlussprozess unterstützt.
Die nahtlose Integration mit Unit4 Business World vereint die Stärken beider Plattformen in einem einheitlichen P2P-Workflow.
Weniger Zahlungsverzüge und verbesserte Lieferantenbeziehungen durch schnellere, zuverlässigere und transparentere Rechnungsverarbeitung
Übersicht
Die Stadtverwaltung von Wolverhampton betreut über 250.000 Einwohner, beschäftigt mehr als 4.500 Mitarbeiter und bietet 70 Dienstleistungen in der Region an. Da die Rechnungsstellung bisher auf einem veralteten IBM-Großrechner und in Papierform erfolgte und stark manuell war, arbeitete die Stadtverwaltung mit Proactis zusammen, um die Rechnungserfassung in das neu eingeführte Unit4 Business World-System zu integrieren. Die Umstellung führte zur Einführung der „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie, reduzierte die Anzahl der Lieferanten von 25.000 auf unter 7.000 und realisierte einen vollautomatisierten Rechnungsstellungsprozess. Dadurch erhielt die Stadtverwaltung die dringend benötigte Transparenz, Kontrolle und Berichtsfunktionalität hinsichtlich der Ausgaben.
Herausforderung
Der Stadtrat von Wolverhampton ist die Verwaltungsbehörde der Stadt Wolverhampton und betreut über 250.000 Einwohner mit 70 dezentralisierten Dienstleistungen, die sich über ein großes geografisches Gebiet erstrecken. Der Rat beschäftigte mehr als 4.500 Mitarbeiter und nutzte eine veraltete IBM-Großrechner-Finanzlösung, die über viele Jahre organisch gewachsen war und zu einem äußerst ressourcenintensiven und papierbasierten Rechnungsstellungsprozess führte.
Die Zahlungsläufe fanden zweimal wöchentlich statt. Jede Rechnung musste mit einem Datumsstempel versehen, unterschrieben, mit einem Stapelkopf abgeglichen und manuell in das Finanzsystem eingegeben werden, bevor die Zahlung erfolgen konnte – ein unglaublich umständlicher und zeitaufwändiger Prozess. Die Stadtverwaltung führte zudem eine Lieferantenstammdatenbank mit über 25.000 Einträgen, von denen viele inaktiv waren. Bestellungen wurden nur selten und unregelmäßig genutzt. Rechnungen trafen häufig ohne Bestellnummer ein und wanderten daher innerhalb des Gebäudes hin und her, bevor sie den zuständigen Budgetverantwortlichen erreichten. Dies führte zu Zahlungsverzögerungen und fehlender Transparenz über ausstehende Verpflichtungen.
Angesichts des zunehmenden Finanzierungsdrucks erkannte der Rat die dringende Notwendigkeit, seine Finanzprozesse zu automatisieren, angemessene Bestellkontrollen einzuführen und einen aussagekräftigen Überblick darüber zu gewinnen, wofür und an wen das Geld ausgegeben wird.
Lösung
Die Stadtverwaltung von Wolverhampton beauftragte Proactis mit der Implementierung einer Rechnungserfassung, die in das neu eingeführte Finanzsystem Unit4 Business World integriert ist. Das Projekt wurde zunächst mit wichtigen Lieferanten als Pilotprojekt getestet, um die Machbarkeit zu beweisen und dem Finanzteam die erzielbaren Vorteile vor einer breiteren Einführung aufzuzeigen.
Proactis Invoice Capture nutzt optische Zeichenerkennung (OCR), um Daten von eingehenden Rechnungen zu scannen und zu extrahieren. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe. Bestellungen werden nun elektronisch erstellt und versendet. Sobald die Ware eingegangen ist, wird dies im System als Wareneingang markiert, und Proactis scannt und gleicht die eingehende Rechnung automatisch ab. Bei Ausnahmen – beispielsweise bei Überschreitung eines Bestellwerts – werden automatisch Benachrichtigungen generiert und entsprechend verwaltet.
Entscheidend war, dass die Lösung es dem Rat ermöglichte, eine formelle „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie einzuführen und diese direkt an die Lieferanten zu kommunizieren, um den Zahlungsprozess zu optimieren und eine zuverlässigere Bezahlung zu gewährleisten. Der Rat nutzte die Implementierung zudem, um seinen Lieferantenstamm von über 25.000 auf weniger als 7.000 aktive Einträge zu reduzieren.
„Für mich bedeutet ein effizienter Betrieb, die Ausgaben mit den Erwartungen und Bestellungen vergleichen zu können. Die Möglichkeit, Rechnungen zu verfolgen und die Zahlungsdauer zu ermitteln, gibt uns wertvolle Hinweise darauf, wie wir Herausforderungen begegnen können. Früher hatten wir diese Möglichkeit nicht.“
Darren Herries, Leiter der Finanzabteilung, Stadtrat von Wolverhampton
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Partner
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