De gemeenteraad van Wolverhampton stapt over op 'Geen inkooporder, geen betaling' met Proactis.
De gemeente Wolverhampton heeft Proactis Invoice Capture geïmplementeerd, waardoor het aantal leveranciers is teruggebracht van 25.000 naar 7.000 en de facturering is geautomatiseerd met een 'geen inkooporder, geen betaling'-beleid.
Sector
Openbare diensten
Bewoners bediend
250.000+
Medewerkers
4500+
Systeemintegratie
Eenheid 4 Bedrijfswereld
Klant sinds
2015
Hoe Proactis hielp
“Lokale overheden hebben de afgelopen jaren minder geld gekregen. Ik denk dat er een politieke en financiële noodzaak is om onze werkwijze te stroomlijnen en te verbeteren. Dankzij de pilot die we met Proactis hebben uitgevoerd, kon ik aantonen wat er mogelijk is in vergelijking met de situatie waarin we ons bevonden.”
Darren Herries, Hoofd Financiën Diensten, Gemeente Wolverhampton
Met succes een 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid ingevoerd, wat de factuurkwaliteit en de naleving van de regels in de hele toeleveringsketen heeft verbeterd.
Het aantal leveranciers is teruggebracht van meer dan 25.000 naar minder dan 7.000, wat de financiële transparantie heeft verbeterd, de administratiekosten heeft verlaagd en het risico heeft beperkt.
We hebben een volledig geautomatiseerd facturatieproces van begin tot eind geïmplementeerd, waarmee de handmatige verwerking op papier voor alle 70 decentrale diensten is vervangen.
Het bood realtime inzicht in de status van facturen in het proces, waardoor het team snel kon reageren op vragen van leveranciers over betalingen.
Het is nu mogelijk om inkooporders elektronisch aan te maken en te verzenden, met automatische factuurafstemming bij ontvangst van de goederen.
Leverde zinvolle mogelijkheden voor uitgavenrapportage, ter ondersteuning van budgetbeheer en een gestroomlijnder eindejaarsproces voor accruals.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World, waarbij de sterke punten van beide platforms worden gecombineerd in een uniforme P2P-workflow.
Minder late betalingen en betere relaties met leveranciers dankzij een snellere, betrouwbaardere en transparantere factuurverwerking.
Overzicht
De gemeente Wolverhampton bedient meer dan 250.000 inwoners, heeft ruim 4.500 medewerkers in dienst en levert 70 diensten in de regio. De gemeente werkte met een verouderde IBM-mainframe en een papieren, zeer handmatig facturatieproces. In samenwerking met Proactis implementeerde de gemeente Invoice Capture, geïntegreerd met een nieuw Unit4 Business World-systeem. Deze transformatie introduceerde een 'geen inkooporder, geen betaling'-beleid, reduceerde het aantal leveranciers van 25.000 naar minder dan 7.000 en leverde een volledig geautomatiseerd facturatieproces op. Dit bood de gemeente de nodige inzichten, controle en rapportagemogelijkheden op het gebied van uitgaven.
Uitdaging
De gemeenteraad van Wolverhampton is het bestuursorgaan van de stad Wolverhampton en bedient meer dan 250.000 inwoners met 70 gedecentraliseerde diensten verspreid over een groot geografisch gebied. De raad had meer dan 4.500 medewerkers in dienst en werkte met een verouderde IBM mainframe-financiële oplossing die in de loop der jaren organisch was gegroeid, wat resulteerde in een extreem arbeidsintensief en op papier gebaseerd facturatieproces.
Betalingen werden twee keer per week verwerkt. Elke factuur moest worden gedateerd, ondertekend, gecontroleerd aan de hand van een batchheader en handmatig in het financiële systeem worden ingevoerd voordat de betaling kon worden uitgevoerd – een ongelooflijk omslachtig en tijdrovend proces. De gemeente beheerde ook een leveranciersbestand met meer dan 25.000 records, waarvan vele inactief waren, en het gebruik van inkooporders was minimaal en ad hoc. Facturen kwamen vaak binnen zonder inkoopordernummer, waardoor ze binnen het gebouw rondgingen voordat ze de juiste budgetverantwoordelijke bereikten. Dit resulteerde in late betalingen en een gebrek aan inzicht in openstaande verplichtingen.
Door de toenemende druk op de financiering zag de Raad een dringende behoefte in om de financiële processen te automatiseren, een goede controle op inkooporders in te voeren en een duidelijk beeld te krijgen van waaraan en wat er werd uitgegeven.
Oplossing
De gemeente Wolverhampton heeft Proactis ingeschakeld om factuurverwerking te implementeren, geïntegreerd met een nieuw in gebruik genomen financieel systeem van Unit4 Business World. Het project werd in eerste instantie als pilot uitgevoerd met belangrijke commerciële leveranciers om de haalbaarheid aan te tonen. Dit stelde het financiële team in staat de voordelen te beoordelen voordat het systeem breder werd uitgerold.
Proactis Invoice Capture gebruikt optische tekenherkenning (OCR) om gegevens van binnenkomende facturen te scannen en te extraheren, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Inkooporders worden nu elektronisch aangemaakt en verzonden; wanneer goederen worden ontvangen, wordt dit in het systeem als ontvangen gemarkeerd en scant en koppelt Proactis de binnenkomende factuur automatisch. Bij uitzonderingen – zoals wanneer een orderwaarde wordt overschreden – worden automatisch meldingen gegenereerd en naar behoefte afgehandeld.
Cruciaal was dat de oplossing de gemeente in staat stelde een formeel 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid in te voeren, dat rechtstreeks aan leveranciers werd gecommuniceerd. Dit moest het betalingsproces stroomlijnen en ervoor zorgen dat ze betrouwbaarder werden betaald. De gemeente greep de implementatie ook aan om het aantal actieve leveranciers te rationaliseren, van meer dan 25.000 naar minder dan 7.000.
“Voor mij betekent efficiënte bedrijfsvoering dat we kunnen meten wat er is uitgegeven ten opzichte van wat er was verwacht en wat er is besteld. Door facturen te kunnen volgen en te zien hoe lang het duurt voordat ze betaald worden, krijgen we een goed beeld van wat we kunnen doen om problemen aan te pakken. In onze oude manier van werken hadden we die mogelijkheid niet.”
Darren Herries, Hoofd Financiën Diensten, Gemeente Wolverhampton
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.