La municipalité de Wolverhampton adopte le principe « Pas de bon de commande, pas de paiement » avec Proactis.
Le conseil municipal de Wolverhampton a mis en œuvre le système Proactis Invoice Capture, réduisant ainsi le nombre de fournisseurs de 25 000 à 7 000 et automatisant la facturation grâce à une politique « Pas de bon de commande, pas de paiement ».
Secteur
Services publics
Résidents desservis
Plus de 250 000
Employés
Plus de 4 500
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Client depuis
2015
Comment Proactis a aidé
« Ces dernières années, les collectivités locales ont bénéficié de moins de financements. Il est donc nécessaire, tant sur le plan politique que financier, de rationaliser et d’améliorer nos méthodes de travail. Grâce au projet pilote de validation de concept que nous avons mené avec Proactis, j’ai pu démontrer ce qui était possible par rapport à notre situation actuelle. »
Darren Herries, responsable des finances des services, Conseil municipal de Wolverhampton
Mise en place réussie d'une politique « Pas de bon de commande, pas de paiement », améliorant ainsi la qualité des factures et la conformité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Réduction du nombre de fournisseurs de plus de 25 000 à moins de 7 000, améliorant la visibilité financière, réduisant les coûts administratifs et atténuant les risques.
Mise en place d'un processus de facturation entièrement automatisé de bout en bout, remplaçant le traitement manuel sur support papier pour l'ensemble des 70 services décentralisés.
Elle a permis de fournir une visibilité en temps réel sur l'état d'avancement des factures, permettant ainsi à l'équipe de répondre rapidement aux questions des fournisseurs concernant les paiements.
Permettait la création et l'envoi électronique des bons de commande, avec rapprochement automatique des factures à la réception des marchandises.
Fourniture de fonctionnalités pertinentes de reporting des dépenses, facilitant la gestion budgétaire et un processus de comptabilisation des charges à payer de fin d'année plus simple.
Intégré de manière transparente à Unit4 Business World, il combine les atouts des deux plateformes dans un flux de travail P2P unifié.
Réduction des retards de paiement et amélioration des relations avec les fournisseurs grâce à un traitement des factures plus rapide, plus fiable et plus transparent
Aperçu
La municipalité de Wolverhampton dessert plus de 250 000 habitants, emploie plus de 4 500 personnes et propose 70 services dans toute la région. Fonctionnant auparavant avec un système mainframe IBM obsolète et un processus de facturation papier très manuel, elle a collaboré avec Proactis pour mettre en œuvre Invoice Capture, intégré à son nouveau système Unit4 Business World. Cette transformation a instauré une politique de « pas de bon de commande, pas de paiement », réduit le nombre de fournisseurs de 25 000 à moins de 7 000 et automatisé l’intégralité du processus de facturation, offrant ainsi à la municipalité la visibilité, le contrôle et les capacités de reporting dont elle avait besoin depuis longtemps.
Défi
Le conseil municipal de Wolverhampton est l'organe directeur de la ville de Wolverhampton, desservant plus de 250 000 habitants grâce à 70 services décentralisés répartis sur un vaste territoire. Le conseil employait plus de 4 500 personnes et utilisait un système financier obsolète basé sur un mainframe IBM, dont la complexité avait augmenté progressivement au fil des ans, entraînant un processus de facturation extrêmement gourmand en ressources et reposant entièrement sur le papier.
Les paiements étaient traités deux fois par semaine. Chaque facture devait être datée, signée, vérifiée par rapport à un en-tête de lot et saisie manuellement dans le système financier avant tout paiement – un processus extrêmement fastidieux et chronophage. Le Conseil gérait également un fichier maître de plus de 25 000 fournisseurs, dont beaucoup étaient inactifs, et l’utilisation des bons de commande était minimale et ponctuelle. Les factures arrivaient fréquemment sans numéro de bon de commande, ce qui entraînait leur circulation au sein des services avant d’atteindre le responsable budgétaire concerné, provoquant des retards de paiement et une absence de visibilité sur les engagements en cours.
Face à l'intensification des pressions budgétaires, le Conseil a identifié un besoin urgent d'automatiser ses processus financiers, de mettre en place des contrôles adéquats des bons de commande et d'obtenir une visibilité significative sur les dépenses effectuées et sur les personnes concernées.
Solution
La municipalité de Wolverhampton a fait appel à Proactis pour la mise en œuvre d'un système de facturation intégré à son nouveau système financier Unit4 Business World. Le projet a d'abord été testé auprès des principaux fournisseurs commerciaux afin de valider le concept et permettre à l'équipe financière de constater les avantages attendus avant un déploiement plus large.
Proactis Invoice Capture utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser et extraire les données des factures entrantes, éliminant ainsi la saisie manuelle. Les bons de commande sont désormais émis et envoyés électroniquement ; à réception des marchandises, le système les marque comme reçues et Proactis numérise et associe automatiquement la facture correspondante. En cas d'exception, par exemple si le montant d'une commande est dépassé, des notifications automatisées sont générées et gérées selon les besoins.
Surtout, cette solution a permis au Conseil d'instaurer une politique formelle de « paiement uniquement en cas de commande », communiquée directement aux fournisseurs afin de simplifier le processus de paiement et d'assurer une plus grande fiabilité des transactions. Le Conseil a également profité de cette mise en œuvre pour rationaliser son portefeuille de fournisseurs, passant de plus de 25 000 à moins de 7 000 comptes actifs.
« Pour moi, l'efficacité opérationnelle repose sur la capacité à comparer les dépenses effectuées aux prévisions et aux commandes passées. Le suivi des factures et l'estimation des délais de paiement nous permettent d'identifier les actions à entreprendre pour relever les défis. Auparavant, nous ne disposions pas de ces outils. »
Darren Herries, responsable des finances des services, Conseil municipal de Wolverhampton