Coventry City Council verbetert de uitgaven aan contracten met Proactis Marketplace.
De gemeente Coventry heeft het inzicht in uitgaven verbeterd en aankopen buiten contract om teruggedrongen met Proactis Marketplace, waardoor bestellingen worden gestroomlijnd en categoriebeheer wordt verbeterd.
Sector
Openbare diensten
Systeemintegratie
Unit4 ERP
Bewoners bediend
350.000+
Medewerkers
5.000+
Klant sinds
2013
Hoe Proactis hielp
“De alles-in-één-aanpak die we met Proactis hebben geïntroduceerd, is een integraal onderdeel geworden van ons inkoopsysteem en zorgt ervoor dat we meer controle hebben over onze uitgaven.”
Jan Harding, manager inkoopsystemen en contracten bij de gemeente Coventry.
Verbeterde contractuitgaven door goedgekeurde leveranciers te consolideren in één toegankelijk, geïntegreerd platform.
Vermindering van ongecontroleerde aankopen en het gebruik van niet-goedgekeurde leveranciers binnen de hele organisatie.
Het bestelproces is gestroomlijnd, wat zowel voor het operationele personeel als voor het centrale inkoopteam tijd bespaart.
De noodzaak voor de inkoopafdeling om vooraf prijzen of de naleving van leveranciersvoorwaarden te controleren bij individuele bestellingen is hiermee komen te vervallen.
Medewerkers konden hierdoor met vertrouwen goederen en diensten inkopen bij de meest voordelige, goedgekeurde leveranciers.
Leverde tijdig en nauwkeurige managementinformatie over alle aankopen, ter ondersteuning van effectief categoriebeheer en uitgavenrapportage.
Verbeterde controleerbaarheid en naleving van de regelgeving in het gehele inkoopproces dankzij een volledig overzicht van alle transacties.
Dankzij de naadloze integratie met Unit4 ERP is Proactis Marketplace een integraal onderdeel geworden van het dagelijkse inkoopsysteem van de gemeente.
Overzicht
De gemeenteraad van Coventry is verantwoordelijk voor het bestuur van de stad Coventry, die meer dan 350.000 inwoners telt en ruim 5.000 medewerkers in dienst heeft. Door beperkte toegang tot leverancierscatalogi, wat leidde tot aankopen buiten contract en een gebrekkig inzicht in de uitgaven – met name voor grote volumes goederen met een lage waarde – implementeerde de gemeenteraad Proactis Marketplace, geïntegreerd met het Unit4 ERP-systeem. Het resultaat is een verbeterd bestedingspatroon binnen contracten, minder ongecontroleerde aankopen, een gestroomlijnder bestelproces en tijdige managementinformatie ter ondersteuning van effectief categoriebeheer.
Uitdaging
De gemeenteraad van Coventry is het bestuursorgaan van de stad Coventry, die meer dan 350.000 inwoners telt. De raad heeft meer dan 5.000 medewerkers in dienst, waarbij de inkoop centraal wordt beheerd door een strategisch team van 22 personen, waaronder zes in het systeemteam en 7,64 voltijdse medewerkers op de afdeling crediteurenadministratie.
Voordat Proactis Marketplace werd geïmplementeerd, had de gemeente beperkte toegang tot leverancierscatalogi voor medewerkers. Hierdoor vonden medewerkers het vaak moeilijk om te vinden wat ze nodig hadden en kochten ze noodgedwongen bij niet-goedgekeurde leveranciers. Dit kwam met name voor bij goedkope, in grote hoeveelheden afgenomen artikelen zoals schoonmaakmiddelen en kantoorartikelen. Het proces was tijdrovend, de naleving van de regels was inconsistent en er was weinig inzicht in wat er binnen de organisatie werd ingekocht.
De gemeente had behoefte aan een oplossing die goedgekeurde leveranciers in één overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk platform zou samenbrengen, de orderverwerking zou versnellen, de contractuele uitgaven zou verbeteren en naadloos zou integreren met het Unit4 ERP-systeem - en die bovendien eenvoudig te gebruiken zou zijn voor medewerkers van verschillende afdelingen.
Oplossing
Proactis Marketplace is geïmplementeerd voor alle medewerkers van de gemeente, waardoor goedgekeurde leveranciers zijn samengebracht in één geïntegreerd platform dat toegankelijk is vanuit het Unit4 ERP-systeem. Medewerkers kunnen eenvoudig de producten en diensten selecteren die ze nodig hebben uit goedgekeurde catalogi, waarbij het bestelproces wordt gestroomlijnd dankzij de naadloze integratie met Unit4 - van selectie en orderplaatsing tot ontvangst en betaling.
De introductie van Proactis maakte een einde aan de noodzaak voor het centrale inkoopteam om vooraf prijzen te controleren of de naleving van leveranciersvoorwaarden te verifiëren voor individuele aankopen. Dit bespaarde aanzienlijk veel tijd en stelde het team in staat zich te concentreren op strategische activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Er worden nu jaarlijks bijna 3.000 bestellingen via Proactis geplaatst, waarbij complete en accurate managementinformatie over elke transactie wordt vastgelegd.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.