Roll Group verkrijgt volledige controle over de uitgaven dankzij een volledig geautomatiseerd factuurverwerkingsproces.
Roll Group automatiseerde de crediteurenadministratie met Proactis, waardoor factuurverwerking volledig geautomatiseerd verloopt, wereldwijde goedkeuringen mogelijk zijn en er volledig inzicht is in financiële verplichtingen.
Sector
Transport en logistiek
Ontvangen facturen
10.000 per jaar
Werkt in
VS, Nederland, VK, Singapore, Australië
Systeemintegratie
Twinfield Boekhoudsoftware
Klant sinds
2014
Hoe Proactis hielp
“Roll Group beschikt nu over één platform dat een volledig geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen mogelijk maakt, inclusief factuurgoedkeuring. Inkomende facturen worden nu gedigitaliseerd met behulp van scan- en vastlegfunctionaliteit en in het systeem ingevoerd.”
Rolgroep
Maakte een volledig geautomatiseerd verwerkingsproces mogelijk voor alle inkoopfacturen, inclusief automatische goedkeuringsroutering en integratie met het boekhoudsysteem.
Wereldwijde toegankelijkheid mogelijk gemaakt - facturen kunnen nu overal ter wereld via het cloudplatform worden goedgekeurd.
Handmatige papierverwerking is geëlimineerd, waardoor fouten in het factuurverwerkingsproces vrijwel volledig zijn uitgesloten.
Er werd een volledig en transparant controletraject voor elke factuur beschikbaar gesteld, waardoor het financiële team te allen tijde duidelijk inzicht had in de goedkeuringsstatus.
De administratieve werklast en de verwerkingstijd van facturen zijn aanzienlijk verminderd, doordat facturen binnen twee dagen na ontvangst ter goedkeuring worden aangeboden.
Leverde een helder en volledig overzicht van uitgaven, ontvangen facturen en openstaande verplichtingen aan het einde van de maand en het jaar.
Naadloos geïntegreerd met de Twinfield-boekhoudsoftware, waardoor de verwerking van goedgekeurde facturen in het financiële systeem wordt geautomatiseerd.
Verbeterd beheer van langetermijn financiële verplichtingen door contractregistratie in Proactis Contract Management.
Overzicht
Roll Group is een toonaangevende specialist in oplossingen voor zwaar hijswerk en transport, met internationale activiteiten in de VS, Nederland, het VK, Singapore en Australië. Het bedrijf verwerkt jaarlijks 10.000 facturen in 30 verschillende valuta vanuit een centraal hoofdkantoor in Nederland. Roll Group verving een handmatig, op papier gebaseerd goedkeuringsproces door het Proactis Invoice Capture-platform, geïntegreerd met Twinfield. Het resultaat is een volledig geautomatiseerd factuurverwerkingsproces, elektronische goedkeuring vanuit elke locatie ter wereld, een complete audit trail en een veel duidelijker overzicht van de financiële verplichtingen aan het einde van de maand en het jaar.
Uitdaging
Roll Group is een toonaangevende specialist in oplossingen voor zwaar hijswerk en transport. Het bedrijf bestaat uit de divisie RollDock, die een vloot moderne schepen met gespecialiseerde laadmogelijkheden beheert, en Roll-Lift, dat oplossingen biedt voor zwaar hijswerk, transport en installatie op locatie. De groep is internationaal actief vanuit vestigingen in de VS, Nederland, het VK, Singapore en Australië.
Roll Group ontvangt jaarlijks zo'n 10.000 facturen in 30 verschillende valuta, die allemaal op het hoofdkantoor in Nederland worden verwerkt. De snelle internationale groei maakte dit steeds complexer. Facturen werden handmatig van persoon tot persoon doorgegeven zonder transparante controle, waardoor het moeilijk was te bevestigen of facturen door de bevoegde manager waren goedgekeurd. Facturen raakten zoek en waren soms al te laat betaald tegen de tijd dat ze weer boven water kwamen. Het financiële team had geen efficiënte manier om de factuurstatus op alle internationale locaties te volgen.
De groep had behoefte aan een veilige, schaalbare oplossing waartoe haar medewerkers overal ter wereld 24 uur per dag toegang hadden, met integratie met de Twinfield-boekhoudsoftware en een helder inzicht in de financiële verplichtingen van alle werkmaatschappijen.
Oplossing
Roll Group heeft het Proactis Invoice Capture-platform geïmplementeerd om het handmatige, op papier gebaseerde proces te vervangen door één cloudgebaseerde oplossing voor de volledige verwerking van facturen. Inkomende facturen worden nu gedigitaliseerd met behulp van scan- en vastlegfunctionaliteit en direct in het systeem ingevoerd. Goedkeuring vindt plaats per kostenplaats, waarbij facturen automatisch via een gestructureerde workflow naar de bevoegde manager worden doorgestuurd. Na goedkeuring worden de facturen automatisch en naadloos doorgestuurd naar het Twinfield-boekhoudsysteem.
Om meer inzicht te krijgen in langetermijnfinanciële verplichtingen, gebruikt Roll Group ook Proactis Contract Management voor het registreren en bewaken van leaseovereenkomsten en andere langlopende contracten. Door deze overeenkomsten eenmalig in het systeem te registreren, wordt de administratieve werklast voor de verwerking van terugkerende facturen verminderd en de efficiëntie binnen de financiële afdeling verhoogd.
Doordat het platform cloudgebaseerd is, kunnen facturen overal ter wereld worden bekeken, goedgekeurd en verwerkt – een essentiële mogelijkheid voor een bedrijf dat actief is op vijf continenten.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.