De politie verlaagt de verwerkingskosten en verbetert de controle over de uitgaven met Proactis Purchase-to-Pay.
De politie heeft de crediteurenadministratie gestroomlijnd met Proactis Purchase-to-Pay, waardoor de verwerkingskosten zijn verlaagd en de uitgaven beter onder controle zijn gekregen.
Sector
Openbare diensten
Medewerkers
10.000+
Jaarlijkse bestellingen
80.000
Jaarlijkse indirecte uitgaven
Ongeveer 100 miljoen pond
Systeemintegratie
Infor SunSystems
Hoe Proactis hielp
“Met Proactis hebben we de controle over de cashflow en de naleving van de organisatiebudgetten verbeterd en risico's geëlimineerd. Dit levert financiële controle, goed ondernemingsbestuur en meetbare besparingen op.”
Politieautoriteit
Volledige transparantie bereikt over de bedrijfsuitgaven in alle acht divisies en 35 afdelingen.
Ongecontroleerde uitgaven werden geëlimineerd door middel van verplichte, systeemgestuurde inkoopcontroles en goedkeuringsprocessen.
De tijd en middelen die gemoeid zijn met het volledige inkoop-tot-betalingsproces worden aanzienlijk verminderd.
Binnen 12 maanden na de volledige uitrol bereikte 80% van het personeel binnen de organisatie de implementatie.
Verbeterde schaalvoordelen en inkoop via contracten, waardoor risico's worden verminderd en de onderhandelingen met leveranciers worden versterkt.
Gecentraliseerd factuurbeheer, waarbij geautomatiseerde matching de handmatige gegevensinvoer in SunSystems vervangt.
Gestroomlijnd beheer van de bedrijfsvoorraden, met controlemechanismen die overbestellingen van uniformen en uitrusting voorkomen.
Stelde het inkoopteam in staat om uitgaven per categorie en leverancier te analyseren, ter ondersteuning van strategische leveranciersconsolidatie.
Overzicht
Als een van de grootste politieorganisaties in Engeland en Wales heeft de organisatie ongeveer 10.000 medewerkers verdeeld over acht divisies en 35 afdelingen, en besteedt jaarlijks circa £100 miljoen aan een breed scala aan indirecte goederen en diensten. Omdat er geen geautomatiseerd aanvraagproces was en het inzicht in de uitgaven beperkt was, implementeerde de organisatie binnen 12 maanden Proactis Purchase-to-Pay, geïntegreerd met Infor SunSystems. Dit resulteerde in 100% inzicht in de bedrijfsuitgaven, een gestroomlijnd inkoopproces van begin tot eind en een robuust controlekader voor de gehele organisatie.
Uitdaging
De politieorganisatie is een van de grootste in Engeland en Wales, met ongeveer 10.000 medewerkers verdeeld over acht divisies en 35 afdelingen, die elk hun eigen budget beheren. De jaarlijkse uitgaven aan indirecte goederen en diensten – van tolken en kantoorartikelen tot uniformen en contracten van miljoenen ponden – bedragen in totaal ongeveer 100 miljoen pond.
Voordat Proactis werd geïmplementeerd, beschikte de instantie niet over een geautomatiseerd proces voor het aanvragen van materialen. Met 15 verschillende methoden voor het plaatsen van bestellingen – van post-it briefjes en telefoongesprekken tot e-mails en mondelinge verzoeken – was er minimale controle en beperkt inzicht in de daadwerkelijk gemaakte uitgaven. Facturen werden handmatig ingevoerd in het financiële systeem Infor SunSystems, zonder automatische routerings- of goedkeuringsworkflows, waardoor het proces zowel traag als arbeidsintensief was.
De organisatie had behoefte aan een totaaloplossing voor uitgavenbeheer die essentiële controle over de inkoop zou bieden, volledig inzicht in de kostenstructuur zou verschaffen, inefficiënte processen zou automatiseren en zou integreren met SunSystems - en die tegelijkertijd toegankelijk en gebruiksvriendelijk zou zijn voor 10.000 niet-inkoopmedewerkers verdeeld over 35 afdelingen.
Oplossing
Na een proefimplementatie in één divisie werd Proactis P2P uitgebreid naar alle acht divisies en 35 afdelingen, waarbij binnen 12 maanden 80% van het personeel het systeem gebruikte. Het zeer flexibele platform werd aangepast met gepersonaliseerde ordersjablonen en goedkeuringsworkflows om te voldoen aan de verschillende bestel- en autorisatievereisten van elke afdeling.
Medewerkers hebben rechtstreeks vanaf hun werkplek toegang tot interne, gecategoriseerde leverancierscatalogi en kunnen via punch-outs doorsturen naar de websites van leveranciers. Het systeem leidt elke transactie automatisch door de juiste goedkeuringsworkflow. Goederen en diensten worden bij levering in Proactis geregistreerd, waardoor geautomatiseerde factuurafstemming mogelijk is en de handmatige werkzaamheden bij de crediteurenadministratie aanzienlijk worden verminderd. Ook onkostenvergoedingen van medewerkers worden elektronisch via het platform verwerkt.
Er is ook een centrale magazijnfunctie geïmplementeerd voor het beheer van uniformbestellingen, die voorheen via een apart systeem zonder koppeling met het financiële grootboek werden afgehandeld. Proactis houdt nu de uniformrechten van elke agent bij en voorkomt overbestellingen, terwijl het volledige auditspoor zorgt voor duidelijke verantwoording binnen de magazijnfunctie.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.