Nuclear Restoration Services stroomlijnt de factuurverwerking en realiseert een kostenbesparing van 60% op de crediteurenadministratie.
Nuclear Restoration Services automatiseerde de crediteurenadministratie met Proactis, waardoor de kosten met 60% daalden, het team kleiner werd en het percentage tijdige betalingen steeg naar 95%.
Sector
Energie
Betalingsprestaties
Verbeterd van 75-80% naar 95% op tijd.
Verwerkte facturen
34.000 per jaar
Systeemintegratie
Eenheid 4 Bedrijfswereld
Klant sinds
2011
Hoe Proactis hielp
“We werken nu met een systeem voor geautomatiseerde factuurverwerking. Dit bespaart niet alleen tijd voor onze medewerkers, maar zorgt er ook voor dat we facturen sneller kunnen betalen.”
Carl Jenner, Accountant Governance en Betalingen, Nuclear Restoration Services (voorheen Magnox Limited)
Door de factuurverwerking in eigen beheer te nemen, hebben we de operationele kosten van de crediteurenadministratie met 60% verlaagd.
De prestaties op het gebied van tijdige betalingen zijn verbeterd van circa 75-80% naar 95%.
Het aantal medewerkers van het crediteurenteam is teruggebracht van acht naar vier voltijdse equivalenten, inclusief een supervisor voor de crediteurenadministratie.
Maakte automatische factuurverwerking mogelijk voor de meeste facturen, zonder handmatige tussenkomst.
Biedt direct inzicht in de status van elke factuur gedurende het hele proces.
De afhankelijkheid van een apart SharePoint-systeem voor de opslag van facturen en het beheer van zoekopdrachten is geëlimineerd.
Door de automatisering van routinematige verwerkingstaken konden medewerkers zich richten op activiteiten met toegevoegde waarde.
Versterkte relaties met leveranciers dankzij snellere en betrouwbaardere betalingsmethoden.
Overzicht
Nuclear Restoration Services (voorheen Magnox Limited) is verantwoordelijk voor het veilige beheer van 12 kerncentrales in het Verenigd Koninkrijk onder toezicht van de Nuclear Decommissioning Authority. Geconfronteerd met een kostbaar, handmatig factuurverwerkingsproces dat niet voldeed aan de betalingsdoelstellingen van de overheid, implementeerde de organisatie Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met Unit4. Het resultaat was een volledig geautomatiseerde, rechtstreekse verwerkingsoplossing die de kosten voor crediteurenadministratie met 60% verlaagde, het benodigde personeelsbestand halveerde en de punctualiteit van betalingen verbeterde van circa 75-80% naar 95%.
Uitdaging
Nuclear Restoration Services (voorheen Magnox Limited) is een bedrijf met een vergunning voor de ontmanteling van kerncentrales, dat opereert onder de Nuclear Decommissioning Authority, opgericht krachtens de Energy Act 2004. De organisatie is verantwoordelijk voor het veilige beheer van 12 kerncentrales in het Verenigd Koninkrijk.
Voordat Proactis werd geïmplementeerd, was de crediteurenadministratie van het bedrijf uitbesteed. Facturen kwamen per post en e-mail binnen, werden handmatig gescand en in een SharePoint-database geladen, waarna ze op afstand werden verwerkt voor betaling. Om factuurafbeeldingen te raadplegen voor vragen, moest men inloggen op een apart systeem, wat tijdrovend en onbetrouwbaar was. Het percentage tijdige betalingen lag rond de 75-80% – ruim onder de overheidsdoelstellingen voor organisaties in de publieke sector.
Het proces was kostbaar, vereiste een team van acht voltijdmedewerkers en bood beperkt realtime inzicht in de factuurstatus. De organisatie wilde de functie in eigen beheer nemen, de kosten aanzienlijk verlagen, de betalingsprestaties verbeteren en op elk moment in het proces direct toegang krijgen tot facturen.
Oplossing
Nuclear Restoration Services heeft gekozen voor Proactis Invoice Capture, dankzij de reeds bestaande strategische integratie met Unit4 Business World. Het voorheen tijdrovende handmatige proces is vervangen door een volledig geautomatiseerde oplossing. Alle facturen – ongeacht het formaat, of het nu papier of elektronisch is – worden nu rechtstreeks verwerkt door de Proactis Invoice Capture Managed Service, waardoor scannen en handmatig invoeren van gegevens niet meer nodig is.
PDF-facturen die per e-mail worden verzonden, worden automatisch geïmporteerd. Intelligente data-acquisitie extraheert en zuivert de belangrijkste factuurwaarden. Wanneer facturen niet aan de vereisten voldoen – bijvoorbeeld door ontbrekende inkoopordernummers – kan het team via een speciaal webgebaseerd meldpunt rechtstreeks contact opnemen met leveranciers en problemen efficiënt oplossen. Gescande facturen worden altijd gekoppeld aan de relevante transactie in Unit4, waardoor op elk moment direct toegang is tot de volledige factuurafbeelding.
De naadloze integratie tussen Proactis en Unit4 zorgt ervoor dat zodra een factuur gekoppeld is aan een goederenontvangst, deze automatisch wordt doorgestuurd voor betaling. Dit resulteert in een volledig contactloos proces voor de overgrote meerderheid van de facturen.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.