National Trust realiseert een besparing van £30 miljoen als onderdeel van de transformatie van haar inkoopstrategie.
De National Trust heeft haar inkoopproces getransformeerd met Proactis, wat heeft geleid tot een besparing van £30 miljoen, een halvering van het aantal leveranciers en een drastische verkorting van de implementatietijd.
Sector
Non-profit / Erfgoedbehoud
Personeel
14.000+
Vrijwilligers
65.000+
Systeemintegratie
Unit4 ERP
Klant sinds
2014
Hoe Proactis hielp
“De samenwerking tussen Proactis en National Trust is altijd sterk geweest. Bij de implementatie van zo'n krachtige oplossing was een van onze grootste angsten dat we volledig overweldigd zouden raken. Maar Proactis heeft ons een hoop werk uit handen genomen. Dankzij de uitstekende trainingen en de constante toegang tot advies en ondersteuning is het echt een perfecte combinatie van professionaliteit.”
Directeur Inkoop, National Trust
Een besparingsprogramma van naar schatting £30 miljoen gerealiseerd door een verbeterde inkoopstrategie en uitgavenbeheersing.
Het aantal actieve leveranciers in de database is teruggebracht van 24.000 naar 12.000 door inactieve en dubbele leveranciers te verwijderen.
Verkort de tijd die nodig is om leveranciers in te werken van gemiddeld twee weken tot slechts zes minuten.
Stelde leveranciers in staat hun eigen administratie bij te houden en te beheren, waardoor ze voldeden aan de AVG-vereisten zonder extra interne administratie.
Het personeel werd aangestuurd om per categorie aankopen te doen bij goedgekeurde leveranciers, waardoor de contractuele uitgaven binnen de hele organisatie toenamen.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World, voor een verbonden Source-to-Pay workflow binnen de gehele inkoopfunctie.
Na het succes van het leveranciersmanagement hebben we de samenwerking met Proactis uitgebreid met inkoop en contractbeheer.
Verbeterde betrokkenheid en vertrouwen van leveranciers dankzij een professioneel ontworpen onboardingportaal met het Trust-merk.
Overzicht
National Trust is een liefdadigheidsinstelling en ledenorganisatie voor erfgoedbehoud in Engeland, Wales en Noord-Ierland, met 5,6 miljoen leden, 14.000 medewerkers en 65.000 vrijwilligers. Om de uitdaging aan te gaan van het beheren van £360 miljoen aan uitgaven aan derden voor een omvangrijk en divers erfgoed, implementeerde de Trust Proactis Supplier Management, geïntegreerd met het Unit4 ERP-systeem, als een kernonderdeel van de bredere transformatie van het inkoopproces. Het resultaat: een besparingsprogramma van £30 miljoen, een leveranciersdatabase die werd teruggebracht van 24.000 naar 12.000 leveranciers, en een verkorting van de onboardingtijd van leveranciers van weken naar slechts zes minuten.
Uitdaging
De National Trust is een liefdadigheidsinstelling en ledenorganisatie die zich toelegt op het behoud van erfgoed in Engeland, Wales en Noord-Ierland. Met 5,6 miljoen leden, 14.000 medewerkers en 65.000 vrijwilligers beheert de Trust meer dan 300 landhuizen, 59 dorpen, 61 pubs en bijna 1300 kilometer kustlijn. Dit zorgt voor een uniek complex inkooplandschap dat alles omvat, van gespecialiseerde restauratiebedrijven tot helikopterverhuur en vleermuizenonderzoekers.
De stichting had een database met 24.000 leveranciers opgebouwd, waarvan vele niet meer actief werden gebruikt. Medewerkers wisten vaak niet welke leveranciers voor een bepaald doel waren goedgekeurd. Het proces voor het aanmaken van nieuwe leveranciers of het bijwerken van bestaande gegevens was papiergebaseerd en complex, en duurde vaak meerdere weken. Met een jaarlijks budget van £360 miljoen voor externe leveranciers, had het inkoopteam behoefte aan meer controle, beter inzicht in leveranciers en een gestroomlijnd onboardingproces.
Er werd besloten om een inkoopstrategie te formuleren als onderdeel van een breder digitaal transformatieproject, met als centrale pijlers het verbeteren van beleid, processen, systemen en de competenties van het personeel. De implementatie van een nieuw leveranciersmanagementsysteem in combinatie met een nieuw Unit4 ERP-systeem werd als prioriteit aangemerkt.
Oplossing
National Trust heeft nauw samengewerkt met Proactis om een leveranciersbeheersysteem te implementeren dat is geïntegreerd met hun Unit4 Business World ERP-systeem. Het platform stelt leveranciers in staat hun eigen gegevens te beheren, waardoor informatie direct in het systeem nauwkeurig en actueel blijft. Dit maakt handmatige verwerking van leveranciersgegevens door National Trust overbodig.
Alle leveranciers van de National Trust zijn geregistreerd in Proactis, met workflows die rechtstreeks gekoppeld zijn aan Unit4. Hierdoor kan het inkoopteam aankopen richten op specifieke, goedgekeurde leveranciers per categorie. Wanneer medewerkers voor een specifiek project moeten inkopen, worden ze automatisch doorverwezen naar de meest relevante geautoriseerde leverancier. Dit ondersteunt de bestedingen binnen het contract en vermindert ongecontroleerde aankopen.
Met ondersteuning van Proactis werd een speciaal team voor de onboarding van leveranciers opgezet om de overgang van het leveranciersbestand naar het nieuwe platform te begeleiden. De National Trust werkte eerst met 100 willekeurig geselecteerde leveranciers en verzamelde feedback die de onboarding-ervaring vormgaf. Hierbij werd onder andere gekozen voor een leverancierswebsite met de huisstijl van de National Trust om vertrouwen en betrokkenheid te creëren binnen een zeer divers leveranciersbestand.
"Proactis heeft ons veel meer controle gegeven over onze uitgaven binnen de hele organisatie. Ik schat dat de volledige inkoopstrategie een besparing van 30 miljoen pond heeft opgeleverd."
Directeur Inkoop, National Trust
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.