Le National Trust réalise 30 millions de livres d'économies dans le cadre de sa transformation stratégique en matière d'approvisionnement.
Le National Trust a transformé ses achats grâce à Proactis, économisant 30 millions de livres sterling, réduisant de moitié son nombre de fournisseurs et diminuant considérablement le temps d'intégration.
Secteur
Organisme sans but lucratif / Conservation du patrimoine
Personnel
Plus de 14 000
Bénévoles
Plus de 65 000
Intégration de systèmes
Unité 4 ERP
Client depuis
2014
Comment Proactis a aidé
« Le partenariat entre Proactis et le National Trust a toujours été solide. Lors de la mise en œuvre d'une solution aussi performante, l'une de nos plus grandes craintes était d'être complètement dépassés. Mais Proactis nous a soulagés d'une grande partie de cette tâche. Grâce à l'excellent niveau de formation proposé et à l'accès constant à des conseils et à un soutien, c'est véritablement une alliance de professionnalisme. »
Directeur des achats, National Trust
Réalisation d'un programme d'économies estimé à 30 millions de livres sterling grâce à une stratégie d'approvisionnement améliorée et à un meilleur contrôle des dépenses
La base de données des fournisseurs actifs a été réduite de 24 000 à 12 000, suite à la suppression des fournisseurs inactifs et des doublons.
Réduisez le temps d'intégration des fournisseurs de deux semaines en moyenne à seulement six minutes.
Permet aux fournisseurs de posséder et de tenir à jour leurs propres dossiers, répondant ainsi aux exigences du RGPD sans administration interne supplémentaire.
Les achats du personnel ont été orientés vers des fournisseurs agréés par catégorie, ce qui a permis d'accroître les dépenses contractuelles au sein de l'organisation.
Intégré de manière transparente à Unit4 Business World, il offre un flux de travail Source-to-Pay connecté pour l'ensemble de la fonction d'approvisionnement.
Suite au succès de la gestion des fournisseurs, le partenariat avec Proactis a été étendu à l'approvisionnement et à la gestion des contrats.
Amélioration de l'engagement et de la confiance des fournisseurs grâce à un portail d'intégration professionnel et de marque Trust
Aperçu
Le National Trust est une organisation caritative et une association de membres œuvrant pour la conservation du patrimoine en Angleterre, au Pays de Galles et en Irlande du Nord. Elle compte 5,6 millions de membres, 14 000 employés et 65 000 bénévoles. Confronté au défi de gérer 360 millions de livres sterling de dépenses auprès de tiers pour un vaste domaine diversifié, le Trust a mis en œuvre la solution de gestion des fournisseurs Proactis, intégrée à son système ERP Unit4, comme pilier central de sa transformation globale des achats. Résultat : un programme d’économies de 30 millions de livres sterling, une base de données fournisseurs réduite de 24 000 à 12 000 entrées et un délai d’intégration des fournisseurs ramené de plusieurs semaines à seulement six minutes.
Défi
Le National Trust est une association caritative et une organisation de membres dédiée à la conservation du patrimoine en Angleterre, au Pays de Galles et en Irlande du Nord. Avec 5,6 millions de membres, 14 000 employés et 65 000 bénévoles, le Trust gère plus de 300 manoirs, 59 villages, 61 pubs et près de 1 300 kilomètres de littoral, ce qui crée un environnement d'approvisionnement particulièrement complexe, allant des entreprises spécialisées en conservation à la location d'hélicoptères et aux experts en chiroptères.
L’organisme disposait d’une base de données de 24 000 fournisseurs, dont beaucoup n’étaient plus en activité, et le personnel ignorait souvent quels fournisseurs étaient agréés pour un usage donné. La procédure d’inscription de nouveaux fournisseurs ou de mise à jour des dossiers existants était complexe et entièrement manuelle, et prenait souvent plusieurs semaines. Avec 360 millions de livres sterling de dépenses annuelles auprès de tiers à gérer, l’équipe des achats avait besoin d’un meilleur contrôle, d’une visibilité accrue sur les fournisseurs et d’une procédure d’intégration simplifiée.
Il a été décidé d'élaborer une stratégie d'approvisionnement dans le cadre d'un projet de transformation numérique plus vaste, dont les piliers centraux sont l'amélioration des politiques, des processus, des systèmes et des compétences du personnel. La mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des fournisseurs, parallèlement à un nouvel ERP Unit4, a été identifiée comme une priorité.
Solution
Le National Trust a collaboré étroitement avec Proactis pour mettre en œuvre une solution de gestion des fournisseurs intégrée à son ERP Unit4 Business World. Cette plateforme permet aux fournisseurs de gérer eux-mêmes leurs dossiers, garantissant ainsi l'exactitude et la mise à jour des informations directement dans le système, ce qui dispense le National Trust de la gestion manuelle des données fournisseurs.
Tous les fournisseurs du National Trust sont enregistrés sur Proactis et leurs flux de travail sont directement reliés à Unit4, permettant ainsi à l'équipe des achats d'orienter les commandes vers des fournisseurs agréés et spécifiques, classés par catégorie. Lorsqu'un membre du personnel doit effectuer un achat pour un projet particulier, il est automatiquement mis en relation avec le fournisseur agréé le plus pertinent, ce qui favorise le respect des dépenses contractuelles et limite les achats non autorisés.
Une équipe dédiée à l'intégration des fournisseurs a été mise en place, avec le soutien de Proactis, afin de gérer la transition des fournisseurs vers la nouvelle plateforme. Le National Trust a d'abord travaillé avec 100 fournisseurs sélectionnés au hasard, recueillant des retours qui ont permis d'améliorer le processus d'intégration, notamment grâce à l'utilisation d'un site web fournisseur aux couleurs du National Trust, afin de renforcer la confiance et l'engagement d'une base de fournisseurs très diversifiée.
« Proactis nous a permis de mieux maîtriser nos dépenses à l'échelle de l'organisation. J'estime que la stratégie d'approvisionnement globale a permis de réaliser 30 millions de livres d'économies. »
Directeur des achats, National Trust