De Londense gemeente Bexley maakt haar aanbestedingscyclus toekomstbestendig met Proactis Contract Management.
De gemeente Bexley heeft het contractbeheer versterkt met Proactis, waardoor 233 contracten zijn gecentraliseerd, waarschuwingen zijn geautomatiseerd en de efficiëntie en transparantie zijn verbeterd.
Sector
Openbare diensten
Bewoners bediend
250.000+
Medewerkers
4500+
Systeemintegratie
Eenheid 4 Bedrijfswereld
Klant sinds
2015
Hoe Proactis hielp
“We hanteren een langetermijnvisie op onze inkoopstrategie om niet alleen de efficiëntie van vandaag te verbeteren, maar ook om ons bedrijfsmodel toekomstbestendig te maken. Technologie zien we als een essentiële bouwsteen hiervoor, dus met Proactis hebben we gekozen voor een leverancier die met ons mee kan groeien.”
Caroline Allen, Manager Leveranciersrelaties / Inkoopmanager, Londense gemeente Bexley
Er is een centraal elektronisch archief opgezet voor alle 233 contracten die binnen de Autoriteit worden beheerd.
Alle relevante managers en het inkoopteam kregen vanuit één systeem volledig inzicht in de contractgegevens.
Er zijn geautomatiseerde meldingen geïntroduceerd voor belangrijke contractdata, waaronder beoordelingsmomenten, verlengingsperioden en het verlopen van documentatie.
Het risico binnen de contractportefeuille wordt verlaagd doordat ervoor wordt gezorgd dat er geen cruciale data of nalevingsvereisten worden gemist.
De handmatige tijd en inspanning die gemoeid zijn met contractbeheer en -registratie zijn geminimaliseerd.
Er is een uitgebreid auditspoor gecreëerd voor alle contractactiviteiten, waardoor de verantwoording en het bestuur zijn verbeterd.
Biedt een zeer flexibele rapportagemogelijkheid voor alle contractgegevensvelden.
We hebben een schaalbare oplossing geleverd die flexibel genoeg is om mee te groeien met de veranderende behoeften van de gemeente.
Overzicht
Het stadsdeel Bexley in Londen bedient bijna 250.000 inwoners en hanteert een langetermijn-, toekomstgerichte aanpak voor zijn inkoopstrategie. Bexley is al sinds 2009 klant van Proactis en heeft zijn bestaande Proactis Sourcing-oplossing uitgebreid met Contract Management. Hiermee is een centrale elektronische database voor alle leverancierscontracten opgezet, die volledig inzicht, verantwoording en geautomatiseerde meldingen biedt voor 233 contracten die door 90 medewerkers worden beheerd. Het resultaat is een aanzienlijk efficiëntere, transparantere en risicobewustere aanpak van contractbeheer binnen de gemeente.
Uitdaging
Het stadsdeel Bexley in het zuidoosten van Londen telt bijna 250.000 inwoners. De gemeente hanteert een langetermijnvisie op haar inkoopstrategie, met een duidelijke focus op het toekomstbestendig maken van haar operationele modellen en aanbestedingscyclus door middel van technologie.
Met 233 contracten die door 90 managers binnen de gemeente werden beheerd, had de gemeente beperkt centraal inzicht in contractdocumentatie, belangrijke data en prestaties. Contractinformatie werd in verschillende formaten bewaard, was niet altijd gemakkelijk te vinden en de kennis van individuele managers was niet toegankelijk voor het bredere inkoopteam. Dit creëerde risico's met betrekking tot contractverlengingen, nalevingsmijlpalen en documentatie op het gebied van gezondheid en veiligheid.
De gemeenteraad had behoefte aan een oplossing om de opslag van contracten te centraliseren, het beheer van alle contracttypen te standaardiseren, geautomatiseerde meldingen te genereren voor belangrijke data en gebeurtenissen, en het inkoopteam - en de relevante functionarissen - een enkel, transparant overzicht te geven van het gehele contractenbestand.
Oplossing
Nadat de gemeente de inkooptool van Proactis al had geïmplementeerd aan het begin van het aanbestedingsproces, breidde ze de oplossing uit met Proactis Contract Management. Dankzij deze implementatie kon de gemeente een centrale elektronische opslagplaats voor alle soorten leverancierscontracten creëren, waardoor de opslag, het beheer en de controle van contracten binnen de hele organisatie werden gestandaardiseerd.
Alle contractgegevens – inclusief algemene voorwaarden, documentatie over gezondheid en veiligheid en verzekeringsgegevens – zijn nu zichtbaar voor de betreffende contractmanager en het bredere managementteam, met een volledig auditspoor gedurende het hele proces. De rapportagemogelijkheden van het systeem maken het mogelijk om over elk veld in het systeem te rapporteren, wat een zeer flexibel en uitgebreid overzicht van de contractportefeuille oplevert.
Geautomatiseerde meldingen stellen de relevante teamleden op de hoogte van belangrijke aankomende data, waaronder mijlpalen voor contractevaluatie, verlengingsperioden en het verlopen van documentatie met betrekking tot gezondheid en veiligheid of verzekeringen. Dit maakt het handmatige werk overbodig dat voorheen nodig was om deze gebeurtenissen bij te houden.
"Over het algemeen staan we als overheid voor de uitdaging om zelfvoorzienend te worden, dus het gebruik van een contractbeheersysteem is een uitstekend middel om de tijd en moeite die dit proces met zich meebrengt te minimaliseren. Proactis is voor ons een belangrijke drijfveer geweest om ervoor te zorgen dat we alle benodigde gegevens vastleggen en deze transparant in het systeem presenteren."
Caroline Allen, Manager Leveranciersrelaties / Inkoopmanager, Londense gemeente Bexley
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.