L'Université du Sussex optimise la gestion de ses dépenses de bout en bout grâce à Proactis et Unit4.
Il y a plus de dix ans, Ian McKee a rejoint l'Université du Sussex en tant que directeur adjoint des finances et a hérité d'un service des achats largement considéré dans l'ensemble de l'établissement comme la « police des dépenses » plutôt que comme un facilitateur stratégique.
Secteur
Enseignement supérieur
Client depuis
2014
Fournisseurs
Plus de 3 500
Factures traitées
Plus de 40 000 par an
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Comment Proactis a aidé
« L’intégralité de notre processus d’approvisionnement est désormais dématérialisée. Grâce à cela, nous avons amélioré notre efficacité grâce au contrôle et à l’analyse des données, car nous nous sommes concentrés sur le déroulement du processus plutôt que de simplement actionner les mécanismes pour tenter de le faire fonctionner. »
— Ian McKee, directeur adjoint des finances, Université du Sussex
Transformation de la réputation institutionnelle des achats, passant d'une fonction perçue comme « police des dépenses » à un facilitateur stratégique et axé sur les données.
Fonction Source-to-Pay à l'échelle de l'Université
Libération de ressources auparavant consacrées à l'ouverture et au tri manuels du courrier entrant
Mise en place d'un tableau de bord des dépenses permettant de prendre des décisions fondées sur des données probantes concernant les tendances, le calendrier et les politiques de dépenses.
Nous avons offert à l'équipe juridique et aux autres parties prenantes un accès en libre-service et en temps réel à la documentation contractuelle.
Mise en place d'un suivi des indicateurs clés de performance (KPI) à grande échelle pour l'ensemble du portefeuille de contrats, avec une visibilité complète des points de blocage et des rapports aux créanciers.
Alignement des opérations de paiement sans papier avec la stratégie de développement durable institutionnelle de l'Université
Aperçu
Dans un contexte de réforme des frais de scolarité, d'attentes étudiantes croissantes et de pression accrue sur l'efficacité opérationnelle dans le secteur de l'enseignement supérieur, Ian et son équipe se sont lancés dans une transformation délibérément séquentielle et pluriannuelle – déployant progressivement Proactis Marketplace, Invoice Capture, Supplier Relationship Management, Sourcing et Contract Management, ainsi que l'intégration avec Unit4.
Le résultat aujourd'hui est une fonction Source-to-Pay entièrement dématérialisée et de bout en bout, reposant sur un contrôle fondé sur des preuves et une analyse des données en temps réel – avec une importante migration vers le cloud Unit4 actuellement en cours pour faire passer le partenariat à sa prochaine phase.
Défi
Il y a plus de dix ans, lorsqu'Ian McKee a rejoint l'Université du Sussex en tant que directeur adjoint des finances, le service des achats était perçu au sein de l'établissement comme un service de contrôle des dépenses, une fonction associée au refus plutôt qu'à la création de valeur stratégique. Les processus d'approvisionnement, de contractualisation et de facturation étaient principalement manuels et fortement dépendants du papier, et les données disponibles pour faciliter la prise de décision étaient limitées.
Parallèlement, le secteur de l'enseignement supérieur dans son ensemble était confronté à la réforme des frais de scolarité, à l'augmentation des attentes étudiantes et à une pression croissante sur l'efficacité opérationnelle. L'université devait faire évoluer la perception et la réalité de sa fonction achats et finances, passant d'une approche réactive et procédurale à une approche capable de démontrer une valeur mesurable, un contrôle fondé sur des données probantes et une véritable contribution stratégique, sans pour autant recourir à un programme de transformation radicale et perturbatrice.
Solution
Plutôt que d'opter pour une transformation d'envergure unique, Ian McKee et son équipe ont choisi une approche délibérément séquentielle et pluriannuelle. S'appuyant sur un déploiement initial de Marketplace , l'Université a progressivement déployé Proactis Invoice Capture , Supplier Relationship Management , Sourcing and Contract Management , ainsi que le module Purchase-to-Pay propriétaire d'Unit4 – chaque phase s'appuyant sur la crédibilité et les données acquises lors de la précédente.
L'effet cumulatif a été la numérisation de l'intégralité du processus d'approvisionnement de l'Université. Un tableau de bord des dépenses permet désormais de prendre des décisions éclairées sur les tendances, les échéances et les politiques de dépenses, tandis que le service juridique et les autres parties prenantes de l'Université bénéficient d'un accès autonome et en temps réel à la documentation contractuelle. Les indicateurs clés de performance (KPI) sont suivis à grande échelle pour l'ensemble du portefeuille de contrats, offrant une visibilité complète sur les points de blocage et les rapports aux créanciers.
L'ouverture et le tri manuels du courrier entrant étant désormais automatisés, les ressources auparavant consacrées à cette tâche sont libérées pour des activités à plus forte valeur ajoutée, renforçant ainsi la stratégie de développement durable de l'Université, dont la dématérialisation des opérations est un pilier essentiel. La migration majeure à venir d'Unit4 vers le cloud marque la prochaine étape de ce partenariat, étendant la modernisation de l'automatisation des processus à un modèle opérationnel de nouvelle génération.