De Universiteit van Sussex realiseert een compleet uitgavenbeheer met Proactis en Unit4.

Uitdaging

Toen Ian McKee ruim tien jaar geleden bij de Universiteit van Sussex kwam werken als adjunct-directeur Financiën, werd inkoop binnen de instelling gezien als de 'uitgavenpolitie' – een functie die geassocieerd werd met 'nee zeggen' in plaats van een functie die strategische waarde toevoegde. Handmatige, papierintensieve processen domineerden de inkoop, contractering en facturering, en er waren slechts beperkte gegevens beschikbaar om besluitvorming te ondersteunen.

Tegelijkertijd had de bredere sector van het hoger onderwijs te maken met hervormingen in het collegegeld, stijgende studentenverwachtingen en toenemende druk op de operationele efficiëntie. De universiteit moest zowel de perceptie als de realiteit van haar inkoop- en financiële functie veranderen – van een reactieve, op papier gebaseerde aanpak naar een aanpak die meetbare waarde, op bewijs gebaseerde controle en echte strategische inbreng kon aantonen, zonder één ingrijpend, grootschalig transformatieprogramma.

Oplossing

In plaats van één grootschalige transformatie na te streven, kozen Ian McKee en zijn team bewust voor een stapsgewijze aanpak over meerdere jaren. Voortbouwend op een eerste implementatie van de Marketplace , rolde de universiteit geleidelijk Proactis Invoice Capture , Supplier Relationship Management , Sourcing en Contract Management uit, naast de eigen Purchase-to-Pay-module van Unit4 – waarbij elke fase voortbouwde op de geloofwaardigheid en de data die in de vorige fase waren verzameld.

Het cumulatieve effect hiervan is de digitalisering van het gehele inkoop- en betalingsproces van de universiteit. Een uitgavenoverzicht maakt nu op feiten gebaseerde beslissingen mogelijk over uitgavenpatronen, timing en beleid, terwijl het juridische team en andere belanghebbenden binnen de universiteit zelfservice en realtime toegang hebben tot contractdocumentatie. KPI's worden op grote schaal bijgehouden voor de gehele contractportefeuille, wat volledig inzicht geeft in knelpunten en rapportages aan crediteuren.

Doordat binnenkomende post niet langer handmatig hoeft te worden geopend en gesorteerd, zijn de middelen die voorheen aan die taak waren toegewezen, vrijgekomen voor waardevoller werk. Dit versterkt de bredere duurzaamheidsstrategie van de universiteit, waarvan de papierloze werkwijze nu een belangrijke pijler is. Een aanstaande grootschalige migratie van Unit4 naar de cloud markeert de volgende fase van de samenwerking en breidt de modernisering uit van procesautomatisering naar het operationele model van de volgende generatie.