British Land transformeert zijn financiële processen met Proactis.
British Land heeft Proactis uitgebreid naar P2P en factuurverwerking, waardoor het inzicht is verbeterd en in iets meer dan een jaar tijd meer dan 10.000 inkooporders en 25.000 facturen zijn verwerkt.
Sector
Vastgoed- en facilitair beheer
Beheerd vermogen
13,7 miljard pond
Beheerde vloeroppervlakte
22,8 miljoen vierkante voet
Interne inkoopmedewerkers
400+
Klant sinds
2016
Hoe Proactis hielp
“We wilden een oplossing waarbij we konden profiteren van een professionele, innovatieve softwareontwikkelaar met een lange geschiedenis in ontwikkelingservaring. We weten dat de oplossing van Proactis met de tijd meegaat.”
Jonty McNuff, Hoofd Bedrijfstransformatie, British Land
Biedt volledig inzicht in alle inkoopverplichtingen en facturen die op elk moment binnen het bedrijf lopen.
Hierdoor kan elke factuur worden herleid tot de oorspronkelijke verplichting, waardoor het voorheen tijdrovende afstemmingsproces overbodig wordt.
Voor het eerst werd een consistent, organisatiebreed systeem voor de verwerking van inkooporders en facturen geïntroduceerd.
In iets meer dan een jaar na de implementatie hebben we meer dan 10.000 inkooporders en 25.000 facturen via het systeem verwerkt.
Verbeterde nauwkeurigheid van de financiële verslaggeving, door de vervanging van een grotendeels handmatige kwartaalverplichtingsoefening door realtime gegevens.
Biedt nieuwe niveaus van automatisering, controle en transparantie door middel van OCR-gestuurde vastlegging van factuurgegevens.
Het is nu mogelijk om onkostenvergoedingen voor werknemers te beheren via de Proactis Expenses-module.
Een schaalbaar platform opgezet ter ondersteuning van de geplande uitbreiding van Proactis P2P naar de vastgoedbeheeractiviteiten van British Land.
Overzicht
British Land is een van de grootste vastgoedontwikkelings- en investeringsmaatschappijen van het Verenigd Koninkrijk, genoteerd aan de FTSE 100 en met een beheerd vermogen van £ 13,7 miljard, verdeeld over 22,8 miljoen vierkante voet aan vloeroppervlak. Nadat British Land Proactis Source-to-Contract al had geïmplementeerd om haar inkoopprocessen te moderniseren, breidde het bedrijf de samenwerking uit met Procure-to-Pay en Invoice Capture. Dit heeft de transparantie en consistentie van het beheer van inkooporders en facturen aanzienlijk verbeterd. In iets meer dan een jaar tijd zijn er al meer dan 10.000 inkooporders en 25.000 facturen via het systeem verwerkt.
Uitdaging
British Land Company plc is een van de grootste vastgoedontwikkelings- en investeringsmaatschappijen in het Verenigd Koninkrijk, een onderdeel van de FTSE 100 en een van de oprichters van de European Public Real Estate Association. Meer dan 400 interne medewerkers en 50 externe projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de inkoopactiviteiten binnen het bedrijf.
Ondanks de omvang werden de elektronische inkooporders van British Land niet consistent beheerd binnen het hele bedrijf. Facturen kwamen vaak binnen zonder duidelijke koppeling aan een oorspronkelijke verplichting, waardoor het tijdrovend was om te achterhalen waaraan de uitgaven waren besteed – een probleem dat werd verergerd door het natuurlijke personeelsverloop. Het verkrijgen van een nauwkeurig beeld van de financiële verplichtingen op een bepaald moment was grotendeels een handmatige, kwartaalgerichte oefening.
British Land, dat al een digitale transformatie had ingezet door de implementatie van Proactis Source-to-Contract, zag de mogelijkheid om de processen voor inkoop tot betaling en crediteurenadministratie te automatiseren om deze lacunes in transparantie en consistentie te dichten.
Oplossing
Na een aanbestedingsprocedure met functionele beoordelingen en workshops met belanghebbenden binnen het hele bedrijf, werd Proactis als de meest geschikte oplossing beschouwd. Hiermee wordt de bestaande relatie tussen leverancier en contract uitgebreid naar het gehele proces van inkoop tot betaling en factuurverwerking.
Proactis P2P zorgde voor aanzienlijk meer inzicht in het inkoopproces, waardoor British Land de verwerking van inkooporders efficiënter kon beheren met meer functionaliteit en flexibiliteit. Proactis Invoice Capture werd ook geïmplementeerd om de facturering te stroomlijnen, waarbij optische tekenherkenning (OCR) werd gebruikt om gegevensextractie te automatiseren en nieuwe niveaus van controle, transparantie en nauwkeurigheid in rapportage te bieden.
Tijdens de implementatie ontdekte British Land de extra mogelijkheid om de Proactis Expenses-module in te zetten voor het beheer van gecontroleerde onkostenvergoedingen voor werknemers. Dit breidde de reikwijdte van de samenwerking verder uit en leverde extra procesefficiëntie op.
“We betaalden onze facturen altijd al netjes. Maar nu hebben we veel beter inzicht in onze verplichtingen en de facturen die binnenkomen. Wanneer facturen binnenkomen, kunnen we ze nu herleiden naar de oorspronkelijke uitgave. Elke factuur is zichtbaar en het hele proces is consistent binnen het hele bedrijf.”
Jonty McNuff, Hoofd Bedrijfstransformatie, British Land
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.