Bright Horizons verkrijgt met Proactis volledig inzicht in het gehele inkoop- en uitgavenproces.
Bright Horizons digitaliseerde het inkoopproces met Proactis, waardoor 100% inzicht in de uitgaven werd verkregen, 60% van de facturen werd geautomatiseerd en de centrale inkoop steeg van 29% naar 52%.
Sector
Kinderopvang
Systeemintegratie
PeopleSoft Finance
Gebruikers
700+
Verwerkte facturen
Meer dan 100.000 per jaar
Klant sinds
2018
Hoe Proactis hielp
“Het mooie van de samenwerking tussen Bright Horizons en Proactis is dat het systeem ons in staat stelt de factuurverwerking te automatiseren en tegelijkertijd bestellingen op verschillende en efficiëntere manieren te plaatsen. Dit levert niet alleen toegevoegde waarde op, maar stelt ons ook in staat alle binnenkomende facturen te bekijken, zelfs die zonder bijbehorende inkooporder.”
Jen Moran, Hoofd Inkoop, Bright Horizons
100% inzicht in de uitgaven binnen het hele bedrijf, inclusief volledige traceerbaarheid van facturen met en zonder bijbehorende inkooporders.
Direct na de implementatie werd 60% van de facturen verwerkt zonder tussenkomst van de crediteurenadministratie, dankzij geautomatiseerde straight-through processing.
Het aandeel van de uitgaven dat via centrale inkoop wordt beheerd, is gestegen van 29% naar 52%, en verdere groei is gepland.
De administratieve tijd die nodig is voor de verwerking van 100.000 jaarlijkse facturen is aanzienlijk verminderd, doordat de handmatige, op papier gebaseerde workflow overbodig is geworden.
Bestellingen van negen verschillende websites geconsolideerd op één gestandaardiseerd platform met vooraf goedgekeurde leveranciers.
Binnen de eerste twee weken had 98% van de gebruikers toegang tot het systeem, wat wijst op een snelle en succesvolle implementatie.
Bood de flexibiliteit om inkoopactiviteiten snel te centraliseren als reactie op Covid-19, waardoor de bedrijfscontinuïteit in alle kwekerijen gewaarborgd bleef.
Verbeterd bestuur, naleving van wet- en regelgeving en SOX-rapportage door middel van gestructureerde controles en geautomatiseerde workflows.
Overzicht
Bright Horizons Family Solutions is een toonaangevende Britse aanbieder van kinderopvang met meer dan 320 kinderdagverblijven en een 30-jarige geschiedenis in het leveren van uitzonderlijke zorg en onderwijs voor jonge kinderen. Met 100.000 handmatig verwerkte facturen per jaar en geen centraal inkoopsysteem, implementeerde Bright Horizons Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture en Marketplace voor al haar kinderdagverblijven. Binnen enkele weken na de implementatie werd 60% van de facturen verwerkt zonder tussenkomst van de crediteurenadministratie, en de organisatie heeft nu 100% inzicht in de uitgaven – waarbij de centrale inkoop is gegroeid van 29% naar 52% van de totale uitgaven.
Uitdaging
Bright Horizons Family Solutions is een toonaangevende Britse aanbieder van kinderopvang met meer dan 320 kinderdagverblijven en een 30-jarige geschiedenis in betrouwbare zorg en onderwijs voor jonge kinderen. Als onderdeel van een bredere bedrijfstransformatie constateerde het inkoopteam de behoefte aan een veilig, gecentraliseerd inkoop-tot-betalingsplatform om de inkoop en leveranciersrelaties binnen het gehele netwerk te beheren.
Met 100.000 facturen per jaar en zonder een gestandaardiseerd inkoopsysteem werd elke factuur handmatig ingevoerd in een spreadsheet, afgestempeld, gescand en naar de betreffende kinderopvang gestuurd. Die printte de factuur vervolgens uit, scande hem opnieuw en stuurde hem per e-mail terug. Kinderopvangen bestelden via negen verschillende websites zonder gestandaardiseerd proces. Er was geen inzicht in de uitgaven, geen mogelijkheid om facturen binnen het bedrijf te volgen en een aanzienlijke administratieve last voor zowel de crediteurenadministratie als de medewerkers van de kinderopvangen.
De organisatie moest haar handmatige processen vervangen door een platform dat inzicht bood in uitgaven, orderbeheer, leveranciersbeheer en factuurautomatisering, en dat tegelijkertijd flexibel genoeg was om snel te kunnen inspelen op de snel veranderende behoeften van een kinderopvangbedrijf dat dagelijks 320 kinderdagverblijven beheert.
Oplossing
Bright Horizons koos voor Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture en Marketplace – geïntegreerd met hun PeopleSoft-financieel systeem – om de inkoop- en crediteurenadministratieprocessen in alle 320 kinderdagverblijven te transformeren. De implementatie werd benaderd als een grootschalig transformatieprogramma, waarbij vertegenwoordigers van Financiën, Operations, Inkoop, Marketing en IT werden betrokken om draagvlak binnen de hele organisatie te garanderen.
De aanpak bleek zeer effectief: 98% van de gebruikers had in de eerste twee weken na de lancering toegang tot het systeem, en in de eerste zes weken werden 11.000 bestellingen geplaatst in 15 verschillende uitgavencategorieën. In dezelfde periode werden 12.000 facturen ontvangen en 60% daarvan verwerkt zonder tussenkomst van de crediteurenadministratie. Proactis werkte ook samen met het team aan de implementatie van specifieke rapportages en processen om te voldoen aan de SOX-compliancevereisten van Bright Horizons.
Toen Covid-19 Bright Horizons dwong om de activiteiten te consolideren en alle inkoop voor de kwekerijen centraal te beheren, maakte het Proactis-systeem een snelle en gecontroleerde overgang mogelijk. Hierdoor ontvingen alle kwekerijen in het centrale netwerk de voeding, persoonlijke beschermingsmiddelen, hygiëneproducten en verbruiksartikelen die ze nodig hadden, zonder dat de individuele kwekerijen zelf bestellingen hoefden te plaatsen.
"Als we terugkijken naar de periode voordat we Proactis implementeerden en naar wat we wilden bereiken, dan zien we dat we volledig inzicht hebben in onze uitgaven, dat we de governance en compliance hebben verbeterd, dat we de administratie voor de crediteurenadministratie, de inkoopafdeling en onze kwekerijen hebben verminderd, en dat we flexibel kunnen inspelen op veranderingen."
Jen Moran, Hoofd Inkoop, Bright Horizons
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.