Bedford Borough Council verkort de factuurverwerkingstijd met meer dan 60% dankzij Proactis Invoice Capture.
De gemeente Bedford heeft haar crediteurenadministratie gestroomlijnd met Proactis, waardoor de factuurverwerkingstijd is teruggebracht van 72 naar minder dan 24 uur, het team kleiner is geworden en de naleving van de regelgeving is verbeterd dankzij volledig inzicht in auditprocedures.
Sector
Openbare diensten
Systeemintegratie
Unit4 Bedrijfssoftware
Bevolking
Ongeveer 170.000
Verwerkte facturen
42.000 per jaar
Klant sinds
2013
Hoe Proactis hielp
“Tijdens de implementatie was het Proactis-team fantastisch. Ze hadden een grondige kennis van de software, maar namen ook de tijd om onze wensen te begrijpen. Als we vragen hadden, stonden ze altijd voor ons klaar. Sinds de livegang hebben we nog steeds regelmatig contact en Proactis helpt ons graag verder. Onze vragen worden binnen 24 uur beantwoord.”
Steven Rogers, Management Accountant (Treasury), Bedford Borough Council
De verwerkingstijd van facturen is teruggebracht van 72 uur naar minder dan 24 uur - een reductie van meer dan 60%.
Hierdoor kon het AP-team worden teruggebracht van 7 naar 5 voltijdmedewerkers als onderdeel van het nieuwe digitale werkmodel van de gemeente.
De kostenbesparingsdoelstellingen van de Raad zijn behaald door verbeterde efficiëntie en verminderde handmatige verwerking.
Een volledig auditspoor voor elke ontvangen factuur geleverd, met een helder overzicht en e-mailgeschiedenis van alle antwoorden op vragen.
Verbeterde communicatie met leveranciers via een speciaal servicepunt, waardoor factuurproblemen sneller en gestructureerder kunnen worden opgelost.
Het aantal niet-conforme facturen is verminderd door een meer gecontroleerd en consistent verwerkingsproces.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business Software, waardoor de gegevensstroom tussen beide systemen wordt geautomatiseerd.
We boden voortdurende en snelle ondersteuning, waarbij vragen steevast binnen 24 uur na de implementatie werden beantwoord.
Overzicht
Bedford Borough Council is een zelfstandige gemeente die een bevolking van ongeveer 170.000 inwoners bedient in het district Bedford. Als onderdeel van een nieuw digitaal operationeel model dat in 2019 werd geïntroduceerd, implementeerde de gemeente Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met haar Unit4 Business Software-systeem. De oplossing reduceerde de factuurverwerkingstijd van 72 uur naar minder dan 24 uur, maakte het mogelijk om het crediteurenteam te verkleinen van 7 naar 5 voltijdmedewerkers en leverde een volledig auditspoor op. Dit hielp de gemeente om haar kostenbesparingsdoelstellingen te behalen en tegelijkertijd de communicatie met leveranciers en de naleving van de regels te verbeteren.
Uitdaging
Bedford Borough Council is een zelfstandige gemeente die verantwoordelijk is voor een bevolking van ongeveer 170.000 inwoners, verdeeld over meer dan 75.000 huishoudens. Het financiële team bestaat uit 35 medewerkers. Voorheen waren er 7 voltijdse medewerkers nodig voor de crediteurenadministratie om meer dan 42.000 facturen per jaar te verwerken.
De handmatige verwerking van facturen – inclusief het handmatig indexeren en registreren van binnenkomende facturen – was tijdrovend en foutgevoelig. Van ontvangst van de factuur tot het moment dat deze in het systeem stond en werd goedgekeurd, duurde het proces tot wel 72 uur. Het nieuwe digitale werkmodel van de gemeente, dat begin 2019 werd geïntroduceerd, stelde een duidelijke doelstelling: kosten verlagen, het personeelsbestand binnen de crediteurenadministratie inkrimpen en de efficiëntie en snelheid van het gehele facturatieproces verbeteren.
De gemeente maakte al gebruik van Unit4 Business Software en zocht een oplossing voor factuurverwerking die naadloos daarmee zou integreren, en tegelijkertijd volledig inzicht, een auditspoor en verbeterde communicatie met leveranciers zou bieden.
Oplossing
De gemeente koos voor Proactis Invoice Capture, dat in augustus 2019 werd geïmplementeerd, vanwege de naadloze integratie met Unit4 en de bewezen staat van dienst in de publieke sector. Door de samenwerking tussen de twee systemen ontstonden duidelijke en geautomatiseerde communicatielijnen met leveranciers over de factuurstatus, waardoor de informatie-uitwisseling tussen beide systemen nauwkeurig en volledig geautomatiseerd verliep.
Proactis werkte tijdens de implementatie nauw samen met de gemeente om ervoor te zorgen dat alle binnenkomende facturen consistent worden verwerkt. Hierdoor heeft het crediteurenteam volledig inzicht in elke ontvangen factuur en een compleet controletraject van ontvangst tot goedkeuring. Een speciaal webgebaseerd meldpunt stelt het team in staat om niet-conforme facturen op een gestructureerde en gecontroleerde manier te beheren, waardoor de communicatie met leveranciers verbetert en het aantal uitzonderingen in de loop der tijd afneemt.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.