Bauer Media erreicht mit Proactis eine durchgängige Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung.
Bauer Media hat mit Proactis die durchgängige Rechnungsstellung realisiert, den P2P-Prozess automatisiert, das Prinzip „Keine Bestellung, keine Zahlung“ durchgesetzt und die Transparenz der Ausgaben verbessert.
Sektor
Medien & Verlagswesen
Mitarbeiter
Mehr als 2.000
Tätig in
Vereinigtes Königreich / Europa
Systemintegration
SAP Finance
Kunde seit
2010
Wie Proactis geholfen hat
„Proactis versteht unser Geschäft wirklich. Aufgrund der Besonderheiten unserer Branche ist die Rechnungsstellung nicht immer unkompliziert. Oft sind unsere Anforderungen untypisch, wie beispielsweise unser Selbstabrechnungsprozess, aber Proactis hat mit uns zusammengearbeitet, um eine optimale Lösung zu finden.“
Leiter der Transaktionsverarbeitung, Bauer Media Group
Durchgängige Rechnungsverarbeitung erreicht, Beschaffung und Finanzen durch nahtlose SAP-Integration miteinander verbunden
Es wurde ermöglicht, Eingangsrechnungen direkt in SAP per Knopfdruck zu prüfen und zu genehmigen.
Gewährleistete vollständige und aktuelle Transparenz aller Kreditorentransaktionen und geplanten Ausgaben.
Wir haben eine strikte „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie eingeführt, wobei nicht konforme Rechnungen automatisch an die Lieferanten zurückgesendet werden.
Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung wurden von manuellen Bearbeitungsaufgaben entlastet, sodass sie sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren konnten.
Wir haben ein automatisiertes Selbstabrechnungsverfahren für Freiberufler und Mitwirkende eingeführt, um die fristgerechte Zahlung gemäß den Vertragsbedingungen sicherzustellen.
Die papierbasierte Ausgabenerfassung wurde durch ein vollständig elektronisches System ersetzt, wodurch die Bearbeitungskosten gesenkt und die Nachvollziehbarkeit verbessert wurden.
Durch schnellere und transparentere Zahlungsprozesse konnten Lieferantenanfragen deutlich reduziert werden.
Überblick
Bauer Media, Teil von Europas größter Medien- und Verlagsgruppe in Privatbesitz, zentralisierte seine Kreditorenbuchhaltung und erweiterte seine bestehende Proactis-Lösung zur Rechnungserfassung, um durch nahtlose SAP-Integration eine durchgängige Rechnungsverarbeitung zu realisieren. Das Ergebnis ist ein vollautomatisierter End-to-End-Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung – mit vollständiger Kostentransparenz, einer strikten „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie und Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, die sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
Herausforderung
Bauer Media ist Teil der Bauer Media Group – Europas größter Medien- und Verlagsgruppe in Privatbesitz, die über mehr als 600 Zeitschriften, über 400 digitale Medienangebote und über 100 Radio- und Fernsehsender Millionen von Menschen weltweit erreicht.
Die Unternehmensgruppe besteht aus zahlreichen Einheiten. Daher wurde beschlossen, die Kreditorenbuchhaltung zu zentralisieren, sodass alle Rechnungen an einem zentralen Ort bearbeitet werden – was Kontrolle, Transparenz und Effizienz verbessert. Zuvor waren Papierrechnungen auf verschiedene Standorte verteilt, der Kostenüberblick war begrenzt, und die Kreditorenbuchhaltung hatte keine zuverlässige Möglichkeit, Zahlungsfristen mit Lieferanten zu kommunizieren.
Die Spesenabrechnung war sehr ressourcenintensiv – sie erfolgte manuell über Tabellenkalkulationen, und Papierbelege wurden per Post versandt. Belege gingen häufig verloren, und der Prozess war schwer nachvollziehbar. Bauer Media benötigte eine Lösung, die eine durchgängige Verarbeitung, volle Kostentransparenz und einen effizienteren, revisionssicheren Ansatz für Spesen und Lieferantenzahlungen ermöglichte.
Lösung
Bauer Media hat seine bestehende Proactis-Rechnungserfassungslösung erweitert, um eine durchgängige Verarbeitung von der Bestellung bis zur Zahlung zu realisieren. Durch die Angabe von Bestellnummern auf den Rechnungen und die nahtlose Integration von Proactis in SAP durchlaufen die meisten Rechnungen das System nun vollautomatisch und ohne manuelle Eingriffe. Abweichungen oder Fehler werden automatisch über den Proactis-Workflow an die zuständige Geschäftseinheit weitergeleitet – dies verbessert sowohl die Geschwindigkeit als auch die Nachvollziehbarkeit.
Proactis ermöglichte es Bauer Media außerdem, eine „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie einzuführen. Rechnungen ohne gültige Bestellnummer werden automatisch zur Korrektur an den Lieferanten zurückgesendet. Alle Ausgabendaten werden präzise und aktuell gehalten, wodurch vollständige Transparenz über die tatsächlichen und geplanten Ausgaben im gesamten Unternehmen gewährleistet ist.
Für die Freelancer- und Autoren-Community führte Bauer Media ein Selbstabrechnungsverfahren mit Proactis ein. Dieses erstellt Rechnungen im Namen der Autoren und stellt durch die SAP-Integration sicher, dass alle Zahlungen gemäß den vereinbarten Bedingungen erfolgen. Auch die bisherige papierbasierte Spesenabrechnung wurde durch ein vollständig elektronisches System ersetzt. So können Mitarbeiter Belege digital anhängen, was die Erstattung beschleunigt und die Bearbeitungskosten senkt.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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