Bauer Media automatise le traitement et le paiement de ses factures grâce à Proactis.
Bauer Media a mis en place une facturation entièrement automatisée grâce à Proactis, automatisant le processus P2P, appliquant la règle « Pas de bon de commande, pas de paiement » et améliorant la visibilité des dépenses.
Secteur
Médias et édition
Employés
Plus de 2 000
Fonctionne dans
Royaume-Uni / Europe
Intégration de systèmes
SAP Finance
Client depuis
2010
Comment Proactis a aidé
« Proactis comprend parfaitement notre activité. De par la nature de notre secteur, la facturation n'est pas toujours simple. Nos exigences sont souvent atypiques, comme notre processus d'autofacturation, mais Proactis a collaboré avec nous pour trouver une solution idéale. »
Responsable du traitement des transactions, Bauer Media Group
Mise en place d'un traitement automatisé des factures, reliant les services Achats et Finance grâce à une intégration SAP transparente.
Permet de consulter et d'approuver les factures d'achat directement dans SAP, en un clic.
Fournit une visibilité complète et actualisée de toutes les transactions des comptes fournisseurs et des dépenses prévues
Mise en place d'une politique stricte « Pas de bon de commande, pas de paiement », les factures non conformes étant automatiquement renvoyées aux fournisseurs.
Libéré le personnel de la comptabilité fournisseurs des tâches de traitement manuel, ce qui lui a permis de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Mise en place d'un processus d'autofacturation automatisé pour les freelances et les contributeurs, garantissant le paiement dans les délais impartis.
Nous avons remplacé les notes de frais papier par un système entièrement électronique, ce qui a permis de réduire les coûts de traitement et d'améliorer la traçabilité des opérations.
Réduction significative des demandes des fournisseurs grâce à des processus de paiement plus rapides et plus transparents
Aperçu
Bauer Media, filiale du plus grand groupe de médias et d'édition privé d'Europe, a centralisé sa fonction Comptabilité fournisseurs et étendu sa solution Proactis Invoice Capture existante afin d'automatiser le traitement des factures de bout en bout grâce à une intégration SAP transparente. Il en résulte un processus entièrement automatisé, de la commande au paiement, avec une visibilité complète des dépenses, une politique stricte de « pas de commande, pas de paiement » et une équipe Comptabilité fournisseurs libérée pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Défi
Bauer Media fait partie du groupe Bauer Media, le plus grand groupe de médias et d'édition privé d'Europe, qui touche des millions de personnes dans le monde entier grâce à plus de 600 magazines, plus de 400 médias numériques et plus de 100 stations de radio et de télévision.
Le Groupe étant composé de nombreuses entités, il a été décidé de centraliser la fonction Comptabilité fournisseurs afin que toutes les factures soient traitées en un seul lieu, ce qui améliore le contrôle, la visibilité et l'efficacité. Auparavant, les factures papier étaient dispersées sur plusieurs sites, la visibilité sur les coûts était limitée et l'équipe Comptabilité fournisseurs ne disposait d'aucun moyen fiable de communiquer les délais de paiement aux fournisseurs.
Le traitement des notes de frais était également très gourmand en ressources : géré manuellement à l’aide de tableurs, il impliquait l’envoi des justificatifs papier par voie postale. Ces justificatifs étaient fréquemment perdus et le processus difficile à auditer. Bauer Media recherchait une solution permettant un traitement automatisé de bout en bout, une visibilité complète des coûts et une approche plus efficace et auditable des dépenses et des paiements fournisseurs.
Solution
Bauer Media a étendu son déploiement de Proactis Invoice Capture pour automatiser le traitement des factures de bout en bout, de la commande au paiement. Grâce à l'indication des numéros de commande sur les factures et à l'intégration transparente de Proactis avec SAP, la majorité des factures sont désormais traitées automatiquement, sans intervention manuelle. Toute anomalie ou erreur est automatiquement transmise au service concerné via le workflow de Proactis, ce qui améliore la rapidité et la traçabilité.
Proactis a également permis à Bauer Media de mettre en place une politique de « paiement uniquement sur présentation d'un bon de commande ». Les factures reçues sans numéro de bon de commande valide sont automatiquement retournées au fournisseur pour correction. Toutes les données de dépenses sont exactes et à jour, offrant ainsi une visibilité complète sur les dépenses réelles et prévisionnelles de l'entreprise.
Pour ses pigistes et contributeurs, Bauer Media a mis en place un système d'autofacturation via Proactis, qui génère les factures pour le compte des contributeurs et garantit leur paiement selon les conditions convenues grâce à l'intégration SAP. Le processus de gestion des notes de frais, auparavant papier, a également été remplacé par un système entièrement électronique, permettant aux employés de joindre leurs justificatifs au format numérique pour un remboursement plus rapide et des coûts de traitement réduits.