Bauer Media realiseert een volledig geautomatiseerd factuurverwerkings- en betalingsproces met Proactis.
Bauer Media realiseerde met Proactis een volledig geautomatiseerd facturatieproces, waardoor P2P-betalingen werden afgedwongen, het principe 'Geen inkooporder, geen betaling' werd gehandhaafd en het inzicht in de uitgaven werd verbeterd.
Sector
Media en uitgeverijen
Medewerkers
2000+
Werkt in
Verenigd Koninkrijk / Europa
Systeemintegratie
SAP Finance
Klant sinds
2010
Hoe Proactis hielp
“Proactis begrijpt ons bedrijf echt. Door de aard van onze sector is facturering niet altijd even eenvoudig. Vaak zijn onze eisen atypisch, zoals ons zelffactureringsproces, maar Proactis heeft samen met ons een ideale oplossing gevonden.”
Hoofd transactieverwerking, Bauer Media Group
Gestroomlijnde factuurverwerking gerealiseerd, waarbij inkoop en financiën naadloos met elkaar verbonden zijn via SAP-integratie.
Het is nu mogelijk om inkoopfacturen direct in SAP te bekijken en goed te keuren met één druk op de knop.
Biedt volledig en actueel inzicht in alle crediteurentransacties en geplande uitgaven.
Een strikt 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid ingevoerd, waarbij niet-conforme facturen automatisch worden teruggestuurd naar leveranciers.
Het personeel van de afdeling crediteurenadministratie werd ontlast van handmatige verwerkingstaken, waardoor ze zich konden richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Een geautomatiseerd zelffactureringsproces voor freelancers en medewerkers is geïntroduceerd, waardoor tijdige betaling volgens de afspraken wordt gegarandeerd.
Het papieren systeem voor onkostenverwerking is vervangen door een volledig elektronisch systeem, waardoor de verwerkingskosten zijn verlaagd en de controlemechanismen beter traceerbaar zijn.
Het aantal vragen van leveranciers is aanzienlijk verminderd dankzij snellere en transparantere betalingsprocessen.
Overzicht
Bauer Media, onderdeel van Europa's grootste particuliere media- en uitgeversgroep, centraliseerde zijn crediteurenadministratie en breidde zijn bestaande Proactis Invoice Capture-oplossing uit om een volledig geautomatiseerd factuurverwerkingsproces te realiseren, van inkooporder tot betaling. Het resultaat is een volledig geautomatiseerd proces van begin tot eind, met inzicht in de uitgaven, een strikt 'geen inkooporder, geen betaling'-beleid en crediteurenmedewerkers die zich kunnen richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Uitdaging
Bauer Media maakt deel uit van de Bauer Media Group, Europa's grootste particuliere media- en uitgeversgroep, die miljoenen mensen wereldwijd bereikt via meer dan 600 tijdschriften, ruim 400 digitale mediakanalen en meer dan 100 radio- en televisiestations.
De groep bestaat uit vele entiteiten en er is besloten om de crediteurenadministratie te centraliseren, zodat alle facturen op één locatie worden verwerkt. Dit verbetert de controle, het inzicht en de efficiëntie. Voorheen waren papieren facturen verspreid over verschillende locaties, was het inzicht in de kosten beperkt en had het crediteurenteam geen betrouwbare manier om betalingstermijnen aan leveranciers door te geven.
De verwerking van onkosten was ook zeer arbeidsintensief – handmatig beheerd via spreadsheets, met papieren bonnetjes die per post werden verzonden. Bonnetjes raakten vaak kwijt en het proces was moeilijk te controleren. Bauer Media had behoefte aan een oplossing die een volledig geautomatiseerd proces, volledige kosteninzicht en een efficiëntere, controleerbare aanpak voor onkosten en leveranciersbetalingen mogelijk maakte.
Oplossing
Bauer Media heeft zijn bestaande Proactis Invoice Capture-implementatie uitgebreid om een volledig geautomatiseerd proces te realiseren, van inkooporder tot betaling. Door inkoopordernummers op facturen te vermelden en Proactis naadloos te integreren met SAP, worden de meeste facturen nu automatisch verwerkt zonder handmatige tussenkomst. Eventuele afwijkingen of fouten worden automatisch via de Proactis-workflow naar de relevante bedrijfseenheid doorgestuurd, wat zowel de snelheid als de traceerbaarheid verbetert.
Proactis stelde Bauer Media ook in staat om een 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid in te voeren. Facturen die zonder geldig inkoopordernummer worden ontvangen, worden automatisch teruggestuurd naar de leverancier voor correctie. Alle uitgavengegevens worden nauwkeurig en actueel bijgehouden, waardoor er volledig inzicht is in de werkelijke en geplande uitgaven binnen het bedrijf.
Voor de freelancers en medewerkers heeft Bauer Media een zelffactureringsproces geïmplementeerd met Proactis. Dit systeem genereert facturen namens de medewerkers en zorgt ervoor dat alle betalingen volgens de afgesproken voorwaarden worden voldaan dankzij de SAP-integratie. Het papieren onkostenproces is ook vervangen door een volledig elektronisch systeem, waardoor medewerkers bonnetjes digitaal kunnen bijvoegen voor snellere vergoedingen en lagere verwerkingskosten.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.