Die Kluft zwischen Einkauf und Finanzen kostet mehr, als Sie denken.

Zunächst einmal trifft keine der beiden Mannschaften die Schuld.

Den besten Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen, bedeutet, einen einfachen, wiederholbaren Einkaufsprozess zu implementieren, der sowohl für den Einkauf als auch für die Finanzabteilung funktioniert.

Die Aufgabe, tragfähige Verträge auszuhandeln und genehmigte Lieferantenwege festzulegen, liegt beim Einkauf, während die Finanzabteilung Budgets erstellt, den Cashflow überwacht und Zahlungen verwaltet. Der Mehrwert, den die beiden Teams schaffen, hängt davon ab, die Lücke zwischen diesen Punkten zu schließen: den alltäglichen Kaufentscheidungen der Mitarbeiter im operativen Geschäft.

Wenn Einkäufe außerhalb des vereinbarten Beschaffungswegs erfolgen, hat die Finanzabteilung keinen Überblick, und der vom Einkauf erzielte Wert wird geschmälert. Bei Hunderten oder Tausenden von Einkäufen summieren sich die Ausgaben außerhalb des Vertrags. Zeit geht durch die Klärung der daraus resultierenden Ausnahmen verloren. Die Budgetplanung basiert auf einem unvollständigen Bild der Ausgaben.

Um diese Lücke zu schließen, müssen der Finanzvorstand und die wichtigsten Stakeholder den gesamten Prozess verantworten und einen einheitlichen, kontrollierten Einkaufsweg für alle Abteilungen als Standard etablieren. Dadurch erhält die Finanzabteilung einen verlässlichen Überblick über die Ausgaben und stellt sicher, dass die vom Einkauf ausgehandelten Vorteile auch tatsächlich realisiert werden.

Doch was führt zum Zusammenbruch des bestehenden Prozesses?

Kosten für die Organisation

Die Auswirkungen zeigen sich in vier Bereichen:

1. Späte Sichtbarkeit

Erfolgt der Einkauf außerhalb des vereinbarten Weges, hat die Finanzabteilung erst mit Rechnungseingang Einblick in die Ausgaben. Zu diesem Zeitpunkt hat sich das Unternehmen bereits zur Zahlung verpflichtet, Ausgabenentscheidungen wurden ohne aktuelle Informationen getroffen, die Liquiditätsplanung ist weniger verlässlich, und es besteht keine Möglichkeit mehr zu überprüfen, ob die bestellten Waren oder Dienstleistungen geliefert und abgenommen wurden. Rechtlich ist die Zahlung fällig.

2. Wertverlust

Im Rahmen ihrer Aufgaben verhandelt die Einkaufsabteilung bessere Preise und bevorzugte Lieferantenvereinbarungen. Dieser Vorteil geht verloren, wenn Mitarbeiter nicht bei den zugelassenen Lieferanten zu den vereinbarten Konditionen einkaufen. Unkontrollierte Ausgaben verursachen dem Unternehmen doppelte Kosten: einmal durch entgangene Einsparungen und ein zweites Mal durch den zusätzlichen manuellen Aufwand, der durch außervertragliche Einkäufe entsteht. Die Ausgaben werden fragmentiert, und die Einkaufsabteilung verliert an Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten.

3. Vermeidbare Arbeit

Probleme, die beim Einkauf entstehen, werden an nachgelagerte Bereiche weitergegeben, wo Einkauf und Finanzen sie unter erhöhtem Zeitdruck lösen müssen. Fehlende Genehmigungen, fehlerhafte Kontierungen, Lieferantenanfragen und Preisabweichungen müssen aufgespürt und korrigiert werden, bevor die Zahlung erfolgen kann. Dies bedeutet mehr manuelle Arbeit, langsamere Prozesse und weniger Kapazität zur Verbesserung von Kontrolle und Leistung.

4. Compliance und Lieferantenrisiko

Der Einkauf bei nicht zugelassenen Lieferanten und außerhalb vereinbarter Bedingungen kann die Sorgfaltspflicht umgehen oder das Unternehmen an Bedingungen binden, die nicht ordnungsgemäß geprüft wurden. Dies erhöht das Risiko, ungeeignete Lieferanten zu wählen, und schwächt den vertraglichen Schutz.

Richtlinien und Schulungen reichen nicht aus

Organisationen verfügen bereits über Regeln für zugelassene Lieferanten, Bestellungen und Ausgabenbefugnisse. Solange jedoch Stakeholder-Management, Durchsetzung und Kontrollen nicht in den Einkaufsprozess integriert sind, werden Mitarbeiter weiterhin ohne Vertrag einkaufen, falsche Bestellinformationen eingeben oder die Organisation vor der Genehmigung binden.

Die Leistung der Mitarbeiter wird anhand der unmittelbaren Anforderungen ihrer Aufgaben beurteilt. Bei Zeitdruck wählen sie den schnellsten Weg, um an das Benötigte zu gelangen. Richtlinien und Schulungen können zwar erklären, warum der Prozess wichtig ist, aber sie können nicht bewirken, dass Mitarbeiter den langsameren Einkaufsweg konsequent wählen.

Richtlinien legen die Regeln fest. Kontrolle entsteht durch deren Anwendung bei jedem Kauf.

Wie echte Kontrolle aussieht

Der vereinbarte Kaufweg dürfte am einfachsten zu beschreiten sein.

Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, den richtigen Lieferanten zu finden, den vereinbarten Preis einzuhalten und die erforderlichen Informationen bereitzustellen, ohne den Prozess selbst zusammenstellen zu müssen. Die Genehmigung sollte vor der Bestellung erfolgen, nicht erst nach Erhalt der Rechnung.

Dadurch erhält die Einkaufsabteilung eine direkte Verbindung zwischen den von ihr ausgehandelten Verträgen und den getätigten Einkäufen, während die Finanzabteilung einen früheren und genaueren Überblick über die Ausgaben erhält.

Welchen Nutzen hat dies für die Organisation?

• Realisieren Sie den ausgehandelten Wert

  Die Käufe erfolgen zu den vereinbarten Preisen und Bedingungen.

• Budget- und Prognosegenauigkeit verbessern

  Die Entscheidungen basieren auf der tatsächlichen Ausgabenlage.

• Reduzierung der Betriebskosten

  Weniger Zeit geht durch vermeidbare Untersuchungen und Korrekturen verloren.

• Risiko reduzieren
  Die Lieferanten wurden vor der Auftragserteilung anhand vereinbarter Kriterien geprüft.

Um diese Ergebnisse zu erzielen, müssen Lieferanten-, Vertrags-, Einkaufs- und Finanzdaten in einem einfachen Kaufprozess miteinander verknüpft werden, der direkt am Point of Sale funktioniert.

Wie wir die Lücke schließen

Proactis integriert Beschaffungs- und Finanzkontrollen in den Einkaufsprozess. Zugelassene Lieferanten, Vertragsbedingungen, erforderliche Informationen und Genehmigungen prägen jeden Einkauf.

• Erleichtern Sie den Kaufprozess
  Marketplace bietet Mitarbeitern eine zentrale Plattform, um bei zugelassenen Lieferanten zu finden und einzukaufen. Die Suche nach Verträgen, das Warten auf die Bestätigung von Details durch die Einkaufsabteilung oder die eigenständige Beschaffung von Alternativen entfällt.

• Prüfen Sie den Kauf, bevor Sie die Bestellung aufgeben.
  Purchase-to-Pay erfasst die erforderlichen Details und die Kontierung und leitet den Kauf anschließend durch den korrekten Genehmigungsprozess. Die Finanzabteilung sieht die Kosten erst nach der Genehmigung und nicht erst bei Fälligkeit der Zahlung.

• Vermeiden Sie, dass Kauffehler zu Rechnungsproblemen führen.
  Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung prüft Rechnungen anhand der Lieferanteninformationen und der Bestellung. Je höher die Übereinstimmung und Genauigkeit der Rechnungen ist, desto geringer ist der Aufwand; gleichzeitig werden berechtigte Abweichungen zur Klärung identifiziert.

Unsere Lösungen ermöglichen es Finanzvorständen, Budgets zu schützen und den Zeitverlust durch vermeidbare Einkaufs- und Rechnungsprobleme zu reduzieren. Wir arbeiten zudem mit bestehenden ERP- und Finanzsystemen zusammen, sodass Unternehmen mit den Teilen des Einkaufsprozesses beginnen können, die den größten Wertverlust oder mangelnde Transparenz verursachen, ohne bereits funktionierende Systeme ersetzen zu müssen.

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, an welcher Stelle des Einkaufsprozesses die Kontrollmechanismen nicht mehr greifen, auf die sich Einkauf, Finanzen und die gesamte Organisation verlassen.