De kloof tussen inkoop en financiën kost meer dan je denkt.

Allereerst valt er niets te verwijten: geen van beide teams is schuldig.

Om de beste prijs-kwaliteitverhouding voor uw organisatie te realiseren, moet u een eenvoudig, herhaalbaar inkoopproces implementeren dat zowel voor inkoop als voor financiën werkt.

De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het onderhandelen over sterke contracten en het vaststellen van goedgekeurde leveranciersroutes, terwijl de financiële afdeling budgetten opstelt, de cashflow bewaakt en betalingen beheert. De waarde die de twee teams creëren, hangt af van het overbruggen van de kloof tussen deze punten: de dagelijkse inkoopbeslissingen van de medewerkers op de werkvloer.

Wanneer aankopen buiten de overeengekomen inkooproute plaatsvinden, heeft de financiële afdeling geen inzicht en wordt de waarde die de inkoopafdeling heeft gerealiseerd, uitgehold. Bij honderden of duizenden aankopen lopen de uitgaven buiten het contract flink op. Er gaat tijd verloren met het oplossen van de daaruit voortvloeiende uitzonderingen. Budgetten zijn gebaseerd op een onvolledig beeld van de uitgaven.

Om die kloof te dichten, moeten de CFO en belangrijke stakeholders het bredere proces omarmen en één gecontroleerde inkooproute als standaard invoeren voor alle afdelingen. Dat geeft de financiële afdeling een betrouwbaar overzicht van de uitgaven en zorgt ervoor dat de waarde die de inkoopafdeling onderhandelt ook daadwerkelijk in de praktijk wordt gerealiseerd.

Maar waardoor loopt het bestaande proces vast?

Kosten voor de organisatie

De gevolgen manifesteren zich op vier gebieden:

1. Late zichtbaarheid

Wanneer aankopen buiten de overeengekomen procedure plaatsvinden, heeft de financiële afdeling geen inzicht in de uitgaven totdat de factuur binnenkomt. Op dat moment heeft de organisatie zich aan de kosten verbonden, zijn er bestedingsbeslissingen genomen zonder actuele informatie, is de cashflowplanning minder betrouwbaar en is er geen mogelijkheid om te controleren of de gevraagde goederen of diensten zijn geleverd en geaccepteerd. Wettelijk gezien is de betaling verschuldigd.

2. Waardeverlies

In het kader van haar takenpakket onderhandelt de inkoopafdeling over betere prijzen en voorkeursleveranciers. Deze voordelen gaan verloren wanneer medewerkers niet bij goedgekeurde leveranciers inkopen volgens de afgesproken voorwaarden. Ongeoorloofde uitgaven kosten de organisatie dubbel: eerst door gemiste besparingen en vervolgens door de extra handmatige werkzaamheden die aankopen buiten contract met zich meebrengen. De uitgaven raken versnipperd en de inkoopafdeling verliest onderhandelingsmacht ten opzichte van leveranciers.

3. Vermijdbaar werk

Problemen die tijdens het inkoopproces ontstaan, sijpelen door naar de afdelingen Inkoop en Financiën, die ze onder grotere tijdsdruk moeten oplossen. Ontbrekende goedkeuringen, onjuiste codering, vragen van leveranciers en prijsverschillen moeten allemaal worden opgespoord en gecorrigeerd voordat de betaling kan plaatsvinden. Dit betekent meer handmatig werk, een tragere verwerking en minder mogelijkheden om de controle en prestaties te verbeteren.

4. Compliance en leveranciersrisico

Inkopen doen bij niet-goedgekeurde leveranciers en buiten de overeengekomen voorwaarden om kan de nodige zorgvuldigheid omzeilen of de organisatie vastleggen op voorwaarden die niet goed zijn beoordeeld. Dit verhoogt het risico op ongeschikte leveranciers en een zwakke contractuele bescherming.

Beleid en training zijn niet voldoende.

Organisaties hebben al regels voor goedgekeurde leveranciers, inkooporders en bestedingsbevoegdheid. Maar tenzij stakeholderbeheer, handhaving en controlemechanismen in het inkoopproces worden ingebouwd, zullen medewerkers nog steeds buiten contract om inkopen, onjuiste informatie in inkooporders invoeren of de organisatie vastleggen voordat de goedkeuring is verleend.

Medewerkers worden beoordeeld op de directe eisen van hun functie. Als de tijd dringt, kiezen ze de snelste route om te krijgen wat ze nodig hebben. Beleid en training kunnen uitleggen waarom het proces belangrijk is, maar ze kunnen er niet voor zorgen dat medewerkers consequent voor een langzamere aankooproute kiezen.

Het beleid stelt de regels vast. Controle komt voort uit het consequent toepassen ervan, elke keer dat iemand iets koopt.

Hoe echte controle eruitziet

De overeengekomen aankooproute moet de gemakkelijkst te volgen zijn.

Medewerkers moeten zelfstandig de juiste leverancier kunnen vinden, de overeengekomen prijs kunnen hanteren en de benodigde informatie kunnen verstrekken, zonder zelf het hele proces te hoeven doorlopen. Goedkeuring moet plaatsvinden vóórdat de bestelling wordt geplaatst, niet nadat de factuur is ontvangen.

Dit geeft de inkoopafdeling een directe link tussen de contracten die worden onderhandeld en de aankopen die mensen doen, terwijl de financiële afdeling een eerder en nauwkeuriger beeld heeft van de uitgaven.

Hoe dit de organisatie ten goede komt

• Realiseer de overeengekomen waarde

  Aankopen vinden plaats tegen de overeengekomen prijs en voorwaarden.

• Verbeter de nauwkeurigheid van budgetten en prognoses.

  Beslissingen worden gebaseerd op de feitelijke uitgavenpositie.

• Verlaag de operationele kosten

  Er gaat minder tijd verloren aan vermijdbaar onderzoek en correctie.

• Verminder het risico
  Leveranciers zijn voorafgaand aan de uitgaven gescreend aan de hand van overeengekomen criteria.

Het behalen van deze resultaten is afhankelijk van het koppelen van gegevens over leveranciers, contracten, inkoop en financiën in één eenvoudig inkoopproces dat werkt op het moment van aankoop.

Hoe we de kloof dichten

Proactis integreert inkoop- en financiële controles in het inkoopproces. Goedgekeurde leveranciers, contractvoorwaarden, vereiste informatie en goedkeuringen bepalen elke aankoop.

• Maak het aankoopproces eenvoudiger.
  Marketplace biedt medewerkers één centrale plek om goedgekeurde leveranciers te vinden en hun producten te bestellen. Het is niet langer nodig om contracten te zoeken, te wachten op bevestiging van de inkoopafdeling of zelf alternatieven te zoeken.

• Controleer de aankoop voordat de bestelling wordt geplaatst.
  Purchase-to-Pay legt de benodigde gegevens en codering vast en stuurt de aankoop vervolgens door de juiste goedkeuringsprocedure. De financiële afdeling kan de kosten direct na goedkeuring inzien, in plaats van ze pas te ontdekken wanneer de betaling verschuldigd is.

• Voorkom dat aankoopfouten problemen met facturen worden.
  AP Automation controleert facturen aan de hand van de leveranciersgegevens en de inkooporder. Hoe beter de facturen overeenkomen en hoe nauwkeuriger ze zijn, hoe minder inspanning er nodig is. Echte afwijkingen worden geïdentificeerd en opgelost.

Onze oplossingen stellen CFO's in staat om budgetten te beschermen en de tijd die verloren gaat aan vermijdbare inkoop- en facturatieproblemen te verminderen. We werken bovendien samen met bestaande ERP- en financiële systemen, zodat organisaties kunnen beginnen met de onderdelen van het inkoopproces die het grootste verlies aan waarde of inzicht veroorzaken, zonder te hoeven vervangen wat al goed werkt.

De eerste stap is vaststellen waar het inkoopproces niet langer de controles toepast waarop Inkoop, Financiën en de rest van de organisatie vertrouwen.