Le fossé entre les achats et la finance coûte plus cher que vous ne le pensez.

Tout d'abord, aucune des deux équipes n'est en faute.

Pour garantir le meilleur rapport qualité-prix à votre organisation, il est essentiel de mettre en œuvre un processus d'achat simple et reproductible, efficace aussi bien pour les achats que pour les finances.

La négociation de contrats solides et la mise en place de circuits d'approvisionnement agréés relèvent de la responsabilité des Achats, tandis que la Finance établit les budgets, suit les flux de trésorerie et gère les paiements. La valeur ajoutée de ces deux équipes repose sur leur capacité à faciliter la communication entre ces deux fonctions : les décisions d'achat quotidiennes prises par les employés en contact direct avec la clientèle.

Lorsque des achats sont effectués en dehors du circuit d'achat convenu, le service financier n'a aucune visibilité et la valeur obtenue par les achats est compromise. Sur des centaines, voire des milliers d'achats, les dépenses hors contrat s'accumulent. Le traitement des exceptions qui en résultent engendre une perte de temps considérable. Les budgets reposent sur une vision incomplète des dépenses.

Pour combler cet écart, il est essentiel que le directeur financier et les principales parties prenantes s'approprient le processus global et instaurent une procédure d'achat unique et contrôlée comme norme pour tous les services. Cela permettra à la direction financière d'avoir une vision fiable des dépenses et contribuera à garantir que la valeur négociée par le service des achats se concrétise dans les faits.

Mais qu'est-ce qui provoque la défaillance du processus existant ?

Coûts pour l'organisation

Les impacts se manifestent dans quatre domaines :

1. Visibilité tardive

Lorsque les achats sont effectués hors circuit convenu, le service financier n'a aucune visibilité sur les dépenses avant réception de la facture. À ce stade, l'entreprise est engagée financièrement, les décisions de dépenses sont prises sans informations à jour, la planification de la trésorerie est moins fiable et il est impossible de contester la fourniture et l'acceptation des biens ou services commandés. Le paiement est alors exigible légalement.

2. Valeur perdue

Dans le cadre de ses missions, le service des achats négocie des prix plus avantageux et des accords avec des fournisseurs privilégiés. Cet avantage est perdu lorsque le personnel n'achète pas auprès des fournisseurs agréés selon les conditions convenues. Les achats non contractuels coûtent doublement à l'organisation : d'une part, les économies manquées, et d'autre part, le travail manuel supplémentaire qu'ils engendrent. Les dépenses se fragmentent et le service des achats perd de son influence auprès des fournisseurs.

3. Travaux évitables

Les problèmes rencontrés lors des achats se répercutent en aval, où les services Achats et Finance doivent les résoudre dans des délais encore plus serrés. Approbations manquantes, codages incorrects, demandes d'informations auprès des fournisseurs et écarts de prix doivent tous être identifiés et corrigés avant que le paiement puisse être effectué. Cela engendre davantage de travail manuel, un ralentissement des processus et une capacité réduite à améliorer le contrôle et la performance.

4. Conformité et risque fournisseur

Le recours à des fournisseurs non agréés et à des conditions non convenues peut contourner les vérifications préalables ou engager l'organisation à respecter des conditions qui n'ont pas été correctement examinées. Cela accroît le risque de tomber sur des fournisseurs inadaptés et de bénéficier d'une protection contractuelle insuffisante.

Les politiques et la formation ne suffisent pas

Les organisations disposent déjà de règles concernant les fournisseurs agréés, les bons de commande et les autorisations de dépenses. Toutefois, en l'absence de gestion des parties prenantes, de contrôle et d'application des règles intégrées au processus d'achat, les employés continueront d'acheter hors contrat, de saisir des informations erronées concernant les bons de commande ou d'engager l'organisation avant approbation.

Le personnel est évalué en fonction des exigences immédiates de ses fonctions. En cas d'urgence, il privilégiera la solution la plus rapide pour obtenir ce dont il a besoin. Les politiques et les formations peuvent expliquer l'importance du processus, mais elles ne peuvent pas imposer systématiquement aux employés une méthode d'achat plus lente.

La politique définit les règles. Le contrôle s'effectue en appliquant ces règles à chaque achat.

À quoi ressemble un véritable contrôle

La voie d'achat convenue devrait être la plus facile à suivre.

Les employés doivent pouvoir trouver le fournisseur adéquat, appliquer le prix convenu et fournir les informations requises sans avoir à reconstituer eux-mêmes le processus. L'approbation doit intervenir avant la passation de la commande, et non après réception de la facture.

Cela permet au service des achats d'établir un lien direct entre les contrats qu'il négocie et les achats effectués, tandis que le service financier dispose d'une vision plus précoce et plus précise des dépenses.

En quoi cela profite à l'organisation

• Réaliser la valeur négociée

  Les achats sont effectués selon les prix et conditions convenus.

• Améliorer la précision des budgets et des prévisions

  Les décisions sont prises en fonction de la situation budgétaire réelle.

• Réduire les coûts d'exploitation

  On perd moins de temps en investigations et corrections évitables.

• Réduire les risques
  Les fournisseurs ont été sélectionnés selon des critères convenus avant toute dépense.

Pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire de connecter les données relatives aux fournisseurs, aux contrats, aux achats et aux finances dans un parcours d'achat simple et fonctionnel au point de vente.

Comment combler l'écart

Proactis intègre les contrôles d'approvisionnement et de finance au processus d'achat. Les fournisseurs agréés, les conditions contractuelles, les informations requises et les approbations encadrent chaque achat.

• Simplifiez le processus d'achat
  La plateforme Marketplace permet aux employés de trouver et d'acheter auprès de fournisseurs agréés en un seul endroit. Fini la recherche de contrats, l'attente de confirmations du service des achats ou la recherche de solutions alternatives par eux-mêmes.

• Contrôlez votre achat avant de passer commande.
  Le module « Purchase-to-Pay » recueille les informations et les codes nécessaires, puis transmet la demande d'achat au circuit d'approbation approprié. Le service financier peut ainsi visualiser le coût une fois la demande approuvée, au lieu de le découvrir à l'échéance du paiement.

• Évitez que les erreurs d'achat ne se transforment en problèmes de facturation.
  Le système AP Automation vérifie la conformité des factures avec les informations du fournisseur et le bon de commande. Plus les factures sont conformes et exactes, moins le travail est important, et les anomalies réelles sont identifiées et corrigées.

Nos solutions permettent aux directeurs financiers de maîtriser leur budget et de réduire les pertes de temps liées aux problèmes d'achats et de facturation évitables. Elles s'intègrent également aux systèmes ERP et financiers existants, permettant ainsi aux entreprises de cibler les étapes du processus d'achat les plus sources de pertes de valeur ou de manque de visibilité, sans remplacer les systèmes déjà opérationnels.

La première étape consiste à identifier à quel moment le processus d'achat cesse d'appliquer les contrôles sur lesquels s'appuient les services des achats, des finances et l'ensemble de l'organisation.