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Automatisierung des Vertragsmanagements zur Steigerung von Kontrolle und Transparenz
Automatisierung des Vertragsmanagements zur Steigerung von Kontrolle und Transparenz
Von Ilija Ugrinic, Direktor für kommerzielle Lösungen, wie auf Supply Chain Digital veröffentlicht
Angesichts der Rezession in Großbritannien, der Herausforderungen in der Energieversorgung und der Krise der Lebenshaltungskosten versuchen Unternehmen jeder Größe, Störungen zu bewältigen und zu minimieren – und steigende Zinssätze sowie eine sich verlangsamende Weltwirtschaft treffen mittelständische Unternehmen besonders hart.
Viele Unternehmen können die enormen Kostensteigerungen in ihren Lieferketten nicht einfach ignorieren und müssen an anderer Stelle Kosten einsparen. Einem aktuellen Bericht zufolge hat ein Drittel der mittelständischen Unternehmen in Großbritannien ihre Strukturen angepasst, um den explodierenden Kosten entgegenzuwirken, und weitere 38 % planen dies.
Andere Unternehmen sehen sich möglicherweise mit Kosteneinsparungsmaßnahmen wie Budgetkürzungen konfrontiert. Daher muss der Fokus stattdessen auf interne Abläufe und Verfahren gerichtet werden – es gilt, Wege zu finden, um durch Automatisierung und den Einsatz von Software effizientere Prozesse zu schaffen und so schnell Vorteile zu erzielen.
Automatisierung von Verfahren
Da jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Automatisierung zu nutzen und die Prozesse im gesamten Source-to-Pay-Zyklus (S2P) zu verbessern – von bevorzugten Lieferantenmodellen und Kategorienmanagement bis hin zu optimierter Rechnungsstellung und der Steuerung der Ausgaben im Rahmen von Verträgen als Teil eines geführten Einkaufserlebnisses.
Automatisierung kann Unternehmen helfen, den maximalen Nutzen zu erzielen, indem sie Transparenz über die Ausgaben ermöglicht und eine solide Grundlage für die Analyse der Vertrags- und Lieferantenperformance schafft – mit dem Potenzial für erhebliche Kosteneinsparungen. Manuelle, dezentrale Prozesse führen oft dazu, dass Verträge an verschiedenen Orten abgelegt werden, was zu doppelten Vereinbarungen und häufig zur automatischen Vertragsverlängerung führt. Dadurch werden Gelegenheiten zur Neuverhandlung verpasst und letztendlich die Ausgaben nicht transparent dargestellt.
Unsere Proactis-Lösung für Vertragsmanagement ermöglicht eine deutlich kontrolliertere und transparentere Überwachung der Ausgaben im Rahmen von Lieferantenverträgen. Die Lösung kann anstehende Termine und Details automatisch für Category Manager im Einkauf oder andere berechtigte Personen im Unternehmen übersichtlich hervorheben und so den Arbeitsaufwand für die Dokumentenprüfung erheblich reduzieren.
Dadurch verringert sich nicht nur das Risiko, dass Verträge auslaufen oder sich automatisch verlängern, sondern es können auch wertvolle Ressourcen für andere Aufgaben eingesetzt werden, die Wachstum und Zukunftsplanung erleichtern.
Angesichts der Rezession in Großbritannien, der Herausforderungen in der Energieversorgung und der Krise der Lebenshaltungskosten versuchen Unternehmen jeder Größe, Störungen zu bewältigen und zu minimieren – und steigende Zinssätze sowie eine sich verlangsamende Weltwirtschaft treffen mittelständische Unternehmen besonders hart.
Viele Unternehmen können die enormen Kostensteigerungen in ihren Lieferketten nicht einfach ignorieren und müssen an anderer Stelle Kosten einsparen. Einem aktuellen Bericht zufolge hat ein Drittel der mittelständischen Unternehmen in Großbritannien ihre Strukturen angepasst, um den explodierenden Kosten entgegenzuwirken, und weitere 38 % planen dies.
Andere Unternehmen sehen sich möglicherweise mit Kosteneinsparungsmaßnahmen wie Budgetkürzungen konfrontiert. Daher muss der Fokus stattdessen auf interne Abläufe und Verfahren gerichtet werden – es gilt, Wege zu finden, um durch Automatisierung und den Einsatz von Software effizientere Prozesse zu schaffen und so schnell Vorteile zu erzielen.
Automatisierung von Verfahren
Da jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Automatisierung zu nutzen und die Prozesse im gesamten Source-to-Pay-Zyklus (S2P) zu verbessern – von bevorzugten Lieferantenmodellen und Kategorienmanagement bis hin zu optimierter Rechnungsstellung und der Steuerung der Ausgaben im Rahmen von Verträgen als Teil eines geführten Einkaufserlebnisses.
Automatisierung kann Unternehmen helfen, den maximalen Nutzen zu erzielen, indem sie Transparenz über die Ausgaben ermöglicht und eine solide Grundlage für die Analyse der Vertrags- und Lieferantenperformance schafft – mit dem Potenzial für erhebliche Kosteneinsparungen. Manuelle, dezentrale Prozesse führen oft dazu, dass Verträge an verschiedenen Orten abgelegt werden, was zu doppelten Vereinbarungen und häufig zur automatischen Vertragsverlängerung führt. Dadurch werden Gelegenheiten zur Neuverhandlung verpasst und letztendlich die Ausgaben nicht transparent dargestellt.
Unsere Proactis-Lösung für Vertragsmanagement ermöglicht eine deutlich kontrolliertere und transparentere Überwachung der Ausgaben im Rahmen von Lieferantenverträgen. Die Lösung kann anstehende Termine und Details automatisch für Category Manager im Einkauf oder andere berechtigte Personen im Unternehmen übersichtlich hervorheben und so den Arbeitsaufwand für die Dokumentenprüfung erheblich reduzieren.
Dadurch verringert sich nicht nur das Risiko, dass Verträge auslaufen oder sich automatisch verlängern, sondern es können auch wertvolle Ressourcen für andere Aufgaben eingesetzt werden, die Wachstum und Zukunftsplanung erleichtern.
Transparente Zugänglichkeit
Mit dem Recht Digitale Werkzeuge zur Unterstützung von OrganisationenMitarbeiter sollten jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen haben, um bei der Auswahl der passenden Lieferanten und Verträge ein zielgerichtetes Einkaufserlebnis zu ermöglichen. Die modularen Lösungen von Proactis lassen sich in ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oder Finanzsysteme integrieren und bieten somit Optionen für Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors.
Die rasche Implementierung und die damit verbundenen Vorteile solcher Lösungen sind erheblich. Die Kosten des Nichtstuns können die Kosten der Systemimplementierung bei Weitem übersteigen, da die Anzahl der Lieferanten und Verträge stetig wächst und gleichzeitig die Ausgaben nicht transparent sind.
Durch die Wahl des richtigen Softwarepartners können Unternehmen deutlich schneller wiederholbare und nachhaltige Ergebnisse erzielen als mit einem traditionellen Ansatz bei der Beschaffung und dem Vertragsmanagement. Dadurch werden Einsparmöglichkeiten nicht mehr verpasst.