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Automatiser la gestion des contrats pour renforcer le contrôle et la transparence
Automatiser la gestion des contrats pour renforcer le contrôle et la transparence
Par Ilija Ugrinic, directeur des solutions commerciales, comme on peut le lire sur Supply Chain Digital
Face à la récession, aux difficultés d'approvisionnement énergétique et à la crise du coût de la vie au Royaume-Uni, les entreprises de toutes tailles cherchent à gérer et à minimiser les perturbations – et la hausse des taux d'intérêt ainsi que le ralentissement de l'économie mondiale frappent particulièrement durement les entreprises de taille moyenne.
Nombre d'entreprises sont incapables d'ignorer la forte hausse des coûts de leurs chaînes d'approvisionnement et doivent trouver des solutions pour réaliser des économies ailleurs. Un rapport récent a révélé qu'un tiers des PME britanniques se sont restructurées afin d'atténuer l'envolée des coûts, et que 38 % supplémentaires envisagent de le faire.
D'autres entreprises peuvent être confrontées à des mesures de réduction des coûts, telles que des budgets allégés. Il est donc essentiel de se concentrer sur les pratiques et procédures internes, en identifiant des moyens de créer des processus plus efficaces grâce à l'automatisation et à l'adoption de logiciels permettant d'obtenir rapidement des résultats concrets.
Automatisation des procédures
Chaque entreprise ayant des besoins différents, il existe de multiples façons d'utiliser l'automatisation et d'améliorer les processus tout au long du cycle Source-to-Pay (S2P) – des modèles de fournisseurs privilégiés et de la gestion des catégories, en passant par la facturation optimisée et la conduite des dépenses par rapport aux contrats dans le cadre d'une expérience d'achat guidée.
L'automatisation permet aux organisations d'optimiser leurs investissements en améliorant la visibilité des dépenses et en leur fournissant une base solide pour analyser la performance de leurs contrats et fournisseurs, avec à la clé des économies potentielles considérables. Les processus manuels et décentralisés entraînent souvent un archivage des contrats à différents endroits, ce qui engendre des doublons et, fréquemment, des renouvellements automatiques. Il en résulte des occasions manquées de renégocier et, au final, un manque de visibilité sur les dépenses.
Notre solution de gestion des contrats Proactis rend le suivi des dépenses liées aux contrats fournisseurs beaucoup plus contrôlé et transparent. Elle peut automatiquement mettre en évidence les dates importantes et les détails pour les responsables de catégorie au sein du service des achats ou pour les personnes concernées dans l'ensemble de l'organisation, de manière simple et accessible, réduisant ainsi le temps consacré à l'examen des documents.
Cela réduit non seulement le risque d'expiration ou de reconduction automatique des contrats, mais cela permet également de réaffecter des ressources précieuses à d'autres tâches susceptibles de faciliter la croissance et la planification future.
Face à la récession, aux difficultés d'approvisionnement énergétique et à la crise du coût de la vie au Royaume-Uni, les entreprises de toutes tailles cherchent à gérer et à minimiser les perturbations – et la hausse des taux d'intérêt ainsi que le ralentissement de l'économie mondiale frappent particulièrement durement les entreprises de taille moyenne.
Nombre d'entreprises sont incapables d'ignorer la forte hausse des coûts de leurs chaînes d'approvisionnement et doivent trouver des solutions pour réaliser des économies ailleurs. Un rapport récent a révélé qu'un tiers des PME britanniques se sont restructurées afin d'atténuer l'envolée des coûts, et que 38 % supplémentaires envisagent de le faire.
D'autres entreprises peuvent être confrontées à des mesures de réduction des coûts, telles que des budgets allégés. Il est donc essentiel de se concentrer sur les pratiques et procédures internes, en identifiant des moyens de créer des processus plus efficaces grâce à l'automatisation et à l'adoption de logiciels permettant d'obtenir rapidement des résultats concrets.
Automatisation des procédures
Chaque entreprise ayant des besoins différents, il existe de multiples façons d'utiliser l'automatisation et d'améliorer les processus tout au long du cycle Source-to-Pay (S2P) – des modèles de fournisseurs privilégiés et de la gestion des catégories, en passant par la facturation optimisée et la conduite des dépenses par rapport aux contrats dans le cadre d'une expérience d'achat guidée.
L'automatisation permet aux organisations d'optimiser leurs investissements en améliorant la visibilité des dépenses et en leur fournissant une base solide pour analyser la performance de leurs contrats et fournisseurs, avec à la clé des économies potentielles considérables. Les processus manuels et décentralisés entraînent souvent un archivage des contrats à différents endroits, ce qui engendre des doublons et, fréquemment, des renouvellements automatiques. Il en résulte des occasions manquées de renégocier et, au final, un manque de visibilité sur les dépenses.
Notre solution de gestion des contrats Proactis rend le suivi des dépenses liées aux contrats fournisseurs beaucoup plus contrôlé et transparent. Elle peut automatiquement mettre en évidence les dates importantes et les détails pour les responsables de catégorie au sein du service des achats ou pour les personnes concernées dans l'ensemble de l'organisation, de manière simple et accessible, réduisant ainsi le temps consacré à l'examen des documents.
Cela réduit non seulement le risque d'expiration ou de reconduction automatique des contrats, mais cela permet également de réaffecter des ressources précieuses à d'autres tâches susceptibles de faciliter la croissance et la planification future.
Accessibilité transparente
Avec le droit des outils numériques en place pour soutenir les organisationsLes employés doivent pouvoir accéder à l'information pertinente au moment opportun, ce qui leur permettra de bénéficier d'une expérience d'achat plus ciblée auprès des fournisseurs et pour les contrats les plus adaptés. Les solutions modulaires de Proactis s'intègrent aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou aux systèmes financiers, offrant ainsi des options aux organisations des secteurs public et privé.
La mise en œuvre rapide et les bénéfices concrets de telles solutions sont considérables. Le coût de l'inaction peut largement dépasser celui de la mise en place de ces systèmes, car le nombre de fournisseurs et de contrats ne cesse de croître, aggravé par un manque de visibilité sur les dépenses.
En faisant appel au bon partenaire logiciel, les organisations peuvent constater des résultats reproductibles et durables beaucoup plus rapidement qu'avec une approche traditionnelle de l'approvisionnement et de la gestion des contrats, ce qui signifie qu'elles ne manquent plus d'opportunités d'économies.