Die Mears Group steigert die Effizienz ihrer Anlagentechnik mit Proactis um 500 %.
Die Mears Group steigerte die Kreditorenbuchhaltung mit Proactis von 20.000 auf 100.000 Rechnungen pro Monat und verfünffachte so die Effizienz, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
Sektor
Gehäuse
Mitarbeiter
Mehr als 16.000
Systemintegration
SunSystems Finance
Rechnungen verarbeitet
Mehr als eine Million pro Jahr
Kunde seit
2005
Wie Proactis geholfen hat
„Vor Proactis bearbeiteten wir mit einem Team von 8 Mitarbeitern monatlich 20.000 Rechnungen. Heute sind es 100.000. Wir haben das zusätzliche Wachstum ohne zusätzliche Ressourcen bewältigt und gleichzeitig die Genauigkeit und das Reporting verbessert.“
Konzernfinanzcontroller, Mears-Gruppe
Die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung wurde um 500 % gesteigert, die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen stieg von 20.000 auf 100.000 pro Monat mit demselben achtköpfigen Team.
Das erhebliche Geschäftswachstum wurde ohne zusätzliche Kreditorenbuchhaltungsressourcen aufgefangen.
Verbesserte Genauigkeit und Berichtsfunktion im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess
Verbesserte Kontrolle, Transparenz und Compliance in den Kreditorenprozessen der Gruppe.
Es wurden bewährte Kontrollverfahren eingeführt, die zuvor mit manueller Bearbeitung nicht realisierbar waren.
Ermöglichte die Verarbeitung von Papier-, PDF- und XML-Rechnungen über eine einzige, einheitliche Plattform.
Nahtlos integriert in die bestehenden Beschaffungs- und Finanzsysteme von SunSystems der Gruppe.
Wir stellten eine skalierbare Plattform zur Rechnungsautomatisierung bereit, um das kontinuierliche Geschäftswachstum und die zukünftige Einführung elektronischer Rechnungen zu unterstützen.
Überblick
Die Mears Group ist in Zusammenarbeit mit sozialen Wohnungsbaugesellschaften für die Instandhaltung, Reparatur und Modernisierung der Wohnungen Hunderttausender Menschen verantwortlich und beschäftigt über 16.000 Mitarbeiter in ganz Großbritannien. Angesichts des rasanten Geschäftswachstums und eines manuellen, papierbasierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses, der zunehmend ineffizient wurde, implementierte Mears die Lösung Proactis Invoice Capture, integriert in die Finanzplattform SunSystems. Das Ergebnis war eine Steigerung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung um 500 % – von 20.000 auf 100.000 verarbeitete Rechnungen pro Monat bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl.
Herausforderung
Die Mears Group ist einer der führenden Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Wohnungsbau, -reparatur und -verbesserung in Großbritannien und arbeitet partnerschaftlich mit Kunden aus dem sozialen Wohnungsbau zusammen, um die Wohnungen von Hunderttausenden von Menschen im ganzen Land instand zu halten.
Das rasante Wachstum der Gruppe – sowohl organisch als auch durch Akquisitionen – führte schnell dazu, dass die bestehenden Prozesse der Kreditorenbuchhaltung an ihre Grenzen stießen. Mit einem manuellen, papierbasierten Ansatz zur Rechnungsbearbeitung verarbeitete ein achtköpfiges Team monatlich 20.000 Rechnungen. Bei diesem Wachstumstempo hätte ein Fortführen ohne Anpassungen eine deutliche Aufstockung des Personals in der Kreditorenbuchhaltung erfordert, um mit dem steigenden Volumen Schritt zu halten.
Mears benötigte eine Lösung, die die Rechnungsverarbeitung automatisieren und skalieren konnte, sich nahtlos in die Finanzplattform SunSystems integrieren ließ und die ambitionierte Wachstumsstrategie des Konzerns unterstützen konnte, ohne dabei proportionale Ressourcenkosten zu verursachen.
Lösung
Nach einer eingehenden Analyse der Anforderungen der Gruppe implementierte Proactis in zwei Phasen eine Lösung zur Rechnungsautomatisierung unter Anwendung der PRINCE2-Projektmanagementmethodik. Der Ansatz führte Best-Practice-Techniken ein, um die vollständige Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses zu gewährleisten.
Die Lösung – ein System zum Scannen und intelligenten Erfassen von Daten – ermöglicht das sofortige Scannen aller eingehenden Eingangsrechnungen. Wichtige Informationen werden automatisch extrahiert und validiert, wodurch der manuelle Eingabeaufwand minimiert wird. Die Plattform unterstützt zudem elektronische Rechnungen im XML- und PDF-Format und lässt sich nahtlos in das konzerninterne Beschaffungssystem sowie die Finanzlösung von SunSystems integrieren.
Proactis beriet zudem während der gesamten Implementierung zu Best-Practice-Kontrollen und verbesserte so die Kostenkontrolle, die Transparenz der Ausgaben und die Compliance im gesamten Unternehmen – und schuf damit eine skalierbare Plattform, die das kontinuierliche Wachstum von Mears unterstützt.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
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