Artikel voor het eerst gepubliceerd in december 2023.
De Britse aanbestedingswet van 2023 markeert een aanzienlijke verandering in het landschap van overheidsaanbestedingen, en het Cabinet Office heeft informeel aangekondigd dat het "werkt aan een ingangsdatum" van maandag 28 oktober 2024 voor de inwerkingtreding van de wet.
Volgens de Britse regering is het nieuwe wetsvoorstel erop gericht "het Britse aanbestedingssysteem te hervormen, zodat het sneller, eenvoudiger, transparanter en beter afgestemd is op de behoeften van het Verenigd Koninkrijk, terwijl het tegelijkertijd voldoet aan onze internationale verplichtingen".
Met een aanzienlijk jaarlijks budget van 300 miljard pond op het spel, heeft de wet tot doel het aanbestedingsproces te moderniseren, te vereenvoudigen en transparanter te maken. Deze transformatie biedt zowel kansen als uitdagingen voor aanbestedingsafdelingen in het hele Verenigd Koninkrijk.
Het is algemeen erkend dat een geïntegreerde aanpak van strategische inkoop de slimste keuze is, waarbij Financiën en Inkoop nauw samenwerken op strategisch niveau, wat leidt tot meer efficiëntie, dieper inzicht en betere processen. Het belang van deze samenwerking wordt duidelijk onderstreept door de Inkoopwet, die het gebruik van elektronische facturering Als essentieel onderdeel van strategische inkoop komen onderwerpen aan bod zoals de hoeveelheid benodigde informatie, de nauwkeurigheid van de gegevens, de geldigheid van de factuur, de snelheid van betaling en de naleving van de regelgeving voor elektronische facturering.
Gebruikmaken van e-facturering Het kan menselijke fouten verminderen bij aspecten zoals gegevensinvoer en de relaties met leveranciers verbeteren doordat leveranciers hun facturen kunnen volgen, van begin tot eind, inclusief de betalingsautorisatie. Handmatige verwerking behoort tot het verleden, omdat technologie een breed scala aan papieren en elektronische formaten automatisch kan omzetten in systeemklare elektronische gegevens. Dit draagt bij aan de doelstelling van de overheid om te streven naar een duurzamere toekomst.
De Britse aanbestedingswet is een baanbrekende hervorming die een strategische en proactieve reactie van inkoopafdelingen vereist. Door deze veranderingen te omarmen en zich adequaat voor te bereiden, kunnen zowel inkoop- als financiële teams niet alleen voldoen aan de nieuwe regelgeving, maar ook meer waarde en efficiëntie in hun werkzaamheden realiseren. Dit is een unieke kans om de overheidsaanbestedingen in het Verenigd Koninkrijk opnieuw te definiëren en ze transparanter, efficiënter en inclusiever te maken.
Proactis ondersteunt al meer dan 30 jaar strategische inkoop en is bij uitstek geschikt om organisaties te helpen voldoen aan de eisen van de wet en hen te begeleiden bij de noodzakelijke transformaties in lijn met de veranderingen. Onze expertise op het gebied van sourcing, leveranciersrelatiebeheer (SRM), contractbeheer en e-facturering maakt ons de ideale partner. We staan bovendien in regelmatig contact met het Cabinet Office, waarmee we een langdurige relatie onderhouden, om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de wet.
Volgens de Britse regering is het nieuwe wetsvoorstel erop gericht "het Britse aanbestedingssysteem te hervormen, zodat het sneller, eenvoudiger, transparanter en beter afgestemd is op de behoeften van het Verenigd Koninkrijk, terwijl het tegelijkertijd voldoet aan onze internationale verplichtingen".
Met een aanzienlijk jaarlijks budget van 300 miljard pond op het spel, heeft de wet tot doel het aanbestedingsproces te moderniseren, te vereenvoudigen en transparanter te maken. Deze transformatie biedt zowel kansen als uitdagingen voor aanbestedingsafdelingen in het hele Verenigd Koninkrijk.
Consolidatie en vereenvoudiging
De wet consolideert meer dan 350 aanbestedingsregels in één enkel kader, wat een gestroomlijnder proces belooft. Inkoopafdelingen moeten zich aanpassen aan dit uniforme systeem, wat een grondig begrip van de nieuwe regels en procedures vereist. Deze verandering zal de administratieve lasten verminderen en een meer gerichte aanpak van de inkoop mogelijk maken.Gebruikmaken van een centraal digitaal platform
Het gebruik van een centraal digitaal platform voor leveranciersregistratie en offertebeheer zal een grote verandering teweegbrengen. Inkoopteams moeten bedreven raken in het gebruik van dergelijke platforms om de efficiëntie te maximaliseren en een bredere leveranciersbasis aan te boren. Deze digitale verschuiving vereist bijscholing en mogelijk herstructurering binnen afdelingen om de digitale aanpak te kunnen implementeren.Nieuwe principes en doelstellingen
De wet legt de nadruk op waar voor je geld, het algemeen belang en integriteit. Inkoopafdelingen moeten hun criteria en processen herzien om in lijn te komen met deze principes. Dit houdt een meer holistische evaluatie van offertes in, waarbij niet alleen de kosten, maar ook de bredere impact en de ethische normen van leveranciers in overweging worden genomen. Dit is waar leveranciersmanagement En kwalificatie is essentieel.Het doorlopen van de competitieve flexibele procedure
De introductie van de flexibele, concurrerende procedure biedt meer flexibiliteit, maar vereist ook een hoger niveau van strategisch denken. Inkoopprofessionals moeten aanbestedingsprocessen ontwerpen die het beste aansluiten op hun specifieke behoeften. Deze verandering vereist verbeterde vaardigheden op het gebied van marktanalyse en creativiteit. inkoopstrategieën.Het beheren van leveranciersrelaties en risico's
Met strengere criteria voor uitsluiting van leveranciers en een focus op risico's voor de nationale veiligheid, Inkoopafdelingen Ze moeten hun due diligence-proces intensiveren. Het implementeren van robuuste kaders voor leveranciersbeoordeling en het alert blijven op potentiële risico's wordt van cruciaal belang. Deze verschuiving zal waarschijnlijk nauwere samenwerking met juridische en compliance-teams vereisen.Verbetering van het contractbeheer na gunning
De wet breidt de inkoopverantwoordelijkheden uit tot voorbij het toekennen van contracten. Het garanderen van tijdige betalingen en het monitoren van de prestaties van leveranciers vereist strengere contractbeheerpraktijken. Inkoopteams zouden moeten investeren in... tools voor contractbeheer en training om effectief aan deze nieuwe eisen te voldoen.
Gebruikmaken van e-facturering
Het is algemeen erkend dat een geïntegreerde aanpak van strategische inkoop de slimste keuze is, waarbij Financiën en Inkoop nauw samenwerken op strategisch niveau, wat leidt tot meer efficiëntie, dieper inzicht en betere processen. Het belang van deze samenwerking wordt duidelijk onderstreept door de Inkoopwet, die het gebruik van elektronische facturering Als essentieel onderdeel van strategische inkoop komen onderwerpen aan bod zoals de hoeveelheid benodigde informatie, de nauwkeurigheid van de gegevens, de geldigheid van de factuur, de snelheid van betaling en de naleving van de regelgeving voor elektronische facturering.Gebruikmaken van e-facturering Het kan menselijke fouten verminderen bij aspecten zoals gegevensinvoer en de relaties met leveranciers verbeteren doordat leveranciers hun facturen kunnen volgen, van begin tot eind, inclusief de betalingsautorisatie. Handmatige verwerking behoort tot het verleden, omdat technologie een breed scala aan papieren en elektronische formaten automatisch kan omzetten in systeemklare elektronische gegevens. Dit draagt bij aan de doelstelling van de overheid om te streven naar een duurzamere toekomst.
Ben je er klaar voor?
Om zich op deze veranderingen voor te bereiden, zijn er een aantal stappen die inkoopafdelingen zouden moeten overwegen:- Personeel trainen : Gespecialiseerde trainingen zullen medewerkers vertrouwd maken met het nieuwe inkoopkader en digitale hulpmiddelen zijn essentieel.
- Herziening van beleid en procedures : Het actualiseren van het interne inkoopbeleid om te voldoen aan de eisen van de wet is cruciaal.
- Verbeter de betrokkenheid van leveranciers : Het opbouwen van sterkere relaties met leveranciers, met name mkb-bedrijven, zal voor alle betrokkenen voordelig zijn.
- Investeer in technologie : Het benutten van technologie voor een beter beheer van inkoopprocessen en data-analyse zal cruciaal zijn.
- Samenwerken : Door nauw samen te werken met andere afdelingen, zoals de juridische afdeling, financiën en IT, kunnen we succesvol door het nieuwe inkooplandschap navigeren.
Conclusie
De Britse aanbestedingswet is een baanbrekende hervorming die een strategische en proactieve reactie van inkoopafdelingen vereist. Door deze veranderingen te omarmen en zich adequaat voor te bereiden, kunnen zowel inkoop- als financiële teams niet alleen voldoen aan de nieuwe regelgeving, maar ook meer waarde en efficiëntie in hun werkzaamheden realiseren. Dit is een unieke kans om de overheidsaanbestedingen in het Verenigd Koninkrijk opnieuw te definiëren en ze transparanter, efficiënter en inclusiever te maken.Proactis ondersteunt al meer dan 30 jaar strategische inkoop en is bij uitstek geschikt om organisaties te helpen voldoen aan de eisen van de wet en hen te begeleiden bij de noodzakelijke transformaties in lijn met de veranderingen. Onze expertise op het gebied van sourcing, leveranciersrelatiebeheer (SRM), contractbeheer en e-facturering maakt ons de ideale partner. We staan bovendien in regelmatig contact met het Cabinet Office, waarmee we een langdurige relatie onderhouden, om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de wet.