De la facture papier au paiement approuvé, sans intervention manuelle
Proactis AP Automation gère l'intégralité du cycle de vie des factures : de la saisie et la validation jusqu'au rapprochement, à l'approbation et au paiement. Que vos fournisseurs envoient des factures papier, PDF ou électroniques, chaque document est traité de manière cohérente, précise et sans saisie manuelle.
Consigner toutes les factures de tous les fournisseurs.
Les fournisseurs n'envoient pas tous leurs factures de la même manière. Proactis AP Automation capture les factures papier, PDF, XML et électroniques via une plateforme unique, et les convertit en factures électroniques structurées et prêtes à être traitées grâce à une technologie OCR avancée.
Dès le premier jour, aucune facture n'est oubliée et aucune donnée n'a besoin d'être saisie manuellement.
Conçu pour fonctionner avec vos systèmes ERP et financiers existants.
Pourquoi les équipes financières choisissent Proactis AP Automation ?
Proactis AP Automation offre aux équipes financières une approche plus rapide, plus précise et plus contrôlée du traitement des factures, quel que soit le nombre de factures reçues ou le format utilisé par les fournisseurs.
Conformité « Pas de bon de commande, pas de paiement » intégrée. Les factures sans bon de commande valide sont automatiquement signalées et les fournisseurs peuvent être invités à ajouter les numéros de bon de commande manquants avant la poursuite du traitement. Votre politique « Pas de bon de commande, pas de paiement » est appliquée de manière systématique, sans vérification manuelle.
Capture intégrale des factures dès le premier jour. Chaque facture (papier, PDF, XML ou soumise via le portail) est capturée et convertie en facture électronique structurée. Aucun document n'est omis, aucune donnée n'est perdue et aucune saisie manuelle n'est requise dès le départ.
Proactis AP Automation s'intègre à tous les principaux systèmes ERP et financiers, notamment SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics et Workday. Les factures électroniques sont directement intégrées à votre système existant pour rapprochement et approbation, sans ressaisie ni transmission manuelle.
Tout ce dont vous avez besoin pour automatiser le traitement des factures de bout en bout
Saisie des factures
Acceptez toutes les factures, quel que soit leur format, provenant de tous les fournisseurs.
Les factures papier sont numérisées. Les fichiers PDF et les pièces jointes des courriels sont automatiquement capturés. Les factures électroniques arrivent par XML, via le portail ou PO Flip.
Chaque format est géré par une plateforme unique, convertissant tous les documents en factures électroniques structurées dès le premier jour.
Valider et associer
Vérifiez automatiquement chaque facture par rapport à vos données d'achat.
Chaque facture est validée par rapport aux bons de commande, aux accusés de réception de marchandises et aux registres des fournisseurs avant d'être traitée.
Les doublons sont signalés, les numéros de bons de commande manquants sont recherchés et les incohérences sont transmises pour résolution, le tout sans vérification manuelle de votre équipe comptabilité fournisseurs.
Processus direct
Envoyer les factures rapprochées au paiement sans intervention manuelle
Les factures qui correspondent à vos bons de commande et qui passent la validation sont traitées directement par votre système financier, sans aucune intervention manuelle.
La proportion de factures traitées de cette manière augmente au fil du temps, à mesure que l'IA apprend de vos données.
Gérer les exceptions
Résolvez plus rapidement les problèmes de facturation grâce au contexte complet.
Lorsqu'une facture ne peut être rapprochée automatiquement, elle est signalée et acheminée vers la personne compétente avec tout le contexte pertinent : le document original, le bon de commande associé et tout détail relatif à l'écart constaté.
Les requêtes sont résolues plus rapidement car l'information nécessaire est déjà disponible.
Des résultats concrets obtenus par des organisations comme la vôtre
Les équipes financières tirent parti de Proactis AP Automation pour réduire les coûts de traitement, éliminer les tâches manuelles et traiter davantage de factures avec la même équipe.
Augmentation de 500% de l'efficacité des comptes fournisseurs : de 20,000 à 100,000 factures par mois
Chez Mears Group, une entreprise de maintenance et de réparation de logements employant 16,000 personnes, j'ai mis en œuvre la solution Proactis AP Automation intégrée à SunSystems. Le volume de facturation traité a quintuplé, passant de 20,000 à 100,000 factures par mois, sans augmentation proportionnelle des effectifs du service comptabilité fournisseurs.
Amélioration de l'efficacité du service comptabilité fournisseurs suite à la multiplication par cinq du volume de factures.
Plus de €100,000 d'économies annuelles sur les comptes fournisseurs grâce à une augmentation de 35 % du volume de facturation, sans embauche supplémentaire.
Screwfix a mis en œuvre Proactis AP Automation, intégré à Unit4 Financials, pour gérer l'augmentation du volume de factures sans agrandir ses équipes. Le volume de factures a progressé de 35% tandis que la fonction comptabilité fournisseurs a généré plus de €100,000 d'économies annuelles, grâce à l'automatisation et à l'optimisation des processus.
35 % plus de factures, mêmes coûts AP
Amélioration de 66 % de l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs et plus de 120 000 £ d'économies annuelles
Le conseil municipal de Wigan a centralisé sa fonction de comptabilité fournisseurs et automatisé le traitement des factures grâce à Proactis, intégré à Unit4 Business World. Résultat : une amélioration de 66 % de l’efficacité du processus de comptabilité fournisseurs et plus de €120,000 d’économies annuelles, obtenues grâce à la suppression du traitement manuel et à la réduction du coût par facture.
Plus de 120 000 € d'économies AP par an
Obtenez des conseils adaptés à votre organisation
Que vous cherchiez à explorer différentes options ou à résoudre un problème spécifique en matière d'approvisionnement ou de finances, nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez un spécialiste Proactis pour discuter de vos priorités, comprendre vos options et découvrir comment nos solutions peuvent soutenir votre organisation.
Foire aux questions
Découvrez comment des organisations des secteurs public et privé utilisent Proactis pour améliorer le contrôle, renforcer la conformité et obtenir une visibilité claire sur leurs achats et leurs dépenses.
Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs?
L'automatisation des comptes fournisseurs est le processus de gestion numérique des comptes fournisseurs : capture des factures quel que soit leur format, validation automatique, rapprochement avec les bons de commande et acheminement vers les services d'approbation et de paiement sans saisie manuelle.
Proactis AP Automation gère tous les types de factures via une plateforme unique, connectée directement à votre ERP ou système financier. Résultat : un traitement plus rapide, moins d’erreurs et des données de meilleure qualité pour une prise de décision financière optimale.
Quels défis l'automatisation des comptes fournisseurs permet-elle de résoudre?
Les principaux défis liés à la comptabilité fournisseurs sont les suivants : la saisie manuelle des factures papier et PDF, source d’erreurs et de retards ; l’absence de visibilité sur l’état des factures jusqu’à la fin du traitement ; l’arrivée de factures sans bons de commande, créant un risque de non-conformité ; un coût élevé par facture dû au traitement manuel ; et une capacité limitée à bénéficier des escomptes pour paiement anticipé.
Proactis AP Automation répond à chacun de ces problèmes en automatisant la capture, la validation et le rapprochement, en appliquant la politique « Pas de bon de commande, pas de paiement » et en fournissant une visibilité en temps réel sur l'état des factures tout au long du processus.
L'automatisation des comptes fournisseurs peut-elle s'intégrer à notre ERP?
Oui. Proactis AP Automation est indépendant du système et s'intègre à tous les principaux systèmes ERP et financiers, notamment SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics, MRI, Workday, Netsuite, Epicor et Deltek.
Les factures électroniques sont directement intégrées à votre système choisi pour rapprochement et approbation ; vos données existantes restent où elles sont et votre équipe continue de travailler dans les systèmes qu’elle connaît déjà .
Découvrez la gamme complète des solutions Proactis
Purchase-to-Pay
Intégrez l'automatisation des comptes fournisseurs à l'intégralité du cycle d'achat. La solution Proactis Purchase-to-Pay gère les achats de la demande à l'approbation, garantissant ainsi que les factures sont pré-rapprocheées des bons de commande conformes.
Marketplace
Réduisez les anomalies de facturation à la source. Proactis Marketplace oriente les employés vers les fournisseurs agréés et les prix contractuels, garantissant ainsi des commandes correctes et des factures conformes dès la première émission.
Contract Management
Assurez-vous que chaque facture soit réglée conformément à un contrat valide. Proactis Contract Management centralise et suit tous les accords, permettant ainsi aux équipes comptabilité fournisseurs de connaître en permanence les conditions applicables à chaque fournisseur.