Le groupe Mears augmente l'efficacité de la prévention des agressions de 500 % grâce à Proactis.
Le groupe Mears a augmenté le traitement de ses factures fournisseurs de 20 000 à 100 000 factures par mois grâce à Proactis, multipliant ainsi son efficacité par cinq sans augmenter ses effectifs.
Secteur
Logement
Employés
Plus de 16 000
Intégration de systèmes
SunSystems Finance
Factures traitées
Plus d'un million par an
Client depuis
2005
Comment Proactis a aidé
« Avant Proactis, nous traitions 20 000 factures par mois avec une équipe de 8 personnes. Aujourd’hui, nous en traitons 100 000. Nous avons absorbé cette croissance sans ressources supplémentaires, tout en améliorant la précision et le reporting. »
Contrôleur financier du groupe Mears
Amélioration de 500 % de l'efficacité du service comptabilité fournisseurs, passant de 20 000 à 100 000 factures traitées par mois avec la même équipe de huit personnes.
A absorbé une croissance d'activité substantielle sans ajouter de ressources supplémentaires en comptabilité fournisseurs
Amélioration de la précision et du reporting dans le processus de traitement des factures
Amélioration du contrôle, de la visibilité et de la conformité des processus de comptabilité fournisseurs du Groupe
Introduction de contrôles de bonnes pratiques qui n'étaient pas réalisables auparavant avec un traitement manuel
Permet le traitement des factures papier, PDF et XML via une plateforme unique et unifiée
Intégrés de manière transparente aux systèmes d'approvisionnement et financiers SunSystems existants du Groupe
Nous avons fourni une plateforme d'automatisation des factures évolutive pour soutenir la croissance continue de l'entreprise et l'adoption future de la facturation électronique.
Aperçu
Le groupe Mears est responsable de l'entretien, de la réparation et de la rénovation des logements de centaines de milliers de personnes en partenariat avec des bailleurs sociaux, et emploie plus de 16 000 personnes au Royaume-Uni. Confronté à une croissance rapide et à un processus de comptabilité fournisseurs manuel et papier devenu ingérable, Mears a mis en place Proactis Invoice Capture, intégré à sa plateforme financière SunSystems. Résultat : une augmentation de 500 % de l'efficacité de la comptabilité fournisseurs, avec un volume de factures traitées mensuellement passant de 20 000 à 100 000, sans modification des effectifs.
Défi
Mears Group est l'un des principaux fournisseurs britanniques de services d'entretien, de réparation et d'amélioration du logement, travaillant en partenariat avec des clients du secteur du logement social pour entretenir les logements de centaines de milliers de personnes à travers le pays.
La croissance rapide du Groupe, tant organique que par acquisitions, a rapidement rendu ses processus de comptabilité fournisseurs obsolètes. Avec une gestion manuelle et papier des factures, une équipe de huit personnes traitait 20 000 factures par mois. À ce rythme de croissance, le maintien du statu quo aurait nécessité une augmentation significative des effectifs du service comptabilité fournisseurs pour faire face à l'accroissement des volumes.
Mears avait besoin d'une solution capable d'automatiser et de faire évoluer le traitement de ses factures, de s'intégrer parfaitement à sa plateforme financière SunSystems et de soutenir la stratégie de croissance ambitieuse du Groupe sans engendrer de coûts de ressources proportionnels.
Solution
Suite à une analyse approfondie des besoins du Groupe, Proactis a mis en œuvre une solution d'automatisation de la facturation en deux phases, selon la méthodologie de gestion de projet PRINCE2. Cette approche a permis d'intégrer les meilleures pratiques afin de garantir l'automatisation complète du cycle de traitement des factures.
La solution – un système de numérisation et de saisie intelligente des données – permet de numériser instantanément toutes les factures d'achat entrantes, les informations clés étant automatiquement extraites et validées, ce qui réduit au minimum la saisie manuelle. La plateforme prend également en charge les factures électroniques aux formats XML et PDF et s'intègre parfaitement au système d'approvisionnement interne du Groupe et à la solution financière SunSystems.
Proactis a également prodigué des conseils sur les meilleures pratiques de contrôle tout au long de la mise en œuvre, améliorant ainsi le contrôle des coûts, la visibilité des dépenses et la conformité au sein de l'organisation, et construisant une plateforme évolutive pour soutenir la croissance continue de Mears.