Tendances du processus Source-to-Pay - Chapitre 3 : Un comportement éclairé est un bon comportement

Dans le chapitre 3 de notre série sur les tendances à suivre en matière de processus Source-to-Pay, d'approvisionnement et de finance, nous nous concentrons sur la façon dont un comportement guidé est un bon comportement.

Le terme Achat guidé Cette pratique est courante depuis un certain temps et de nombreuses organisations l'ont déjà adoptée : elle consiste à orienter les utilisateurs vers les fournisseurs agréés, les contrats et les politiques appropriés, ainsi que vers des tarifs précis, le tout de manière simple et accessible. Les fonctions de recherche permettent d'accéder facilement au contenu des fournisseurs via des catalogues électroniques et/ou des sites web, afin de guider l'employé depuis l'expression de son besoin jusqu'aux produits et services répondant à ce besoin, proposés par des fournisseurs qualifiés.

En effet, si les utilisateurs ne trouvent pas facilement ce dont ils ont besoin auprès du bon fournisseur, il y a de fortes chances qu'ils se contentent d'un fournisseur qu'ils connaissent déjà – même s'il n'est pas agréé – ou pire encore, qu'ils contournent le système et s'adressent directement à un nouveau fournisseur. L'ajout de nouveaux fournisseurs complexifie non seulement leur intégration, mais engendre également des coûts supplémentaires liés à l'augmentation des dépenses et implique la gestion d'un fournisseur supplémentaire nécessitant une évaluation, une mise en place et une prise en charge.

L'accompagnement des comportements va plus loin : il ne s'agit pas seulement d'orienter ou de structurer les décisions et actions d'approvisionnement des individus ou des équipes au sein d'une organisation, mais aussi de les aligner sur les meilleures pratiques, les politiques, les objectifs et les buts stratégiques. En collaboration avec d'autres services, cela peut impliquer d'identifier le processus de sélection d'un fournisseur (y compris l'analyse des fournisseurs actuels), les flux d'approbation des achats, les tactiques de négociation et l'établissement des conditions commerciales et contractuelles. Cet accompagnement est assuré par des outils, des processus et des technologies qui favorisent la cohérence, la conformité, l'efficacité et la création de valeur dans les activités d'approvisionnement, tout en réduisant les erreurs, en garantissant la conformité et en simplifiant la prise de décision.

L'adoption de comportements guidés en matière d'achats vise à garantir que les actions et les décisions des professionnels des achats soient conformes aux objectifs organisationnels, aux politiques de la chaîne d'approvisionnement et d'achat, aux critères ESG, aux meilleures pratiques, aux normes juridiques et aux indicateurs d'efficacité. Cet objectif est atteint grâce à des processus structurés, des outils technologiques, des formations et des mécanismes de conformité.