Systèmes d'achat dynamiques : le meilleur modèle d'approvisionnement ?

Systèmes d'achat dynamiques (DPS) elles sont devenues ces dernières années une solution privilégiée des acheteurs du secteur public en raison de la flexibilité et de l'efficacité qu'elles offrent, notamment pour les besoins récurrents et à long terme avec des commandes fréquentes.

Parallèlement aux accords-cadres, ils se prêtent bien aux achats groupés et offrent des gains d'efficacité considérables aux organisations qui s'approvisionnent dans une vaste gamme de produits et de services.

Les organismes acheteurs doivent privilégier leurs propres intérêts, mais les achats sont un processus à double sens. Plus l'accès à vos documents est facile, plus votre organisme aura de choix et plus il pourra créer de valeur : le modèle DPS répond parfaitement à cet objectif.

Groupe de fournisseurs
Les accords-cadres offrent des gains d'efficacité procédurale similaires aux systèmes DPS, mais l'accès des fournisseurs peut poser problème. Une fois un accord-cadre mis en place, aucun nouveau fournisseur ne peut y accéder. De nombreux accords-cadres étant valables pendant quatre ans, des fournisseurs potentiellement idéaux risquent de ne pouvoir accéder aux commandes associées s'ils manquent la période initiale d'accès.

Mais que se passerait-il si une vague de fournisseurs postulait et obtenait une place dans votre accord-cadre ? Cela suffirait-il ? Peut-être, mais n’oubliez pas que des entreprises peuvent se retirer pour diverses raisons : la perte de quelques fournisseurs seulement peut fragiliser l’accord si elle entraîne un manque de concurrence ou de compétences.

Ce type de situation peut entraîner – et entraîne souvent – des résiliations inutiles de contrats et les coûts administratifs qui en découlent. À moins de constituer dès le départ le réseau de fournisseurs idéal, vous risquez de ne pas pouvoir obtenir les offres les plus avantageuses pour votre entreprise.

Évolution du marché
Le système DPS élimine le risque de voir votre base de fournisseurs se tarir en autorisant de nouvelles inscriptions tout au long de sa durée. C'est évidemment un avantage considérable pour les entreprises souhaitant devenir fournisseurs : celles qui ne sont pas prêtes à participer dès le départ peuvent s'inscrire ultérieurement. Pour l'acheteur, c'est encore mieux : cela favorise un vivier de fournisseurs en constante évolution.

Pourquoi est-ce souhaitable ? Eh bien, cela pallie l’inconvénient des accords-cadres mentionné précédemment, à savoir que tout fournisseur qui se retire peut être remplacé par de nouveaux candidats. Plus important encore, cela maximise le choix : en effet, vous pouvez avoir autant de fournisseurs que vous le souhaitez sur votre plateforme d’achats. Que se passe-t-il lorsque davantage de fournisseurs sont en lice ? La concurrence s’intensifie et les coûts d’approvisionnement diminuent !

De plus, un contrat-cadre de services numériques (CDS) pérennise votre organisation s'il est utilisé pour certains produits ou services soumis à une évolution rapide du marché ou à des innovations technologiques. Sa durée standard de quatre ans permet généralement de déployer des processus et des solutions considérablement améliorés, notamment dans le domaine des services numériques. Un CDS peut être mis en œuvre pour une durée illimitée et vous permet de collaborer avec des fournisseurs innovants, nouveaux sur le marché, et d'accéder aux produits et services les plus modernes.

Pour en savoir plus sur le système d'achat dynamique Proactis, consultez notre article.