Wie man versteckte Kosten und unkontrollierte Ausgaben bei der indirekten Beschaffung aufdeckt

Von Sean Cheasley, Solution Engineer bei Proactis

Das Risiko, das Sie nicht ignorieren können: Unkonventionelle Ausgaben

Im heutigen komplexen Geschäftsumfeld sind Kontrolle und Compliance nicht mehr allein Aufgabe des Einkaufs, sondern auch für den Finanzbereich unverzichtbare Prioritäten. Trotz dieser zunehmenden Dringlichkeit lassen viele Unternehmen jedoch nach wie vor zu, dass die nachträgliche Anlage von Lieferanten und die Erstellung von Bestellungen im Nachhinein in der Kreditorenbuchhaltung unbemerkt bleiben.

Diese Praktiken umgehen nicht nur die Beschaffungsrichtlinien, sondern setzen das Unternehmen auch ernsthaften Risiken wie Verstößen gegen die Vorschriften, entgangenen Einsparungen, geringerer Transparenz und Betrug aus.

Die wahren Kosten unkonventioneller Ausgaben

Ungeregelte oder „vertragswidrige“ Ausgaben entstehen, wenn Mitarbeiter Waren oder Dienstleistungen außerhalb genehmigter Prozesse erwerben – ohne Bestellungen, ohne genehmigte Lieferanten oder ohne ordnungsgemäße Aufsicht. Auch wenn diese Transaktionen auf den ersten Blick harmlos oder zeitsparend erscheinen mögen, summieren sich die versteckten Kosten schnell:

• Höhere Preise von nicht vertraglich gebundenen Lieferanten.
• Doppelte oder unnötige Käufe.
• Erhöhter Bearbeitungsaufwand aufgrund manueller Rechnungsbearbeitung.
• Mangelnde Verhandlungsmacht bei künftigen Lieferantenverhandlungen.
• Verringerte Auditbereitschaft und erhöhtes regulatorisches Risiko.

Warum verspätete Bestellungen und die manuelle Einrichtung von Lieferanten ein Warnsignal sind

Wenn Bestellungen erst nach Rechnungseingang – oder schlimmer noch, nach Leistungserbringung – erstellt werden, hat Ihr Unternehmen bereits seine wichtigsten Kontrollmechanismen verloren. Nachträgliche Bestellungen schließen die Möglichkeit der Vorabgenehmigung, Budgetprüfung oder der Suche nach alternativen Bezugsquellen aus. Ebenso umgeht die manuelle Hinzufügung von Lieferanten ohne Einbindung des Einkaufs und/oder der Lieferkette die Sorgfaltsprüfungen und erhöht das Risiko folgender Punkte:

• Zusammenarbeit mit nicht konformen oder risikoreichen Lieferanten.
• Ungenaue oder fehlende Lieferantendaten.
• Schwache oder gar keine Durchsetzung von Verträgen.
• Zahlungsverzögerungen und Unzufriedenheit der Lieferanten.
• Niedrigere Kreditwürdigkeit.

Finanzwesen an vorderster Front des Risikomanagements

Die Kreditorenbuchhaltung ist oft die letzte Verteidigungslinie, aber sollte sie nicht der erste Ort sein, an dem diese Risiken erkannt werden?

Sich darauf zu verlassen, dass Kreditorenbuchhaltungsteams Fehler in vorgelagerten Prozessen aufspüren und beheben, führt zu Ineffizienz und Stress und macht die Finanzabteilung zu einer reaktiven Funktion.

Moderne Finanzfunktionen müssen sich stärker in den vorgelagerten Prozess einbringen und die Kontrolle durch Automatisierung, intelligente Arbeitsabläufe und eine engere Zusammenarbeit mit dem Einkauf früher in den Prozess integrieren.

Ein besserer Weg nach vorn: Vorbeugen statt Korrigieren

In einem kürzlich abgehaltenen WebinarIch habe praktische Schritte aufgezeigt, die Organisationen dabei helfen, versteckte Risiken aufzudecken und zu beseitigen:

• Zentralisierung und Kontrolle des Lieferanten-Onboardings: Implementieren Sie geführte Prozesse, die die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, Risiken überprüfen und von Anfang an die Datenintegrität sicherstellen.
• Vorabgenehmigte Bestellungen vorschreiben: Automatisierung einsetzen, um die Rechnungsverarbeitung ohne gültige, genehmigte Bestellung zu verhindern.
• Nutzen Sie Analysen, um unrechtmäßige Ausgaben aufzudecken: Erkennen Sie Muster und identifizieren Sie Wiederholungstäter, um Verhaltensänderungen und gezielte Interventionen voranzutreiben.
• Überwinden Sie die Silos zwischen Finanz- und Beschaffungsabteilung: Richten Sie Ziele und Systeme aufeinander aus, um ein gemeinsames Verantwortungsgefühl zu schaffen und Prozesse von Anfang bis Ende zu optimieren.

Fazit

Unkontrollierte Ausgaben sind nicht nur ein Beschaffungsproblem, sondern auch eine finanzielle Belastung. Ihre Bekämpfung erfordert mehr als nur Richtlinien; sie verlangt integrierte Systeme, gemeinsame Verantwortung und die Bereitschaft zu proaktiver Kontrolle.

Je länger Sie mit der Lösung des Problems warten, desto teurer wird es – an Zeit, Geld und Risiko.

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Sehen Sie sich das vollständige Webinar an, um Strategien aus der Praxis zur Vermeidung unkontrollierter Ausgaben und zur Stärkung der Finanzkontrollen in Ihrem Unternehmen kennenzulernen.

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