Hoe verborgen kosten en ongecontroleerde uitgaven in indirecte inkoop aan het licht te brengen

Door Sean Cheasley, Solution Engineer bij Proactis

Het risico dat u zich niet kunt veroorloven te negeren: ongeremde uitgaven

In de complexe zakelijke omgeving van vandaag zijn controle en compliance niet langer alleen het domein van inkoop, maar ook ononderhandelbare prioriteiten voor de financiële afdeling. Ondanks deze toenemende urgentie laten veel organisaties het achteraf aanmaken van leveranciers en het achteraf opstellen van inkooporders nog steeds onopgemerkt binnen de crediteurenadministratie.

Deze praktijken omzeilen niet alleen het inkoopbeleid, maar stellen het bedrijf ook bloot aan ernstige risico's op het niet naleven van de regels, gemiste besparingen, verminderd inzicht en fraude.

De werkelijke kosten van eigenzinnige uitgaven

Ongeoorloofde uitgaven, ook wel 'off-contract'-uitgaven genoemd, vinden plaats wanneer werknemers goederen of diensten aanschaffen buiten de goedgekeurde procedures om – zonder inkooporders, zonder goedgekeurde leveranciers of zonder de juiste controle. Hoewel deze transacties op het eerste gezicht onschadelijk of tijdbesparend lijken, lopen de verborgen kosten snel op:

• Hogere prijzen van niet-gecontracteerde leveranciers.
• Dubbele of onnodige aankopen.
• Verhoogde verwerkingsinspanning door handmatige factuurverwerking.
• Gebrek aan onderhandelingsmacht bij toekomstige leveranciersonderhandelingen.
• Verminderde auditbereidheid en blootstelling aan regelgevingsrisico's.

Waarom te late inkooporders en handmatige leveranciersinstellingen een waarschuwingssignaal zijn

Wanneer inkooporders worden aangemaakt nadat een factuur is ontvangen – of erger nog, nadat de dienst is geleverd – heeft uw organisatie haar cruciale controlemechanismen al verloren. Inkooporders met terugwerkende kracht elimineren de mogelijkheid tot voorafgaande goedkeuring, budgetcontroles of het zoeken naar alternatieven. Op dezelfde manier omzeilt het handmatig toevoegen van leveranciers zonder betrokkenheid van de inkoop- en/of supply chain-afdeling de nodige controles, waardoor het risico toeneemt op:

• Samenwerken met niet-conforme of risicovolle leveranciers.
• Onjuiste of ontbrekende leveranciersgegevens.
• Zwakke of geen handhaving van het contract.
• Betalingsachterstanden en ontevredenheid bij leveranciers.
• Lagere kredietwaardigheid.

Financiën in de frontlinie van risico's

De crediteurenadministratie is vaak de laatste verdedigingslinie, maar zou het niet juist de eerste plek moeten zijn waar deze risico's worden opgespoord?

Door te vertrouwen op de crediteurenadministratie om fouten in de beginfase op te sporen en te corrigeren, ontstaat inefficiëntie en stress, en wordt de financiële afdeling een reactieve functie.

Moderne financiële functies moeten zich richten op een meer proactieve aanpak, waarbij controle al vroeg in het proces wordt ingebouwd door middel van automatisering, slimme workflows en nauwere samenwerking met de inkoopafdeling.

Een betere weg vooruit: voorkomen is beter dan corrigeren.

In een recent webinarIk heb praktische stappen gedeeld om organisaties te helpen verborgen risico's bloot te leggen en te elimineren:

• Centraliseer en beheer het onboardingproces van leveranciers: implementeer gestroomlijnde processen die vanaf het begin naleving garanderen, risico's controleren en de data-integriteit waarborgen.
• Vereist vooraf goedgekeurde inkooporders: Gebruik automatisering om te voorkomen dat facturen worden verwerkt zonder een geldige, goedgekeurde inkooporder.
• Gebruik analyses om ongeoorloofde uitgaven aan het licht te brengen: ontdek patronen en identificeer recidivisten om gedragsverandering en gerichte interventies te stimuleren.
• Doorbreek de barrières tussen Financiën en Inkoop: Stem doelen en systemen op elkaar af om een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid te creëren en processen van begin tot eind te stroomlijnen.

Kortom:

Ongecontroleerde uitgaven zijn niet alleen een inkoopprobleem, maar ook een financiële last. De aanpak ervan vereist meer dan alleen beleid; het vraagt om geïntegreerde systemen, gedeelde verantwoordelijkheid en een proactieve aanpak van de uitgaven.

Hoe langer je wacht met het aanpakken ervan, hoe meer het je kost – in tijd, geld en risico.

Wil je meer weten?

Bekijk het volledige webinar om praktische strategieën te ontdekken voor het elimineren van ongecontroleerde uitgaven en het versterken van de financiële controle binnen uw organisatie.

Registreer u om de herhaling van het webinar te bekijken.